para processos eficientes, reparações mais rápidas e uma integração mais simples
196
quartos já não verificados manualmente para limpezas durante a estadia
33
nacionalidades a trabalhar a partir de um sistema visual, independente do idioma
150+
colaboradores de housekeeping integrados mais depressa
Marion Le Tiec,
Governanta-Geral, Volkshotel
O desafio
O catalisador foi um novo PMS, o Mews. O sistema de gestão de tarefas existente do Volkshotel não era compatível com a nova tecnologia, pelo que Marion procurou um substituto, aproveitando a oportunidade para encontrar uma ferramenta que fosse fácil de usar por toda a empresa e que melhorasse a comunicação entre os departamentos. Com 33 nacionalidades diferentes na equipa, a acessibilidade para todos era essencial. Marion pretendia, em particular, uma comunicação mais eficiente entre a receção e o housekeeping, bem como uma forma mais simplificada de processar os pedidos de limpeza durante a estadia, o que anteriormente implicava verificar fisicamente todos os 196 quartos.
Como o Sweeply ajudou
O Volkshotel escolheu o Sweeply pela sua facilidade de utilização e pela sua abordagem visual, que torna o estado dos quartos claro, independentemente da barreira linguística. A equipa acolheu bem a nova tecnologia, e uma sólida gestão da mudança tornou a transição suave. Nas primeiras semanas, o Volkshotel solicitou ajustes aos relatórios do Sweeply, e a equipa do Sweeply realizou a personalização para que o hotel pudesse ver os dados que faziam mais sentido para a sua estrutura. Os pedidos de limpeza durante a estadia são agora processados pela receção em vez do housekeeping, e a funcionalidade de Problemas (Issues) do Sweeply permite que qualquer funcionário no edifício reporte anomalias.
O resultado
Em quatro meses, o Volkshotel registou grandes progressos nas operações diárias. Os pedidos de limpeza durante a estadia, outrora uma tarefa manual quarto a quarto em todos os 196 quartos, são agora tratados rapidamente através da receção. A funcionalidade de Problemas significa que as anomalias são detetadas e registadas por qualquer pessoa no edifício e resolvidas mais rapidamente pela equipa de manutenção, melhorando tanto a experiência dos hóspedes como o dia de trabalho.
A integração de novos colaboradores de housekeeping, fundamental para uma equipa de mais de 150 pessoas, tornou-se muito mais rápida e curta graças à formação integrada na aplicação e ao design intuitivo, aumentando a confiança e o envolvimento da equipa.
