Et PMS registrerer hva hotellet har solgt. Et oppgavestyringssystem registrerer hva hotellet må gjøre med det. Å koble de to sammen er den rimeligste driftsoppgraderingen de fleste hoteller kan gjøre, fordi det fjerner telefonsamtalen som i dag står mellom de to opplysningene.

Hva er fordelene med programvare for oppgavestyring i sanntid for hoteller?

Oppgavestyring i sanntid samler romstatus fra PMS, rengjøringsoppgaver, reparasjoner og gjesteforespørsler på den samme live skjermen for housekeeping, vedlikehold og resepsjonen. Fordelene viser seg raskt: Woolacombe Bay Hotel kvittet seg med 50+ daglige koordineringssamtaler på travle dager, Excellence Hotels sluttet med manuell romtildeling, og BOOK-IT Apartments reduserte tiden teamlederen i housekeeping brukte på kommunikasjon med rundt 30 %. Sweeplys programvare for oppgavestyring på hotell dekker housekeeping, vedlikehold og gjesteforespørsler i én app.

Hva er forskjellen mellom et PMS og et oppgavestyringssystem?

Et PMS er hotellets primærsystem. Det inneholder reservasjoner, priser, rombeholdning, gjesteprofiler, folioer og betalinger, og alle kommersielle beslutninger går gjennom det.

Et oppgavestyringssystem inneholder selve arbeidet: hvem som vasker hvilket rom og i hvilken rekkefølge, hvilken feil som ble meldt på 412 og om noen har rettet den, hvilken gjest som ba om sen utsjekking og hvem som godkjente det. Sweeply er denne andre typen system. Det er et driftslag som ligger oppå PMS-en, ikke en erstatning for den.

De to systemene har hver sin halvdel av den samme dagen. PMS-en vet at en gjest reiser fra 412 klokken 11:00. Etasjeteamet vet at rommet tar 35 minutter, at romassistenten som har det ligger tre rom bak, og at dusjen har dryppet siden tirsdag. Ingen av halvdelene er verdt mye alene, og i årevis var den eneste broen mellom dem at noen tok opp telefonen.

Hvorfor fører manuelle overleveringer til så mange feil?

Fordi hver overlevering er en sjanse for at informasjonen stopper opp. En gjest melder fra om en ødelagt lyspære til en romassistent. Resepsjonen er opptatt med en kø, så romassistenten legger igjen en lapp. Med flaks bærer noen lappen til teknisk avdeling i en annen del av bygget. Uten flaks blir lappen borte, og neste gjest finner den samme døde pæren.

Den samme svikten gjentar seg hele dagen i mindre former: et rom som er ferdig, men ikke meldt, et hasterom som ble nevnt muntlig på morgenmøtet og glemt innen 14:00, en rengjøring under oppholdet som ble hoppet over fordi ingen visste at gjesten hadde forlenget.

Når PMS-en og oppgavesystemet er koblet sammen, slutter overleveringen å være et ærend for et menneske. En utsjekking oppretter en rengjøringsoppgave med romtype og prioritet allerede lagt inn. En romassistent registrerer lyspæren fra rommet, og teknisk avdeling mottar den med et bilde i stedet for et avsnitt. Når et rom blir sperret, blir det sperret i begge systemene samtidig.

THE FLAG, en gruppe med seks hoteller i Zürich som bruker Apaleo, testet dette spesifikt på reservasjonsnotater. Av 1 800 reservasjonsspor registrerte teamet fem bom, sparte mer enn åtte timer i uken og reduserte klagerelaterte oppgaver med 80 %, slik det er beskrevet i kundehistorien om THE FLAG.

Hva endrer seg i etasjene når systemene er koblet sammen?

Ingenting av dette er eksotisk. De fleste moderne skysystemer publiserer endepunktene som gjør det mulig: Mews dokumenterer for eksempel kallene for reservasjoner og romstatus åpent i Mews Connector API-dokumentasjonen. Jobben ligger i å bli enige om hva dataene betyr, ikke i å flytte dem.

Gir en integrasjon faktisk en bedre gjesteopplevelse?

Ja, men indirekte, og det er verdt å være presis om hvordan. Gjester opplever aldri en integrasjon. De opplever kortere ventetid klokken 14:30, et rom som er klart når de kommer tidlig, en reparasjon som blir gjort under oppholdet og ikke etter det, og en resepsjonist som kan svare på «er rommet mitt klart?» uten å sette dem på vent.

Woolacombe Bay, et hotell med 63 rom i North Devon, erstattet housekeepinglister på papir med romstatus i sanntid fra PMS-en, slik det er beskrevet i kundehistorien om Woolacombe Bay. Den synlige endringen for gjestene var ganske enkelt at resepsjonen alltid visste svaret.

Hva kan du lære av de samlede dataene?

Hvert for seg gir systemene et halvt bilde. PMS-en rapporterer belegg, pris, segmentmiks og inntekter. Et oppgavestyringssystem rapporterer rengjøringsminutter per rom og per romassistent, feilkategorier per romtype, fullføring i tide og hvor mye av et skift som gikk med til koordinering i stedet for rengjøring.

Legg de to ved siden av hverandre, og spørsmål som før var diskusjoner, blir regnestykker:

• Hvor mange romassistenttimer trenger et fullt hus i august egentlig, målt på de faktiske rengjøringstidene dine og ikke på en standard på seksten rom per skift?

• Hvilke romtyper koster mest å klargjøre, og gjenspeiler prisen det?

• Hvilke feil gjentar seg ofte nok til å rettferdiggjøre en forebyggende plan i stedet for en reparasjon?

• Hvor mye av lønnskostnaden går til koordinering i stedet for arbeid? Hoteller som bruker Sweeply sammen med PMS-en sin, ser vanligvis at koordineringstiden faller med rundt 20 %.

Det siste tallet er det økonomiavdelingen gjerne bryr seg mest om, fordi det er gjenvunnet kapasitet og ikke færre ansatte. De samme timene som gikk med til å jage status, går til inspeksjoner, grundig rengjøring eller rett og slett til å bli ferdig med skiftet i tide.

Her hjelper ikke en PMS-integrasjon

En integrasjon flytter informasjon. Den skaper ikke kapasitet. Hvis housekeeping mangler to personer på en dag med 90 % belegg, vil romstatus i sanntid fortelle alle nøyaktig hvor sent rommene kommer til å bli klare. Det er virkelig nyttig, men det er ikke det samme som å løse problemet.

Tre andre begrensninger som er verdt å si rett ut:

• Hvis PMS-en din er installert lokalt uten API, eller leverandøren tar betalt for tilgang til grensesnittet, kan kostnaden ved å koble til være større enn gevinsten frem til neste gang du bytter system. Sjekk de kommersielle vilkårene før de tekniske.

• Hvis hele teamet er innenfor hørevidde av hverandre, løser en integrasjon et problem du kanskje ikke har. Et gjestehus med tjue rom og én romassistent trenger som regel en felles sjekkliste, ikke en datapipeline.

• Sweeply er ikke et PMS og har ikke som mål å bli det. Det tar ikke imot bookinger, holder ikke priser og gjør ikke opp folioer. Hvis du ser etter et primærsystem og ikke et driftslag, bør du starte med guiden til hotellsystemer (PMS).

Hvordan får du en integrasjon i gang?

1. Bekreft at PMS-en er støttet. Ansvarlig: den som har PMS-avtalen. Varighet: én dag. Sweeply kobles til 20+ PMS-er, blant annet Mews, Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Guestline og Cloudbeds; den oppdaterte listen finner du på siden for integrasjoner.

2. Bli enige om hva statusene betyr, og skriv ned dagens utgangspunkt. Ansvarlig: resepsjonssjef og housekeepingsjef sammen. Varighet: én ettermiddag. Registrer gjennomsnittlig tid til rommet er klart og antall samtaler per skift før noe endres, ellers har du ingenting å sammenligne med.

3. Koble til og test i én etasje og ett skift. Ansvarlig: housekeepingsjef. Varighet: tre til fem dager. Hele forløpet er beskrevet i 30-dagersplanen for housekeepingintegrasjon.

4. Rull ut og evaluer ukentlig. Ansvarlig: hotelldirektør. Varighet: to måneder med ukentlige kontroller, deretter månedlig.

Med et støttet PMS kan et hotell være i gang innen 24 timer, og de fleste team får opplæring på én til to dager. Det som tar tid, er å bli enige om definisjonene, ikke å koble sammen systemene.

Book en samtale med salgsteamet vårt for å bekrefte at PMS-en din er støttet og få pris for hotellet ditt.