Segurança e proteção de dados na Sweeply
A Sweeply protege os dados do hotel com encriptação em trânsito e em repouso, autenticação de dois fatores, acesso baseado em funções e registo das alterações, e trata-os ao abrigo de um acordo de tratamento de dados (DPA) nos termos do RGPD celebrado com cada cliente.
Como é que a Sweeply protege os dados do hotel?
Os dados do hotel são encriptados em trânsito e em repouso, o acesso é limitado por função e protegido com autenticação de dois fatores, e todas as alterações são registadas.
Encriptação: TLS para todos os dados em trânsito e encriptação AES-256 para os dados armazenados no Google Cloud.
Controlo de acessos: autenticação de dois fatores, permissões baseadas em funções concedidas apenas quando necessário e um número mínimo de administradores.
Registo: o acesso aos dados é registado e cada introdução, alteração e eliminação fica associada a um utilizador identificado.
Cópias de segurança: cópias de segurança automáticas e encriptadas no Google Cloud, com um plano de emergência documentado para repor o acesso.
Separação: os sistemas de produção e de teste são mantidos separados e os dados de cada hotel estão logicamente separados dos dados de outros clientes.
Pessoas: todos na Sweeply estão sujeitos a um dever de confidencialidade e os dados dos clientes não podem ser armazenados em dispositivos pessoais.
Onde são alojados e tratados os dados do hotel?
A Sweeply ehf. é uma empresa islandesa, pelo que o RGPD se aplica diretamente à Sweeply através do Acordo EEE.
O ambiente de produção é executado no Google Cloud, na região us-central1 no Iowa, EUA, pelo que os dados do hotel são tratados nos EUA. Estas transferências estão abrangidas pelo Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA ou pelas cláusulas contratuais-tipo da UE.
A segurança física dos centros de dados é gerida pelo Google Cloud. As suas certificações estão indicadas na página de conformidade do Google Cloud.
A Sweeply cumpre o RGPD e podemos assinar um DPA?
Sim. A Sweeply atua como subcontratante do seu hotel e assina um acordo de tratamento de dados (DPA) nos termos do artigo 28.º do RGPD, regido pela lei islandesa.
Notificação de violações de dados: notificamo-lo sem demora injustificada, sempre que possível no prazo de 48 horas após termos conhecimento de uma violação.
Pedidos dos titulares dos dados: ajudamo-lo a responder e podemos exportar os dados de uma pessoa em CSV ou JSON.
Alterações de subcontratantes ulteriores: avisamos com 30 dias de antecedência sobre qualquer subcontratante ulterior novo ou substituído, e pode opor-se.
Que subcontratantes ulteriores utiliza a Sweeply?
A Sweeply utiliza os subcontratantes ulteriores indicados abaixo. Cada um está vinculado por um contrato escrito com obrigações de proteção de dados pelo menos tão rigorosas como as do nosso DPA.
Google Cloud
Funcionalidades principais da aplicação
EUA
Twilio
Mensagem SMS de boas-vindas a um utilizador
EUA
Sentry
Resolução de problemas
Alojado na UE
Chargebee
Gestão de subscrições e faturação
UE
Intercom
Apoio ao cliente no produto, mensagens e comunicações relacionadas
EUA com DPF
Honeycomb
Resolução de problemas
Alojado na UE
Inngest
Processamento de tarefas em segundo plano
EUA
OpenAI
Processamento de IA
EUA
Google Vertex AI
Funcionalidades do produto assistidas por IA
EUA
As transferências para subcontratantes ulteriores nos EUA baseiam-se no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA quando o subcontratante ulterior está certificado ao abrigo do mesmo e, caso contrário, nas cláusulas contratuais-tipo da UE.
Como é que a Sweeply utiliza fornecedores de IA com os dados do hotel?
As funcionalidades de IA da Sweeply utilizam a OpenAI e o Google Vertex AI, que são subcontratantes ulteriores nos mesmos termos que qualquer outro subcontratante ulterior.
A Sweeply pode criar dados anonimizados ou agregados que não identificam o seu hotel, os seus hóspedes ou o seu pessoal, e utilizá-los para operar e melhorar o serviço, incluindo as funcionalidades de IA. Os dados anonimizados não são dados pessoais.
Os dados dos clientes não são utilizados para treinar os modelos de IA da OpenAI ou da Google.
Que dados trata a Sweeply e por conta de quem?
A Sweeply trata dados pessoais por conta do seu hotel, que continua a ser o responsável pelo tratamento. Abrange os hóspedes do hotel e o pessoal e prestadores de serviços do hotel que utilizam a Sweeply.
Nomes
Dados de contacto, como números de telefone e endereços de e-mail
Dados de utilização e de registo, como IDs de utilizador, endereços IP, informações do dispositivo e registos de atividade
Dados operacionais do hotel, como nomes dos hóspedes, números de quarto, datas de chegada e partida, pedidos dos hóspedes e atribuição de tarefas
Dados de planeamento, como horários de turnos e de tarefas e estado das tarefas
Os dados são utilizados para prestar o serviço Sweeply: alojamento, notificações por e-mail, SMS e push, apoio ao cliente, resolução de problemas e funcionalidades assistidas por IA. As categorias especiais de dados, como informações de saúde, não se destinam a ser tratadas e não devem ser introduzidas na Sweeply.
O que acontece aos nossos dados quando o contrato termina?
A Sweeply elimina os seus dados no prazo de 30 dias após o fim do contrato, salvo se a lei nos obrigar a conservá-los.
Antes do fim do contrato, pode exportar os seus dados a qualquer momento num formato comum. As cópias existentes nas cópias de segurança são removidas à medida que estas são rotacionadas e, mediante pedido, confirmamos a eliminação por escrito.
Quem devemos contactar sobre segurança e proteção de dados?
Envie um e-mail para legal@getsweeply.com para questões de segurança e proteção de dados, pedidos de DPA e informações sobre subcontratantes ulteriores.