Un sistema di manutenzione hotel per un gruppo alberghiero ha bisogno di un unico modo condiviso per segnalare i guasti, pianificare il lavoro ricorrente e misurare i tempi di risposta in tutte le strutture, mentre ogni hotel mantiene i propri tecnici e le proprie priorità. Sweeply offre ai gruppi alberghieri questo livello sopra il loro PMS: ogni hotel gestisce la propria bacheca di manutenzione e la sede del gruppo vede gli stessi dati per tutte le strutture in un unico posto.

Questa guida spiega cosa cambia quando la manutenzione passa da un hotel a cinque, dieci o diciotto, quali funzionalità contano a livello di gruppo e come introdurre un sistema senza disturbare gli hotel che già funzionano bene. Trasparenza: Sweeply vende software di manutenzione per hotel, quindi leggi i criteri qui sotto tenendolo presente e mettili alla prova con qualsiasi sistema tu stia valutando.

Perché un gruppo alberghiero ha bisogno di un’organizzazione della manutenzione diversa da quella di un singolo hotel?

In un singolo hotel il capo manutentore di solito conosce a memoria ogni caldaia, ascensore e rubinetto che perde. I guasti arrivano per telefono, via radio o con un biglietto alla reception, e il team li risolve nell’ordine che ha senso quel giorno. Questo sistema informale spesso funziona finché l’hotel non entra in un gruppo o il gruppo non aggiunge nuove strutture.

A livello di gruppo si rompono tre cose. Primo, nessuno può confrontare le strutture, perché ogni hotel registra i guasti in modo diverso o non li registra affatto. Secondo, il lavoro ricorrente come i controlli delle porte tagliafuoco, i registri della temperatura dell’acqua e la sostituzione dei filtri HVAC vive in fogli di calcolo separati, quindi il gruppo non riesce a vedere cosa è in ritardo. Terzo, la conoscenza resta ai singoli tecnici: quando uno se ne va, la storia di ogni impianto che seguiva se ne va con lui.

Un sistema di manutenzione per un gruppo risolve il problema dando a ogni hotel la stessa struttura (le stesse categorie, priorità e stati delle camere) e lasciando ogni sede libera di organizzare la propria giornata.

Cosa deve includere un sistema di manutenzione hotel per un gruppo?

La tabella qui sotto elenca le funzionalità che contano di più quando gestisci la manutenzione in più strutture, e perché ognuna conta più a livello di gruppo che in un singolo hotel.

Se vuoi le metriche dietro le ultime righe, la nostra guida ai KPI di manutenzione hotel spiega il tempo di risposta, il tasso di risoluzione al primo intervento e gli altri numeri da monitorare per ogni struttura.

Quale software scelgono i responsabili della manutenzione quando abbandonano i fogli di calcolo?

I responsabili della manutenzione in Danimarca, Svezia e Norvegia cercano proprio questo quando si lasciano alle spalle i fogli di calcolo. La risposta onesta è che esistono due famiglie di strumenti: un CMMS generico (sistema informatizzato di gestione della manutenzione) pensato per fabbriche e patrimonio edilizio, e un software operativo per hotel che tratta la manutenzione come parte del lavoro quotidiano dell’hotel.

Un CMMS è forte su registri degli impianti, ricambi e pianificazione degli investimenti a lungo termine. Un software operativo per hotel è forte sul collegamento con camere, ospiti, housekeeping e PMS. Molti gruppi alberghieri scoprono che il lavoro quotidiano (una doccia rotta nella camera 214, un reclamo di un ospite sul riscaldamento) conta di più per i ricavi di un registro dettagliato dei ricambi. Confrontiamo le due opzioni in dettaglio in software di manutenzione hotel o CMMS.

Qualunque famiglia tu scelga, verifica che possa sostituire il foglio di calcolo per il lavoro ricorrente, non solo per i guasti occasionali. Se dopo l’implementazione i controlli pianificati restano in Excel, il gruppo ha due sistemi e la visione d’insieme che volevi non arriva mai.

Come si standardizza la manutenzione senza togliere il controllo a ogni hotel?

I gruppi che ottengono di più da un sistema condiviso si accordano su un piccolo nucleo comune e lasciano il resto alle singole sedi. Una suddivisione pratica è questa:

• Condiviso in tutto il gruppo: categorie di guasto (idraulica, impianto elettrico, HVAC, arredi, sicurezza), livelli di priorità, la definizione di out of order e out of service, e i controlli ricorrenti richiesti per la sicurezza e la conformità normativa.

• Deciso da ogni hotel: chi riceve quali attività, l’organizzazione dei turni, quali fornitori locali chiamare e i controlli ricorrenti aggiuntivi per gli impianti che solo quella struttura ha, come una sauna, una piscina o un deposito sci.

• Gestito dalla sede del gruppo: i report, il modello per le nuove strutture e le decisioni su dove investire quando i dati mostrano un impianto che si guasta di continuo.

Questa suddivisione rende anche più rapido aggiungere un hotel. La nuova struttura parte dal modello del gruppo invece di costruire le proprie liste. Per una checklist completa del lavoro ricorrente, consulta il nostro piano di manutenzione preventiva per hotel.

Come introduce un gruppo un sistema di manutenzione in molte strutture?

L’introduzione in un gruppo alberghiero funziona meglio a ondate, non tutta in una volta. I passaggi qui sotto seguono lo schema che vediamo nei progetti riusciti:

1. Scegli un hotel pilota. Scegli una struttura con un capo tecnico motivato e un mix tipico di camere e impianti, non la più nuova né la più difficile.

2. Concorda il nucleo comune. Metti per iscritto categorie, priorità e controlli ricorrenti condivisi prima che parta il pilota, così stai testando il modello del gruppo e non le abitudini di un singolo hotel.

3. Collega il PMS. Lo stato delle camere e le camere out of order devono sincronizzarsi dal primo giorno, altrimenti la reception continua a usare il vecchio canale.

4. Coinvolgi l’housekeeping. Le cameriere ai piani trovano la maggior parte dei guasti. Dai loro un modo per segnalarli con un solo tocco dalla propria lista camere.

5. Misura per quattro settimane. Confronta i tempi di risposta e il numero di guasti segnalati prima e dopo. Più guasti segnalati di solito è una buona notizia: c’erano sempre stati.

6. Estendi a gruppi di hotel. Usa il team pilota come formatore per le strutture successive.

La nostra guida su come introdurre un software operativo in un gruppo alberghiero approfondisce l’aspetto della gestione del cambiamento.

Come funziona nella pratica?

Íslandshótel gestisce 18 strutture con Sweeply. Il gruppo è stato operativo in 5 settimane e risparmia 22.000 ore all’anno tra i reparti, perché housekeeping, manutenzione e reception condividono un unico flusso di attività invece di radio e telefonate. Nei Paesi nordici, Excellence Hotels usa Sweeply con VisBook, un PMS diffuso nei Paesi nordici; consulta la nostra integrazione con VisBook per sapere cosa si sincronizza.

Sul fronte specifico della manutenzione, Lifestyle Hotel Vitar è passato alla segnalazione dei guasti tramite foto inviate dal telefono, con un’unica panoramica delle attività condivisa tra housekeeping e manutenzione, e Volkshotel riporta riparazioni più rapide da quando il personale ha iniziato a registrare i guasti nello stesso sistema. In un gruppo, questi stessi vantaggi si ripetono in ogni struttura e i dati diventano finalmente confrontabili.

Quando questa guida non si applica

• I gruppi il cui lavoro di manutenzione principale consiste in grandi progetti di investimento (rifacimento dei tetti, ristrutturazioni complete) gestiti da una società esterna di gestione degli edifici avranno comunque bisogno di uno strumento di project management o di facility management per quel lavoro.

• I gruppi molto piccoli, con due strutture e un unico tecnico condiviso, possono cavarsela per un po’ con una semplice lista di attività condivisa.

• I gruppi che affittano edifici in cui gli impianti dell’edificio sono a carico del locatore dovrebbero concordare con il locatore quali guasti vanno a chi prima di scegliere un sistema.

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Se gestisci la manutenzione in più hotel e vuoi un’unica vista di guasti, controlli ricorrenti e tempi di risposta in ogni struttura, Prenota una chiamata con il nostro team commerciale e ti mostreremo come funziona Sweeply Maintenance per un gruppo alberghiero.