Excellence Hotels: slutningen på manuel værelsestildeling

Udfordringen

Før Sweeply var Housekeeping hos Excellence Hotels baseret på manuelle værelsestildelinger, papirtjeklister og konstant frem-og-tilbage-kommunikation mellem afdelingerne. Housekeeping-lederen brugte betydelig tid på at tildele værelser manuelt, hvilket var ineffektivt, mens kommunikationsbrist mellem receptionen og Housekeeping øgede risikoen for menneskelige fejl, såsom at forkerte værelser blev rengjort, eller serviceanmodninger blev overset. Teamet brugte allerede VisBook PMS til værelses- og gæstedata, men der manglede en klar operationel kobling mellem, hvad PMS'et vidste, og hvad Housekeeping kunne handle på. Personalet var desuden blevet vant til papir og var i starten skeptiske over for forandringer.

Hvordan Sweeply hjalp

Excellence Hotels indså, at VisBook allerede indeholdt de rigtige data; udfordringen var at få disse oplysninger ud til de personer, der havde brug for dem. Integreringen af Sweeply med VisBook skabte en direkte linje mellem gæstedata og den operationelle udførelse, så værelsesstatusser, prioriterede opgaver og serviceanmodninger automatisk flyder fra PMS'et ind i Sweeply og øjeblikkeligt fordeles til housekeeping-teamet. Dette frigjorde lederne fra manuelt at uddele opgavelister, så de i stedet kunne fokusere på at håndtere undtagelser, give sparring og varetage strategisk overblik.

Resultatet

Arbejdsdagen starter anderledes nu. Da Sweeply henter live-data fra VisBook, fordeles opgaverne i samme øjeblik, værelsesstatusserne ændrer sig, så personalet kan logge ind, se hvad der skal gøres, og gå i gang tidligere uden at skulle vente på printede lister. Den klare, farvekodede brugerflade forbedrede strukturen og den daglige planlægning, hvilket reducerede forvirring og fejl: rengøringsassistenterne ved, hvad de skal prioritere, receptionen kan se rengøringsstatus i realtid, og lederne har fuldt overblik uden behov for detaljestyring. Ledelsen fik desuden let tilgængelige dataudtræk, der understøtter en mere præcis budgetplanlægning, og den øgede klarhed skabte tillid på tværs af hele driften.