For å koble sammen resepsjonen og housekeeping i sanntid må begge teamene jobbe ut fra én felles romstatus i sanntid i stedet for å sende beskjeder om den. Utsjekker fra PMS-et bør dukke opp på romassistentenes telefoner i det øyeblikket de skjer, og et rengjort eller inspisert rom bør være synlig i resepsjonen uten at noen tar opp en telefon eller en walkietalkie. Denne guiden forklarer hvordan overleveringen fungerer, hva du bør koble sammen og hvordan du setter det opp på det PMS-et du allerede bruker.

Hvorfor mister resepsjonen og housekeeping kontakten i løpet av dagen?

Fordi informasjonen de trenger, ligger to forskjellige steder. PMS-et vet hvem som har sjekket ut, hvem som kommer tidlig og hvilket rom en VIP-gjest er lovet. Housekeeping vet hvilke rom som faktisk er rene, hvilke som rengjøres og hvilke som har et problem. Når den eneste broen mellom de to er en telefon, en walkietalkie eller en utskrevet liste fra kl. 07.00, blir hver endring i løpet av dagen til en samtale.

Disse samtalene hoper seg opp. På Woolacombe Bay Hotel, et hotell med 63 rom i North Devon, håndterte housekeepingsjefen romfordeling og oppdateringer via telefon og walkietalkie, noen ganger mer enn 50 samtaler på en travel dag, og oppdateringer om inn- og utsjekk kom ofte for sent. Problemet var ikke innsatsen. Problemet var at ingen hadde en felles, oppdatert oversikt over rommene.

Vi har skrevet om teamsiden av dette i guiden vår om hvordan du forbedrer housekeepingavdelingen på hotellet. Denne artikkelen handler om én overlevering: romstatussløyfen mellom resepsjonen og etasjene.

Hvordan ser en romstatussløyfe i sanntid ut?

En sammenkoblet sløyfe har fire øyeblikk der informasjon flyttes, og ingen av dem skal kreve en samtale:

1. Utsjekk. Gjesten sjekker ut i PMS-et. Rommet blir skittent og dukker umiddelbart opp som en avreise på telefonen til riktig romassistent.

2. Rengjøring. Romassistenten starter og fullfører rommet på telefonen. Arbeidslederne ser fremdriften i sanntid, og feil som oppdages, rapporteres med et bilde i stedet for en lapp.

3. Inspeksjon. Hvis hotellet ditt inspiserer rom, kontrollerer arbeidslederen rommet og merker det som inspisert. Hvis ikke, er statusen «rengjort» signalet.

4. Klart i resepsjonen. Statusen når resepsjonen, slik at rommet kan gis til en ventende gjest uten at noen må spørre om det er klart.

Selve statusene avhenger av PMS-et ditt. Oracle OPERA Cloud dokumenterer for eksempel Clean, Dirty, Pickup og Inspected som romstatuser for housekeeping, der Pickup og Inspected bare vises når disse valgene er slått på, og Out of Order og Out of Service som egne koder. Integrasjonsplattformen sender romstatusen sammen med et flagg for opptatt eller ledig. Uansett hva PMS-et ditt kaller dem, bør du bestemme hvilke statuser teamene faktisk bruker før du kobler sammen noe.

Hva endrer seg når overleveringen er koblet sammen?

Tabellen nedenfor sammenligner de vanligste overleveringene når de går via samtaler og lister, og når begge teamene jobber ut fra den samme statusen i sanntid.

Hva bør kobles til hva?

Koordinering i sanntid handler i hovedsak om integrasjon. Tre koblinger er viktige:

• PMS til housekeeping. Ankomster, avreiser, gjester som blir boende og rombytter bør flyte fra PMS-et uten at noen taster dem inn på nytt. Det er dette som fjerner morgenutskriften og samtalene om utsjekk.

• Housekeeping tilbake til resepsjonen. Statusene rengjort og inspisert må være synlige i resepsjonen. Om de skrives tilbake til PMS-et eller leses fra housekeepingverktøyet, avhenger av integrasjonen, så sjekk dette for ditt PMS i stedet for å ta det for gitt.

• Gjester og vedlikehold inn i samme system. Gjesteforespørsler, ønsker om rengjøring og feil som oppdages under rengjøring, bør havne som oppgaver på samme sted, ikke i en egen chat eller innboks.

Hvis du fortsatt vurderer hvordan du skal koble disse systemene sammen, går guiden vår om integrasjon mellom PMS og oppgavestyring nærmere inn på fordeler og ulemper.

Hvordan setter du det opp på det PMS-et du allerede har?

De fleste hoteller trenger ikke et nytt PMS for å få til dette. En praktisk rekkefølge ser slik ut:

1. Bli enige om statusene. Bestem om dere inspiserer alle rom, noen rom eller ingen, og om dere bruker en status for pickup eller touch-up. Få statuser som alle bruker, slår en lang liste som ingen stoler på.

2. Koble til PMS-et. Sjekk at housekeepingverktøyet ditt henter avreiser, ankomster og rombytter i sanntid fra PMS-et. Sweeply viser sine 20+ PMS-integrasjoner på integrasjonssiden.

3. Flytt resepsjonens spørsmål inn i systemet. Gi resepsjonen innsyn i fremdriften på rommene, og bli enige om at prioriterte rom merkes i verktøyet, ikke meldes per telefon.

4. Slå av den gamle kanalen. Hvis walkietalkien eller WhatsApp-gruppen fortsatt er den egentlige kanalen, vil ingen stole på statusen i sanntid. Bruk walkietalkier bare i nødsituasjoner.

5. Evaluer etter to uker. Se på hvor ofte resepsjonen fortsatt ringer housekeeping, og hvorfor. Hver samtale som gjenstår, skyldes som regel en manglende status eller en manglende regel.

Språk er ofte den skjulte bremseklossen. En statusoppdatering fungerer bare hvis romassistenten leser den. Volkshotel i Amsterdam driver 196 rom med et team fra 33 nasjoner på Mews PMS, og derfor må både grensesnittet og tekst skrevet av de ansatte oversettes, ikke bare menyene.

Hvordan kobler Sweeply sammen resepsjonen og housekeeping?

Sweeply er ikke et PMS. Det er driftslaget som ligger oppå PMS-et og styrer housekeeping, vedlikehold og gjesteforespørsler på de ansattes telefoner. Romstatusene oppdateres automatisk fra PMS-et, romassistentene ser utsjekker i det de skjer, og ledere og resepsjonen kan følge fremdriften i sanntid. Grensesnittet og tekst skrevet av de ansatte oversettes til 30+ språk, slik at den samme oppdateringen leses riktig av alle i teamet.

• Housekeeping gjør PMS-data om til prioriterte romlister, med fremdrift og inspeksjoner i sanntid.

• Vedlikehold tar imot feil som rapporteres fra etasjene, med bilde, og sender dem til riktig person.

• Guest Connect lar gjestene velge rengjøring selv og sende forespørsler som havner som oppgaver. Hos Keahotels takket 71 % av gjestene nei til daglig rengjøring, og teamet sparte 179 timer på én måned.

• AI-agenter fjerner manuelle overleveringer helt. Tracey leser reservasjonsmerknader og gjør dem om til oppgaver med 99,7 % nøyaktighet, noe som sparer THE FLAG Zurich for rundt 8 timer i uken på Apaleo. Roomey fordeler rom til gjester ved å prøve 20 000 kombinasjoner, og Excellence Hotels brukte den til å slutte med manuell romfordeling på VisBook.

På Woolacombe Bay ble Sweeply koblet til hotellets Guestline PMS, slik at utsjekker vises med en gang og oppgaver kan fordeles i sanntid. Kommunikasjon i appen erstattet samtalene på telefon og walkietalkie, og teamet var i full drift i løpet av en måned. Vil du se nærmere på hvordan rommene fordeles når statusen er i sanntid, kan du lese hvordan housekeepingprogramvare fordeler rom automatisk.

Opplysning: Sweeply selger programvare for housekeeping, vedlikehold og gjesteforespørsler, så les denne delen som et syn fra en part med egeninteresse, og sammenlign den med dine egne behov.

Når denne guiden ikke gjelder

Svært små overnattingssteder der én person tar seg av både resepsjonen og housekeeping, trenger kanskje ikke en sammenkoblet sløyfe i det hele tatt, fordi overleveringen skjer i ett og samme hode. Overnattingssteder uten PMS, eller med et PMS uten tilgjengelig integrasjon, kan fortsatt drive housekeeping på telefonene, men avreiser må legges inn manuelt til en kobling er på plass. Og hvis hovedproblemet ditt er bemanningen og ikke koordineringen, vil raskere statusoppdateringer gjøre gapet synlig uten å lukke det.

Snakk med salgsteamet vårt

Book en samtale med salgsteamet vårt for å se hvordan romstatusen kan flyte mellom PMS-et ditt, resepsjonen og housekeepingteamet, og få priser for ditt hotell.