Excellence Hotels: slutt på manuell romfordeling

Utfordringen

Før Sweeply baserte housekeeping hos Excellence Hotels seg på manuell romfordeling, sjekklister på papir og konstant frem og tilbake mellom avdelingene. Hotellets Housekeeping Supervisor brukte mye tid på å fordele rom manuelt, noe som var ineffektivt, samtidig som kommunikasjonshull mellom resepsjonen og housekeeping økte risikoen for menneskelige feil, som at feil rom ble rengjort eller at serviceforespørsler ble oversett. Teamet brukte allerede VisBook PMS til rom- og gjestedata, men det fantes ingen tydelig kobling i driften mellom det PMS-et visste og det housekeeping kunne handle på. De ansatte hadde også blitt vant til papir og var i starten skeptiske til endring.

Hvordan Sweeply hjalp

Excellence Hotels innså at VisBook allerede hadde de riktige dataene; utfordringen var å få informasjonen ut til dem som trengte den. Integrasjonen mellom Sweeply og VisBook skapte en direkte linje mellom gjestedata og utførelsen i driften, slik at romstatus, prioriterte oppgaver og serviceforespørsler flyter automatisk fra PMS-et inn i Sweeply og fordeles umiddelbart til housekeeping-teamet. Det frigjorde supervisorene fra å dele ut oppgavelister manuelt, slik at de i stedet kunne konsentrere seg om avvik, veiledning og strategisk oversikt.

Resultatet

Arbeidsdagen starter nå annerledes. Når Sweeply henter live data fra VisBook, fordeles oppgavene i det øyeblikket romstatus endres, så de ansatte kan logge inn, se hva som må gjøres og begynne tidligere uten å vente på utskrevne lister. Det tydelige, fargekodede grensesnittet ga bedre struktur og daglig planlegging, og dermed mindre forvirring og færre feil: romassistentene vet hva de skal prioritere, resepsjonen ser rengjøringsstatus i sanntid, og supervisorene har full oversikt uten å detaljstyre. Ledelsen fikk også lett tilgjengelige datauttrekk som gir mer presis budsjettplanlegging, og den økte klarheten skapte tillit i hele driften.