BOOK-IT: uma única fonte da verdade em 200 apartamentos

O desafio

Antes da Sweeply, as operações da BOOK-IT estavam divididas por ferramentas desconectadas: algumas informações ficavam no PMS, outros detalhes numa aplicação de gestão de tarefas e tudo o resto era coordenado através de chat. Sem sincronização em tempo real, as listas tinham de ser atualizadas manualmente e as tarefas de comunicação eram excessivas, com o trabalho a ser atribuído através de chat em vez de ser feito num sistema. O tempo de coordenação dos líderes de equipa era elevado. Para agravar a situação, a rotatividade de pessoal é regular e muitos membros da equipa não falam alemão ou inglês fluentemente, pelo que a formação em várias ferramentas desconectadas corria o risco de fazer com que as coisas se perdessem na tradução, tanto literal como operacionalmente.

Como a Sweeply ajudou

A Sweeply deu à BOOK-IT uma única fonte centralizada de verdade para todo o housekeeping e manutenção, permitindo a cada equipa ver o estado de todas as unidades e reduzindo a necessidade de os líderes de equipa estarem constantemente presentes. A Sweeply integra-se com a Apaleo, o PMS da BOOK-IT, para que os estados dos apartamentos, os check-outs e os pedidos especiais se mantenham atualizados automaticamente, sem verificações manuais cruzadas. Para equipas que operam sem receção, a visibilidade em tempo real permitiu que o housekeeping e a manutenção atuassem de forma independente e atendessem aos pedidos dos hóspedes rapidamente. O código de cores e o suporte a vários idiomas da Sweeply aceleraram a integração da equipa multilingue, e a Sweeply personalizou a plataforma para refletir a distinção da BOOK-IT entre calendários de limpeza de longa e curta duração.

O resultado

O impacto refletiu-se tanto em números concretos como no alívio diário. O líder da equipa de housekeeping da BOOK-IT reduziu o tempo gasto em comunicação em facilmente 30%, libertando esse tempo para continuar a desenvolver processos e a experiência do hóspede. Uma visão geral centralizada das tarefas e do trabalho em curso deu aos líderes de equipa uma tranquilidade muito maior sem terem de estar no local, e deu aos membros da equipa transparência sobre a carga de trabalho. Os hóspedes beneficiam de uma menor probabilidade de pedidos esquecidos e de uma execução mais rápida. Em vez de uma reviravolta dramática, a história da BOOK-IT é sobre a remoção de atritos que não deveriam ter existido, de modo que, quando as ferramentas correspondem ao modelo operacional, tudo o resto se torna mais fácil.