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Thorhildur Edda Gunnarsdottir, CEO
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Atualizado
Avalie uma plataforma de automação hoteleira com base em seis critérios: se ela se integra com o seu PMS, se funciona com apenas uma mão no telemóvel, se a limpeza e a manutenção partilham a mesma ferramenta, quanto tempo demora realmente a integração, quantos idiomas traduz e se o preço é apresentado por quarto para que o possa simular. Pontue todos os fornecedores na mesma tabela antes da primeira demonstração.
Em resumo
• Uma plataforma que não se integra com o seu PMS cria um segundo conjunto de registos em vez de eliminar trabalho; a Sweeply liga-se a mais de 20 sistemas de gestão hoteleira, incluindo Mews, Apaleo e Oracle OPERA Cloud. • É a adesão que determina o valor, não as funcionalidades: o grupo The Views Hotels na Madeira, com 750 quartos, deixou de utilizar papel um mês após mudar para a Sweeply. • Avalie cada fornecedor pré-selecionado com base nos mesmos oito critérios antes de assistir a uma demonstração, para comparar opções em pé de igualdade em vez de se basear na demonstração que viu mais recentemente. • Solicite preços por quarto comercializável, por mês e por módulo, em vez de um valor anual agregado; a Sweeply define os preços desta forma e mantém os espaços não comercializáveis gratuitos. • As equipas multilingues precisam de tradução de texto livre, e não apenas dos menus; a Sweeply abrange mais de 30 idiomas com tradução em tempo real, tanto da interface como das mensagens trocadas entre os colaboradores.
Para escolher uma plataforma de automação hoteleira, avalie cada opção em seis aspetos: como se integra com o seu PMS, como funciona nos telemóveis dos funcionários, se housekeeping, manutenção e pedidos dos hóspedes partilham uma única ferramenta, com que rapidez entra em funcionamento, que idiomas suporta e como é definido o preço. Este guia explica cada critério e mostra como a plataforma de operações hoteleiras da Sweeply se classifica em cada um deles.
A automação justifica o seu custo quando elimina o trabalho de coordenação de quem já passa o dia de pé. Torna-se um custo quando acrescenta mais um ecrã para verificar. Qual dos dois cenários terá depende, em grande parte, do que decide antes de assinar o contrato, durante a avaliação, razão pela qual compensa pontuar as plataformas com base num conjunto fixo de critérios, em vez de o fazer segundo a demonstração que viu mais recentemente.
O que corre mal quando uma plataforma de automação hoteleira não é a indicada?
A incompatibilidade raramente é evidente numa reunião comercial. A maioria dos arrependimentos resume-se a quatro padrões.
Foi desenvolvida para uma cadeia com equipa interna de TI
Algumas plataformas pressupõem uma equipa central de TI, um gestor de projeto e uma fase de configuração que dura meses. A profundidade dos recursos é real, assim como a curva de aprendizagem. Para um alojamento independente ou sazonal com uma equipa reduzida, essa complexidade é um encargo em vez de um benefício, resultando habitualmente num sistema que apenas uma pessoa sabe alterar.
Foi desenvolvida para computadores e é usada por pessoas de pé
Empregadas de andares, técnicos de manutenção e chefes de turno trabalham em constante movimento. Se a plataforma espera que alguém se sente em frente a um ecrã para atualizar o estado de um quarto ou registar uma avaria, essa atualização acontece mais tarde, em lote, recorrendo à memória. Dados tardios comprometem a prontidão dos quartos de forma tão grave quanto a falta de dados.
Parece impressionante, mas acaba discretamente esquecida
A adoção é a única métrica que importa no segundo mês. Se a sua equipa voltar aos grupos de WhatsApp, aos rádios e às conversas de corredor, a plataforma deixa de ser a fonte oficial de dados e qualquer relatório que produza estará errado. Durante um período de testes, observe o que as pessoas realmente fazem, e não o que dizem na reunião de feedback.
Não se liga ao seu PMS
Se as alterações de reservas, chegadas e partidas não forem transmitidas automaticamente, alguém terá de as reescrever manualmente. Pergunte que eventos de PMS a plataforma recebe, com que frequência e o que acontece quando a ligação cai. A documentação técnica dos fornecedores responde a isto com mais rigor do que um comercial: a documentação da API Mews Connector e a documentação para programadores da Apaleo publicam exatamente que eventos estão disponíveis para uma aplicação conectada.
O que deve comparar ao escolher uma plataforma de automação hoteleira?
Avalie todos os fornecedores pré-selecionados com base nos mesmos critérios e pela mesma ordem, antes da primeira demonstração. Esta é a tabela que sugerimos.
Critério | O que define uma boa solução | Como testar durante a avaliação | Sinal de alerta |
|---|---|---|---|
Integração com o PMS | Bidirecional e orientada a eventos, com o seu PMS presente numa lista publicada | Peça o nome do PMS, os eventos suportados e o atraso de sincronização em segundos | "Podemos desenvolver isso" sem data prevista |
Design móvel | Desenvolvido em modelo mobile-first, utilizável apenas com uma mão num telemóvel de gama média | Entregue um telemóvel a uma empregada de andares e cronometre uma atualização de estado de quarto | Um layout para computador que foi adaptado para ecrãs mais pequenos |
Comunicação interdepartamental | Um alerta do housekeeping torna-se automaticamente uma tarefa de manutenção | Acompanhe uma avaria desde o registo até à resolução sem fazer um telefonema | Uma ferramenta diferente para cada departamento |
Idiomas disponíveis | Interface e mensagens escritas pela equipa com tradução simultânea | Escreva uma nota num idioma e leia-a noutro | Menus traduzidos, mas o texto livre não |
Implementação e integração | A funcionar em poucos dias, com um responsável dedicado a conduzir o processo | Peça a data de lançamento por escrito e informe-se sobre quem formará a equipa | Uma fase de implementação com prazo indefinido |
Suporte após a quarta semana | Canal dedicado, tempo de resposta definido e apoio na integração de reforços sazonais | Pergunte o que acontece quando integrar 15 colaboradores sazonais em abril | Suporte feito exclusivamente através de uma caixa de correio geral |
Modelo de preços | Por quarto, por módulo, permitindo simular com base no seu próprio inventário | Peça um orçamento com base no número de quartos comercializáveis | Um valor anual global sem discriminação de preço unitário |
Casos reais comprovados | Clientes identificados com a mesma tipologia e dimensão de alojamento | Peça uma referência de um alojamento comparável | Logótipos de marcas sem qualquer caso de estudo associado |
Que perguntas deve colocar a cada fornecedor?
Dez perguntas, na ordem ideal para poupar o máximo de tempo.
Com que sistemas de gestão hoteleira (PMS) se integram e o nosso consta na vossa lista oficial?
As tarefas podem ser atribuídas automaticamente com base em eventos em tempo real, como um check-out antecipado?
O housekeeping, a manutenção e a receção trabalham na mesma ferramenta ou em aplicações separadas?
A aplicação foi desenhada de raiz para dispositivos móveis ou é um produto para computador tornado responsivo?
Quanto tempo demora a formação de alguém que nunca utilizou o sistema?
Que hábitos atuais de comunicação por rádio, WhatsApp e papel é que a plataforma substitui logo no primeiro dia?
Quantos idiomas são suportados e a solução inclui a tradução das mensagens escritas entre os membros da equipa?
Que fluxos de trabalho de rotina, como vistorias e verificações de acompanhamento, podem ser automatizados sem necessidade de desenvolvimento à medida?
O que inclui o processo de integração inicial, qual é o seu custo e quem o coordena?
Qual é o preço mensal por quarto comercializável, por módulo?
As perguntas um, quatro e dez desqualificam mais fornecedores do que as restantes sete em conjunto, pelo que devem ser as primeiras a colocar.
Qual é a pontuação da Sweeply segundo estes critérios?
A Sweeply é uma camada operacional instalada sobre o PMS e não um PMS propriamente dito. Abrange o housekeeping, manutenção, pedidos de hóspedes e agentes de IA, pois é precisamente na coordenação destas quatro áreas que os hotéis perdem mais tempo.
Ao nível da integração, a Sweeply liga-se a mais de 20 sistemas de gestão hoteleira, incluindo o Mews, o Apaleo e o Oracle OPERA Cloud. Com um PMS suportado, o alojamento pode começar a operar em 24 horas e a maioria das equipas conclui a formação em apenas um ou dois dias.
Quanto ao design móvel e à taxa de adoção, a equipa do The Views Hotels na Madeira, com 750 quartos, refere: "Demorámos cerca de três dias; ao quarto dia as pessoas já estavam confortáveis. Ao fim de um mês, eliminámos o papel por completo."
No que toca ao encaminhamento interdepartamental, um aviso do housekeeping transforma-se numa tarefa de manutenção sem necessidade de telefonemas, e um check-out tardio atualiza o plano de limpeza sem troca de notas na receção. O grupo Íslandshótel, com 18 unidades na Islândia, poupa 22 000 horas por ano entre departamentos e partilhou connosco que "a implementação da Sweeply reduziu a nossa carga de trabalho, trazendo uma satisfação e um entusiasmo genuínos à equipa".
Em termos de idiomas, a Sweeply suporta mais de 30 idiomas com tradução instantânea da interface e das mensagens trocadas entre os colaboradores, algo que, numa equipa com 33 nacionalidades, tem muito mais impacto do que qualquer painel de relatórios.
Relativamente ao modelo de preços, o valor é calculado por quarto comercializável, por mês e por módulo. Os espaços não comercializáveis não pagam nada. Esta clareza estrutural permite-lhe inserir dados reais num modelo de ROI antes de assumir qualquer compromisso financeiro, em vez de o fazer a posteriori. Se pretende conhecer os detalhes operacionais que sustentam estes números, o nosso plano de integração de housekeeping em 30 dias detalha o primeiro mês de implementação e o guia de gestão da mudança foca a parte que o software não consegue resolver por si.
A nossa página de avaliação independente está disponível no Hotel Tech Report, onde os testemunhos verificados e a classificação de 4,9 estão fora do nosso controlo. É precisamente isso que torna essa avaliação tão relevante.
Casos em que este aconselhamento não se aplica
Se gere um alojamento com menos de 20 quartos, onde uma única equipa trata de todas as tarefas, o tempo de coordenação que uma plataforma de automação poupa pode não justificar o valor da licença. Um grupo de mensagens partilhado e um quadro impresso podem ser a resposta certa para essa dimensão, e seremos os primeiros a dizê-lo numa conversa connosco.
Se o seu PMS não figurar na lista de soluções suportadas e não disponibilizar uma API aberta, aguarde. Adquirir uma camada operacional que não consegue aceder às reservas significa ter alguém a introduzir manualmente as chegadas todas as manhãs, tornando o processo ainda mais ineficiente do que o original.
A Sweeply também não resolve certas necessidades com que é frequentemente confrontada. Não é um PMS, não é um channel manager nem um sistema de revenue management, e não resolverá uma verdadeira escassez de recursos humanos. Se os quartos demoram a ficar prontos porque faltam três empregadas de andares, uma melhor coordenação ajuda a mitigar o atraso, mas não o elimina. Tenha bem presente qual destes dois problemas enfrenta antes de fazer a sua seleção, pois exigem orçamentos distintos.
Fale com a nossa equipa comercial
Agende uma reunião com a nossa equipa comercial indicando o número de quartos comercializáveis, o seu PMS, a quantidade de alojamentos que pretende orçamentar e que módulos procura, para receber uma proposta que poderá integrar diretamente no seu plano de negócio.
Conclusão
A plataforma vencedora raramente é a que tem a lista de funcionalidades mais longa. É aquela que as suas empregadas de andares abrem sem que lhes seja pedido numa terça-feira chuvosa de fevereiro, e isso só acontece quando a integração, o design móvel e a integração inicial foram verificados antes da assinatura e não depois. Pontue cada fornecedor na mesma tabela, faça as dez perguntas por ordem e deixe que a adesão seja o critério de desempate.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve demorar a avaliação de uma plataforma de automação hoteleira?
Duas a quatro semanas é um prazo realista para um único hotel. Dedique a primeira semana a avaliar os fornecedores com base numa tabela de critérios fixa, a segunda a demonstrações e chamadas de referência, e a terceira a um teste prático com as pessoas que irão realmente utilizá-lo. O Sweeply pode entrar em funcionamento em menos de 24 horas num PMS compatível, pelo que a avaliação, e não a implementação, é a parte para a qual vale a pena reservar tempo.
Precisamos de substituir o nosso PMS para adicionar uma plataforma de automação?
Não. Uma camada operacional funciona sobre o PMS e lê os dados de reserva a partir dele, para que o PMS permaneça onde está. O Sweeply funciona desta forma e integra-se com mais de 20 sistemas de gestão hoteleira (PMS). A única situação que exige uma decisão sobre o PMS é no caso de um sistema sem API aberta, onde nenhuma camada operacional consegue visualizar chegadas, partidas ou alterações de quarto sem a reinserção manual de dados.