The Views Hotels: a sustentabilidade começa com operações inteligentes

O desafio

O The Views tinha fortes ambições de sustentabilidade, mas os seus fluxos de trabalho internos contavam uma história diferente. As escalas de housekeeping, os pedidos de manutenção e as atualizações sobre o estado dos quartos eram geridos em papel ou por telefone e, sem um sistema digital centralizado, as falhas de comunicação eram constantes. A equipa trabalhava com o Host PMS há mais de uma década, o qual continha dados operacionais cruciais, mas precisava de uma forma de dar vida a esses dados.

Como o Sweeply ajudou

Com o Sweeply, a transição foi mais suave do que o esperado. A equipa do Sweeply voou para a Madeira para realizar a implementação no local, demorando cerca de três dias, com um par de horas em cada um; ao quarto dia, as pessoas já estavam confortáveis e, após um mês, o hotel deixou completamente de usar papel. O Sérgio sabia que a gestão da mudança seria fundamental e pediu apoio presencial, refletindo uma abordagem assente numa implementação empática, na simplicidade e numa ajuda humana genuína. O Sweeply extrai dados em tempo real do Host, tais como o estado dos quartos e as escalas de housekeeping, e envia atualizações instantaneamente para desencadear tarefas de limpeza e rotações de quartos sem necessidade de acompanhamento manual.

O resultado

Os benefícios foram imediatos. As equipas de diferentes departamentos comunicam de forma mais clara, com o pessoal a reconhecer rapidamente os ícones, os governantes ganharam visibilidade em tempo real e os rececionistas podem informar os hóspedes sobre o estado dos quartos sem suposições. O papel foi eliminado e o programa No Clean, em que os hóspedes optam por não ter limpeza diária, tornou-se mais fácil de gerir e monitorizar. No The Views Oasis, as atividades de housekeeping caíram 60% em média, à medida que os hóspedes dispensavam a limpeza diária, poupando 25 euros por quarto por mês em salários de housekeeping e 2,1 euros por quarto por mês em energia e água, resultando numa poupança mensal estimada em cerca de 5.370 euros. Livres da papelada, as equipas da receção passam agora mais tempo a interagir com os hóspedes no átrio.