Uma aplicação de housekeeping é o ecrã a partir do qual um empregado de quartos trabalha durante o seu turno: os quartos por ordem de prioridade, o tipo de limpeza de cada um, notas da reserva e uma forma rápida de marcar um quarto como concluído ou comunicar uma anomalia com uma fotografia. Uma boa aplicação atualiza a receção no momento em que um quarto fica pronto e apresenta todas as instruções no idioma do próprio funcionário. A maioria das plataformas de PMS inclui uma vista móvel básica de housekeeping, enquanto uma aplicação dedicada acrescenta regras, manutenção e pedidos dos hóspedes.

Este guia analisa a aplicação do ponto de vista do empregado de quartos: o que deve mostrar no início do turno, o que deve acontecer quando um quarto é concluído e como saber se a vista do seu PMS ainda é suficiente. Um pequeno esclarecimento: a Sweeply comercializa software de housekeeping, pelo que temos interesse direto neste tema. A lista de verificação é útil independentemente da ferramenta que escolher.

O que é uma aplicação de housekeeping e quem a utiliza?

Substitui a lista de quartos impressa, o rádio e o grupo de WhatsApp por uma única fonte de informação partilhada no telemóvel. Três grupos utilizam-na diariamente, e cada um precisa de funcionalidades distintas.

• Os empregados de quartos precisam de uma lista curta e clara do que limpar a seguir e como fazê-lo, exigindo o mínimo de leitura e escrita possível.

• Os supervisores e a governanta geral precisam de atribuir quartos, inspecionar quartos concluídos e identificar quem está atrasado antes que isso resulte num check-in tardio.

• A receção e a manutenção precisam de estados dos quartos em que possam confiar sem telefonar a ninguém, e de relatórios de anomalias que cheguem com o número do quarto e uma fotografia.

Se a aplicação servir apenas um destes grupos, os outros dois voltam ao rádio. Essa é a razão mais comum pela qual uma aplicação de housekeeping acaba por ser abandonada poucos meses após o lançamento.

O que deve uma aplicação de housekeeping mostrar no início do turno?

Quando um funcionário abre a aplicação no início do dia, a lista já deve estar criada. Ninguém deve ter de copiar números de quartos a partir de uma folha impressa. Procure estes cinco elementos:

• Quartos numa ordem lógica. Saídas com chegadas antecipadas primeiro, depois outras saídas e, em seguida, estadias prolongadas, com a ordem a atualizar-se à medida que a receção faz o check-out dos hóspedes.

• O tipo correto de limpeza por quarto. Limpeza de saída, limpeza de estadia, limpeza profunda ou sem serviço, para que ninguém limpe um quarto que o hóspede pediu para ignorar.

• Notas de reserva relevantes para o piso. Uma cama extra, um berço, alergias, um VIP ou um check-out tardio, descritos como uma tarefa e não ocultos num campo de observações.

• Não incomodar e serviço recusado. Um só toque para registar, permitindo que o supervisor e a receção vejam a informação de imediato.

• Cores e ícones para o estado. Muitos funcionários visualizam rapidamente em vez de ler, pelo que o estado deve ser claro sem necessidade de palavras.

O nosso guia sobre como o software de housekeeping atribui quartos automaticamente explica como a própria lista é criada e distribuída pela equipa.

O que deve acontecer quando um empregado de quartos clica em concluído?

É aqui que uma aplicação se revela indispensável. Um quarto marcado como limpo no papel só é útil quando alguém leva a lista até à receção. Numa aplicação, um só toque deve desencadear várias ações em simultâneo. A tabela compara as mesmas situações num turno com e sem a aplicação.

A comunicação de anomalias tem mais impacto do que parece. Quando um funcionário pode fotografar uma torneira a pingar e enviá-la para a equipa de manutenção com dois toques, os problemas são resolvidos antes que o hóspede seguinte os encontre.

Que sistemas de gestão hoteleira disponibilizam aplicações móveis para housekeeping e atualização de estados de quartos?

Muitos oferecem, e vale a pena saber exatamente o que o seu disponibiliza antes de comprar qualquer outra solução. Dois exemplos da própria documentação dos fornecedores:

• Mews. Na aplicação Mews, os empregados de quartos podem encontrar um espaço, alterar o seu estado e adicionar um motivo para a alteração. Os gestores podem atribuir espaços a colaboradores e filtrar por estado, incluindo Limpo, Sujo, Inspecionado, Fora de ordem e Fora de serviço.

• Oracle OPERA Cloud. A aplicação móvel OPERA Cloud funciona num navegador de telemóvel e permite aos funcionários trabalhar a partir da folha de tarefas, alterar o estado dos quartos e gerir tarefas de manutenção, dependendo de quais OPERA Controls e funções estão ativos.

A vista de um PMS é frequentemente suficiente para uma unidade hoteleira individual com rotinas simples de limpo ou sujo. Os hotéis costumam procurar uma aplicação dedicada quando necessitam de regras que vão além do estado dos quartos, de um fluxo de manutenção no mesmo local, de pedidos de hóspedes e de equipas multilingues num único ecrã. Comparámos estas opções mais detalhadamente em Housekeeping do Mews vs. uma aplicação dedicada de housekeeping.

Independentemente da sua avaliação, estas são as perguntas a fazer numa demonstração:

Como deve uma aplicação de housekeeping gerir uma equipa multilingue?

Traduzir os menus não é suficiente. É nas notas que reside o risco: um supervisor escreve "hóspede alérgico a penas, utilizar as almofadas sintéticas" e o empregado de quartos precisa de compreender isso no seu próprio idioma. A Sweeply traduz a interface e o texto escrito pela equipa para mais de 30 línguas, permitindo que cada pessoa leia as tarefas e notas no idioma da sua preferência.

O Volkshotel em Amesterdão gere 196 quartos com uma equipa de 33 nacionalidades no Mews, razão pela qual o idioma foi tão determinante. Leia o estudo de caso do Volkshotel e o nosso guia sobre como gerir uma equipa de housekeeping sem uma língua comum.

Pode uma aplicação de housekeeping reduzir o número de quartos a limpar?

Sim, quando os hóspedes têm essa opção. Se os hóspedes puderem dispensar a limpeza de estadia a partir do telemóvel e essa escolha surgir na lista do empregado de quartos automaticamente, a aplicação deixa de ser apenas uma lista de tarefas e começa a reduzir o trabalho. A Sweeply faz isto através do Guest Connect.

• O Íslandshótel, com 18 propriedades, poupa 22 000 horas por ano, e cerca de 70% dos hóspedes optaram por dispensar o housekeeping diário. Leia o estudo de caso do Íslandshótel.

• A Keahotels, a utilizar o PMS GoDo, poupou 179 horas num único mês, e 71% dos hóspedes recusaram o housekeeping diário. Leia o estudo de caso da Keahotels.

• A The Views Hotels reduziu as atividades de housekeeping em 60%, o que representa um valor de 5370 EUR por mês. Leia o estudo de caso da The Views Hotels.

Podem as tarefas surgir na aplicação sem que ninguém as tenha de escrever?

Podem. As observações das reservas, como "berço necessário" ou "toalhas adicionais à chegada", são uma causa comum de tarefas esquecidas, pois alguém tem de as ler e converter em tarefas. Tracey, um dos agentes de IA da Sweeply, lê essas observações do PMS e encaminha-as para a equipa certa sob a forma de tarefas, com 99,7% de precisão. No THE FLAG em Zurique, a utilizar o Apaleo, isto poupa cerca de 8 horas por semana e reduziu em 80% as tarefas relacionadas com reclamações. Leia o estudo de caso do THE FLAG.

Como sabe se a sua configuração atual já não é suficiente?

Fique atento a estes sinais:

• A receção continua a ligar ou a usar o rádio para o housekeeping várias vezes por hora para verificar os quartos.

• Os supervisores reconstroem a lista de quartos manualmente todas as manhãs.

• As anomalias de manutenção chegam à equipa técnica através de um grupo de chat, e ninguém sabe quais foram resolvidas.

• Os novos funcionários precisam de dias de acompanhamento antes de conseguirem utilizar o sistema.

• Os pedidos dos hóspedes e as preferências de limpeza chegam através de canais a que os empregados de quartos nunca têm acesso.

O Woolacombe Bay, a utilizar o Guestline, eliminou mais de 50 chamadas diárias após migrar o housekeeping para uma aplicação (estudo de caso). O BOOK-IT reduziu o tempo de comunicação em 30% (estudo de caso).

Como funciona a aplicação de housekeeping da Sweeply?

A Sweeply não é um PMS. É a camada operacional sobre o seu PMS, ligada através de mais de 20 integrações com PMS, garantindo que as reservas e os estados dos quartos são recebidos e as atualizações são devolvidas. Housekeeping, Manutenção, Guest Connect e agentes de IA são módulos independentes que pode adotar individualmente ou em conjunto, e os funcionários veem tudo numa única aplicação.

O preço é calculado por quarto vendável por mês para cada módulo, sendo os espaços não vendáveis, como átrios e corredores, gratuitos. O Íslandshótel implementou o sistema em 18 propriedades em 5 semanas, pelo que a transição não tem de demorar uma época inteira. Se estiver a comparar fornecedores, o nosso guia sobre como comparar software de housekeeping para hotéis define as bases para um projeto-piloto justo.

Onde este guia não se aplica

• Propriedades muito pequenas onde o proprietário faz as limpezas. Com um número reduzido de quartos e uma só pessoa a realizar o trabalho, um calendário partilhado poderá ser tudo o que precisa.

• Pisos sem rede móvel ou Wi-Fi. Qualquer aplicação móvel depende de o pessoal conseguir utilizar um telemóvel onde trabalha. Garanta primeiro a cobertura.

• Problemas relacionados com o dimensionamento da equipa. Uma aplicação reduz o tempo de coordenação. Não compensa uma equipa que é simplesmente demasiado pequena para a taxa de ocupação.

• Contratos que impõem ferramentas específicas. Se uma empresa externa de limpezas for obrigada a utilizar o seu próprio sistema, estabeleça o modelo de transição com ela antes de escolher o software.

Fale com a nossa equipa comercial

Se pretende que os seus empregados de quartos trabalhem a partir de uma única aplicação que mantém a receção, a manutenção e os hóspedes perfeitamente alinhados, agende uma reunião com a nossa equipa comercial. Analisaremos o seu PMS, as suas listas de quartos atuais e a forma como a sua equipa opera hoje.