Un piano di manutenzione preventiva per hotel è un elenco di controlli ricorrenti su camere, attrezzature e impianti dell'edificio, ognuno con una frequenza fissa, un responsabile designato e una registrazione di quando è stato eseguito. La maggior parte degli hotel lo suddivide in attività giornaliere, settimanali, mensili, trimestrali e annuali, poi segue un programma a rotazione in modo che ogni camera riceva un'ispezione completa alcune volte l'anno senza togliere dalla vendita molte camere contemporaneamente. Il piano funziona solo quando le attività arrivano automaticamente alla persona giusta e il completamento viene registrato, non quando resta chiuso in un raccoglitore.

Questa guida spiega cosa deve contenere il piano, con quale frequenza si svolge di solito ogni tipo di controllo e come pianificare le ispezioni delle camere in base all'occupazione. Una breve premessa: Sweeply vende software di manutenzione per hotel che pianifica le attività ricorrenti, quindi abbiamo un interesse diretto in questo tema. I consigli di pianificazione valgono qualunque strumento tu usi, carta compresa.

Cos'è la manutenzione preventiva in un hotel?

La manutenzione preventiva è il lavoro svolto secondo un calendario per prevenire i guasti prima che li scoprano gli ospiti: decalcificare un soffione della doccia prima che il flusso diminuisca, testare un rilevatore di fumo prima che serva, risigillare una vasca prima che l'acqua raggiunga il soffitto del piano di sotto. La manutenzione correttiva è l'opposto. Qualcosa si rompe, qualcuno lo segnala e un tecnico lo ripara, spesso mentre un ospite aspetta o una camera resta fuori servizio.

Ogni hotel ha bisogno di entrambe. Lo scopo di un piano è spostare quanto più lavoro possibile dalla pila di quello correttivo a quella del lavoro pianificato, perché il lavoro pianificato si può svolgere quando la camera è libera e il ricambio giusto è già a magazzino. Se stai ancora organizzando la parte correttiva, la nostra guida su come monitorare le riparazioni in hotel in digitale tratta la segnalazione dei guasti e la loro gestione successiva.

Cosa deve includere un piano di manutenzione preventiva per hotel?

Parti da tre elenchi: le camere, le aree comuni (lobby, corridoi, ristorante, spa, aree di servizio) e gli impianti dell'edificio (riscaldamento, raffreddamento, acqua calda e fredda, ascensori, sicurezza antincendio, attrezzature di cucina). Per ogni voce, annota cosa si controlla, con quale frequenza, chi lo fa e cosa vale come esito positivo. I manuali dei produttori e le normative locali fissano il minimo per le attrezzature di sicurezza, quindi parti da lì e aggiungi i tuoi controlli.

La tabella qui sotto mostra una suddivisione tipica. Considerala un punto di partenza e adatta la frequenza al tuo edificio, alle tue attrezzature e alle regole del luogo in cui operi.

La sicurezza dell'acqua è un buon esempio del perché la frequenza conta. Nel Regno Unito, l'Health and Safety Executive raccomanda un programma di flussaggio settimanale per i punti di erogazione poco utilizzati, acqua calda accumulata a 60°C o più, acqua calda che raggiunga almeno 50°C entro un minuto al rubinetto e punti sentinella dell'acqua fredda sotto i 20°C dopo due minuti di scorrimento. Le camere libere in bassa stagione sono proprio i punti di erogazione che restano inutilizzati, quindi l'attività di flussaggio deve seguire l'occupazione, non un elenco fisso di numeri di camera.

Ogni quanto le camere d'hotel dovrebbero ricevere un'ispezione di manutenzione preventiva?

Un obiettivo pratico è un'ispezione completa di ogni camera una volta a trimestre, più controlli rapidi ogni volta che l'housekeeping o un ospite segnala qualcosa. La durata di un'ispezione dipende dalla tipologia di camera e da quanto si ripara sul momento, quindi cronometra il primo giro e pianifica i successivi in base ai tuoi dati.

Il modo pratico per farlo è un piano a rotazione. Dividi le camere in gruppi, per esempio un piano o da 10 a 15 camere a settimana, e ispeziona un gruppo quando quelle camere sono libere. Nell'arco di un trimestre il tecnico copre l'intero hotel senza mai bloccare molte camere contemporaneamente.

• Sfrutta i periodi in cui le camere sono libere. Pianifica le ispezioni per le camere vuote stanotte o appena liberate dal check out, e verifica con la reception prima di bloccare qualcosa.

• Indica chiaramente lo stato della camera. Se il lavoro impedisce di vendere la camera, impostala come out of order o out of service nel PMS per il periodo giusto. La nostra guida ai codici di stato delle camere d'hotel spiega la differenza.

• Restituisci la camera all'housekeeping. La maggior parte delle ispezioni lascia polvere o mobili spostati. Quando il tecnico chiude l'intervento dovrebbe essere creata un'attività di pulizia successiva, così la camera torna pronta per l'ospite.

• Riserva la bassa stagione ai lavori pesanti. Risigillature, riverniciature e sostituzione di arredi e finiture si collocano meglio nelle settimane più tranquille. Pianificali con una stagione di anticipo, così i ricambi vengono ordinati in tempo.

Perché i piani di manutenzione preventiva falliscono?

La maggior parte degli hotel ha già un piano da qualche parte. Il problema più comune è che non è collegato al lavoro quotidiano. Questi sono gli schemi che sentiamo più spesso dai responsabili della manutenzione e della gestione operativa:

• Il piano vive in un foglio di calcolo o in un raccoglitore. Nessuno riceve promemoria, quindi le attività slittano ogni volta che il team è impegnato con le riparazioni.

• Nessun responsabile per ogni attività. "La manutenzione" non è un responsabile. Ogni attività ricorrente ha bisogno di un ruolo designato e di un sostituto.

• Nessuna prova che sia stato fatto. Una spunta su carta non ti dice la lettura, la foto o cosa è stato trovato. I team che controllano gli standard del marchio, gli auditor e gli ispettori possono chiedere quella documentazione.

• Il lavoro correttivo vince sempre. Quando un ospite aspetta, il controllo pianificato slitta a domani, poi alla settimana successiva. Proteggi ogni giorno una fascia oraria fissa per le attività pianificate.

• L'housekeeping vede i problemi per primo ma non riesce a segnalarli facilmente. Le cameriere ai piani entrano ogni giorno in ogni camera. Se segnalare un rubinetto che gocciola significa dover cercare un supervisore, i piccoli problemi diventano camere fuori servizio.

In che modo un software aiuta a gestire un piano di manutenzione preventiva?

Il software di manutenzione trasforma il piano in attività che compaiono sul telefono giusto al momento giusto. Invece di un elenco che qualcuno deve ricordare, ogni controllo ricorrente viene creato automaticamente alla sua scadenza, assegnato a una persona o a un team e chiuso con una nota, una lettura o una foto. I manager vedono cosa è in ritardo in tutta la struttura, e lo storico di ogni camera o attrezzatura si costruisce da solo.

In Sweeply, Manutenzione gestisce le attività preventive ricorrenti insieme alle segnalazioni di guasti da parte del personale e degli ospiti, e condivide la stessa app di Housekeeping. Una cameriera ai piani può segnalare un problema con una foto nella propria lingua, perché l'app traduce l'interfaccia e i testi scritti dal personale in oltre 30 lingue, e il tecnico lo vede accanto al lavoro pianificato per quella camera. Sweeply non è un PMS: funziona sopra il tuo PMS, e puoi verificare i sistemi supportati nella nostra pagina delle integrazioni.

Due esempi di clienti mostrano cosa cambia quando manutenzione e housekeeping condividono un unico sistema. Al Volkshotel di Amsterdam, un hotel da 196 camere su Mews con personale di 33 nazionalità, il team gestisce housekeeping e manutenzione sulla stessa piattaforma. A THE FLAG di Zurigo, che utilizza Apaleo, le attività legate ai reclami sono diminuite dell'80% e il team risparmia più di 8 ore a settimana. Lì, il nostro agente IA Tracey legge le note delle prenotazioni e le trasforma in attività per il team giusto.

Come si costruisce da zero un piano di manutenzione preventiva?

Se parti da zero, o da un piano che nessuno segue, questo ordine funziona bene:

1. Elenca i tuoi asset. Camere, aree comuni, impianti e attrezzature. Annota marca, modello e posizione di tutto ciò che ha un intervallo di manutenzione indicato dal produttore.

2. Aggiungi prima il minimo di legge. Sicurezza antincendio, sicurezza dell'acqua, ascensori, controlli del gas e degli impianti elettrici, seguendo le regole e le linee guida del luogo in cui operi.

3. Aggiungi gli intervalli del produttore. Caldaie, unità HVAC, attrezzature di cucina e macchine della lavanderia hanno tutte piani di manutenzione raccomandati.

4. Aggiungi i tuoi controlli delle camere. Usa le segnalazioni di guasto più frequenti dell'ultimo anno per decidere cosa copre l'ispezione delle camere.

5. Definisci frequenza, responsabile e criteri di esito per ogni attività. Mantieni le descrizioni delle attività abbastanza brevi da leggerle su un telefono.

6. Applicalo per un trimestre, poi rivedilo. Guarda cosa era in ritardo, cosa ha fatto emergere problemi reali e cosa non lo ha mai fatto, e apporta le modifiche.

Quando questa guida non si applica

• Ispezioni obbligatorie per legge. Le norme su antincendio, gas, impianti elettrici, ascensori e sicurezza dell'acqua variano a seconda del paese e dell'edificio. Questa guida non costituisce consulenza legale; segui le normative locali e i tecnici abilitati che hai incaricato.

• Grandi progetti di investimento. Ristrutturazioni, sostituzione degli impianti e pianificazione degli investimenti a lungo termine richiedono un budget e un processo di progetto separati. Un piano preventivo mantiene in funzione gli asset tra un progetto e l'altro.

• Gestione dell'edificio in outsourcing. Se gli impianti dell'edificio sono per contratto di competenza di un locatore o di una società di facility management, concorda chi pianifica e registra ogni controllo prima di creare il tuo elenco.

• Strutture molto piccole. Un affittacamere con poche camere può gestire bene una breve checklist su carta, purché qualcuno ne sia responsabile e registri cosa è stato trovato.

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