Woolacombe Bay: adeus ao papel, olá à eficiência

O desafio

O Woolacombe Bay é um grande hotel de luxo com 63 quartos e sem diretor-geral, pelo que os chefes de departamento assumem uma responsabilidade significativa. O housekeeping, em particular, necessitava de coordenação em tempo real para gerir a limpeza, os pedidos dos hóspedes e a rápida rotação dos quartos. Anteriormente, Robert geria a atribuição de quartos e as atualizações através de comunicação constante por telefone e walkie-talkie, chegando por vezes a ultrapassar as 50 chamadas num dia atarefado, com atualizações de check-in e check-out frequentemente atrasadas e quartos atribuídos em papel. Esta abordagem manual prejudicava a eficiência da equipa e, em última análise, a experiência do hóspede.

Como o Sweeply ajudou

Robert descobriu o Sweeply através de um colega que participou no Independent Hotel Show em Londres e viu uma forma de obter visibilidade em tempo real, reduzir o stress e organizar as tarefas discretamente, sem que rádios e telefones perturbassem os hóspedes. A integração decorreu através de reuniões online, acesso à aplicação e um período de teste gratuito, durante o qual Robert apresentou o sistema a uma equipa que abrangia diferentes faixas etárias. Apesar das suas preocupações com a formação, a equipa adaptou-se rapidamente e estava a funcionar plenamente num mês, com o apoio em direto do Sweeply sempre disponível. O Sweeply integrou-se com o PMS Guestline existente no hotel sem custos adicionais, pelo que os check-outs aparecem imediatamente e as tarefas podem ser atribuídas em tempo real.

O resultado

As operações de housekeeping do Woolacombe Bay transformaram-se num ambiente mais calmo e organizado. A equipa trabalha agora a partir de atualizações de tarefas em tempo real em vez de mensagens perdidas, com todos cientes das suas tarefas, de quais os quartos que precisam de atenção e de quanto tempo cada um deve demorar. A definição de tempos estimados de limpeza por tipo de quarto poupa tempo de preparação e torna as atribuições mais eficientes. A comunicação na aplicação eliminou as chamadas perturbadoras por telefone e walkie-talkie, melhorando a experiência do hóspede e libertando Robert para se concentrar na gestão das operações em vez de atender chamadas. Após quase um ano, a equipa considera um regresso ao papel e às chamadas praticamente impensável.