O software de housekeeping atribui quartos automaticamente, atribuindo a cada quarto um peso de acordo com o trabalho necessário e, em seguida, dividindo os quartos para que cada funcionário no turno receba uma carga de trabalho semelhante. O peso provém do tipo de quarto e do tipo de limpeza (uma limpeza de saída demora mais do que uma limpeza durante a estadia) e é expresso em créditos, minutos ou metros quadrados. O software obtém o estado dos quartos em tempo real a partir do PMS, agrupa os quartos por piso ou zona para reduzir deslocações e replaneia ao longo do dia à medida que saídas, chegadas antecipadas e ausências alteram o cenário.

Um esclarecimento antes de começarmos. Este artigo aborda a atribuição de quartos a empregadas de andares. A atribuição de quartos a hóspedes é uma tarefa diferente, realizada no PMS ou por um agente, como o agente de alocação de quartos da Sweeply.

Por que motivo a contagem de quartos é a forma errada de dividir o trabalho?

Porque os quartos não são iguais. Imagine dois funcionários com 14 quartos cada. Um tem dez saídas, incluindo duas suítes, distribuídas por três pisos. O outro tem doze limpezas durante a estadia num único corredor. No papel, a divisão é justa. Na prática, um funcionário termina mais cedo e o outro faz horas extraordinárias, a receção fica à espera de quartos e o supervisor acaba por ter de reorganizar tudo por rádio. Equilibrar o esforço em vez da contagem é todo o objetivo da atribuição automática.

Que informações utiliza a atribuição automática?

• Estado dos quartos do PMS: partidas, estadias em curso, chegadas, quartos vagos e quartos fora de serviço.

• O tipo de limpeza: saída, limpeza durante a estadia, limpeza profunda ou sem limpeza porque o hóspede optou por não a receber.

• Tipo e dimensão do quarto: uma suíte ou um apartamento requer mais tempo do que um quarto duplo standard.

• Quem está de turno: quantos funcionários e quantas horas cada um trabalha.

• Zonas e pisos: manter cada funcionário numa única área reduz o tempo de deslocação.

• Prioridades: check-ins antecipados, chegadas VIP e quartos prometidos pela receção.

O que são créditos de housekeeping?

Um crédito é uma unidade de trabalho. Cada combinação de tipo de quarto e tipo de limpeza recebe um valor de crédito, e cada funcionário recebe uma meta de créditos para o turno. O software preenche então a lista de cada funcionário até atingir a meta. Uma configuração simples pode ser assim:

Os valores são apenas ilustrativos; cada hotel deve definir os seus próprios. Os grandes sistemas funcionam da mesma forma. O OPERA Cloud da Oracle cria folhas de tarefas a partir dos valores de crédito dos quartos e de um limite máximo por funcionário, transfere os quartos que não cabem para uma folha de excedentes e pode adicionar créditos de deslocação quando os quartos de um funcionário abrangem vários pisos.

Créditos, minutos ou área útil?

A área útil não é uma opção puramente teórica. Ao abrigo da Hotel Worker Protection Ordinance da Cidade de Los Angeles, em vigor desde agosto de 2022, os funcionários de hotéis com 60 ou mais quartos não podem limpar mais de 3.500 pés quadrados num turno de oito horas, o limite diminui ainda mais quando limpam mais de cinco quartos de saída ou com camas extra, e ultrapassá-lo implica pagamento a dobrar para todo o dia. Outras cidades californianas têm limites semelhantes. Ferramentas empresariais como o Amadeus HotSOS podem atribuir por créditos, minutos ou área de superfície precisamente por esta razão.

Quantos quartos deve um empregado de limpeza limpar por turno?

As fontes do setor indicam frequentemente entre 12 e 16 quartos por turno em hotéis de serviço completo, demorando uma saída cerca de 20 a 35 minutos e uma limpeza durante a estadia 15 a 25. Encare esses números como intervalos aproximados e não como normas, pois o tamanho do quarto, as comodidades, a duração da estadia e o seu próprio padrão de limpeza influenciam-nos bastante. A melhor resposta é medir os seus próprios valores: temporizadores de quartos nos telemóveis do pessoal mostram o tempo que cada tipo de limpeza demora realmente no seu hotel, e esses números tornam os seus créditos fidedignos.

O que acontece quando o plano muda durante o dia?

Muda sempre. Um hóspede faz o check-out tarde, a receção promete uma chegada antecipada, alguém mete baixa, um hóspede que tinha recusado o serviço muda de ideias. Os planos em papel falham nessa altura; um bom software replaneia. Os quartos mudam de lista à medida que os estados se alteram no PMS, os quartos prioritários passam à frente na fila e o supervisor vê a nova hora de término prevista para cada funcionário, em vez de a descobrir apenas no fim do turno.

Como é que a Sweeply atribui quartos?

O Sweeply Housekeeping atribui quartos automaticamente por zona e carga de trabalho. Os créditos de housekeeping distribuem os quartos de forma eficiente para evitar o excesso de pessoal, o sistema prevê quando terminará o turno de cada funcionário para que as horas extraordinárias sejam visíveis com antecedência, e temporizadores de quartos em tempo real registam o progresso da limpeza a partir dos telemóveis da equipa. As preferências dos hóspedes recolhidas através do housekeeping opcional entram diretamente no sistema, pelo que um quarto cujo hóspede optou por não ter serviço sai simplesmente da lista.

O efeito é imediato. Os Excellence Hotels em Estocolmo e Gävle, onde o supervisor de housekeeping costumava passar muito tempo a atribuir quartos manualmente, acabaram com as atribuições manuais de quartos após ligarem a Sweeply ao seu PMS VisBook. O Woolacombe Bay Hotel definiu tempos estimados de limpeza por tipo de quarto para tornar as atribuições mais rápidas de configurar e mais justas de executar.

Como configurar a atribuição automática

1. Liste os seus tipos de limpeza: saída, limpeza durante a estadia, limpeza profunda, serviço de abertura de cama e quaisquer outros específicos do hotel.

2. Cronometre uma amostra de cada tipo de limpeza para cada tipo de quarto ao longo de uma semana normal.

3. Converta esses tempos em créditos ou minutos e defina uma meta por funcionário por turno.

4. Defina as suas zonas para que cada lista permaneça no menor número de pisos possível.

5. Execute durante duas semanas, compare as horas de término previstas com as reais e ajuste os valores.

Onde este guia não se aplica

A Sweeply comercializa software de housekeeping, por isso leia a secção do produto como uma perspetiva interessada. Hotéis muito pequenos com um ou dois funcionários podem não precisar de todo de atribuição automática. Acordos coletivos ou leis locais podem estabelecer quotas de quartos ou limites de área que a sua configuração deve respeitar, por isso verifique-os antes de definir metas. E a automação só equilibra o trabalho que lhe é atribuído: se um turno tiver falta de pessoal, o software mostrará as horas extraordinárias mais cedo, mas não as eliminará.

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