Un'app per l'housekeeping è la schermata da cui lavora un addetto ai piani durante il turno: le proprie camere in ordine di priorità, il tipo di pulizia per ciascuna, le note della prenotazione e un modo rapido per contrassegnare una camera come completata o segnalare un guasto con una foto. Una buona app aggiorna la reception non appena una camera è pronta e mostra ogni istruzione nella lingua dell'addetto. La maggior parte delle piattaforme PMS include una vista mobile di base per l'housekeeping, mentre un'app dedicata aggiunge regole, manutenzione e richieste degli ospiti.

Questa guida analizza l'app dal punto di vista dell'addetto: cosa dovrebbe mostrare all'inizio del turno, cosa dovrebbe accadere quando una camera è completata e come capire se la vista nel tuo PMS è ancora sufficiente. Una breve precisazione: Sweeply vende software per l'housekeeping, quindi abbiamo un interesse diretto in questo tema. La checklist è utile a prescindere dallo strumento che sceglierai.

Cos'è un'app per l'housekeeping e chi la usa?

Sostituisce l'elenco cartaceo delle camere, la radio e il gruppo WhatsApp con un'unica fonte di informazioni condivisa su smartphone. Tre gruppi la utilizzano quotidianamente, e ciascuno ha esigenze diverse.

• Gli addetti ai piani hanno bisogno di un elenco breve e chiaro di cosa pulire successivamente e come, leggendo e digitando il meno possibile.

• I supervisori e la governante generale devono assegnare le camere, ispezionare quelle completate e individuare chi è in ritardo prima che si trasformi in un check-in posticipato.

• La reception e la manutenzione hanno bisogno dello stato delle camere in tempo reale senza dover telefonare a nessuno, e di segnalazioni di guasti complete di numero di camera e foto.

Se l'app serve solo uno di questi gruppi, gli altri due torneranno alla radio. Questo è il motivo più comune per cui un'app per l'housekeeping viene abbandonata pochi mesi dopo il lancio.

Cosa dovrebbe mostrare un'app per l'housekeeping all'inizio del turno?

Quando un addetto apre l'app all'inizio della giornata, l'elenco dovrebbe essere già pronto. Nessuno dovrebbe copiare i numeri delle camere da un foglio stampato. Presta attenzione a questi cinque aspetti:

• Camere in un ordine logico. Prima le partenze con arrivi anticipati, poi le altre partenze, quindi le fermate, con l'ordine che si aggiorna man mano che la reception effettua i check-out.

• Il tipo di pulizia corretto per camera. Pulizia di partenza, pulizia di fermata, pulizia a fondo o nessun servizio, per evitare che qualcuno pulisca una camera per cui l'ospite ha richiesto di saltare la pulizia.

• Note di prenotazione rilevanti ai piani. Un letto supplementare, una culla, allergie, un VIP o un late check-out, indicati come un'attività e non nascosti in un campo note generico.

• Non disturbare e servizio rifiutato. Un solo tocco per registrarlo, in modo che il supervisore e la reception lo vedano immediatamente.

• Colori e icone per lo stato. Molti addetti scansionano visivamente invece di leggere, quindi lo stato deve essere chiaro anche senza parole.

La nostra guida su come i software di housekeeping assegnano le camere automaticamente illustra come viene generato e bilanciato l'elenco tra i membri del team.

Cosa dovrebbe succedere quando un addetto tocca "completato"?

È qui che un'app mostra il suo vero valore. Una camera contrassegnata come pulita su carta è utile solo dopo che qualcuno ha portato l'elenco alla reception. In un'app, un solo tocco dovrebbe avviare diverse azioni contemporaneamente. La tabella mette a confronto gli stessi momenti di un turno con e senza un'app.

La segnalazione dei guasti è più importante di quanto sembri. Quando un addetto può fotografare un rubinetto che perde e inviarlo al team di manutenzione in due tocchi, i problemi vengono risolti prima dell'arrivo del prossimo ospite.

Quali sistemi di gestione alberghiera offrono app mobili per l'housekeeping e l'aggiornamento dello stato delle camere?

Molti lo fanno, e vale la pena sapere esattamente cosa offre il tuo prima di acquistare qualsiasi altra cosa. Due esempi tratti dalla documentazione ufficiale dei fornitori:

• Mews. Nell'app di Mews, il personale ai piani può trovare uno spazio, modificarne lo stato e aggiungere un motivo per la modifica. I manager possono assegnare gli spazi ai dipendenti e filtrare per stato, inclusi Pulita, Sporca, Ispezionata, Fuori servizio e Fuori uso.

• Oracle OPERA Cloud. L'app mobile di OPERA Cloud funziona nel browser dello smartphone e consente agli addetti di lavorare dalla propria scheda attività, modificare lo stato delle camere e gestire le attività di manutenzione, a seconda dei controlli OPERA e dei ruoli attivi.

La vista di un PMS è spesso sufficiente per una singola struttura con semplici routine di "pulita" o "sporca". Gli hotel di solito cercano un'app dedicata quando hanno bisogno di regole più avanzate rispetto al solo stato della camera, di un flusso di lavoro per la manutenzione nello stesso posto, delle richieste degli ospiti e della gestione di team multilingue in una sola schermata. Abbiamo messo a confronto queste opzioni in modo più dettagliato nell'articolo Mews housekeeping vs un'app dedicata all'housekeeping.

Qualunque opzione tu stia valutando, queste sono le domande da porre durante una demo:

Come dovrebbe gestire un team multilingue un'app per l'housekeeping?

Tradurre solo i menu non basta. È nelle note che si annidano i rischi: un supervisore scrive "ospite allergico alle piume, usare cuscini sintetici" e l'addetto deve capirlo nella propria lingua. Sweeply traduce l'interfaccia e il testo scritto dallo staff in oltre 30 lingue, così ogni persona legge attività e note nella lingua che preferisce.

Il Volkshotel di Amsterdam gestisce 196 camere con un team di 33 nazionalità diverse su Mews, motivo per cui la lingua era un aspetto fondamentale. Leggi il caso di studio del Volkshotel e la nostra guida su come gestire un team di housekeeping senza una lingua comune.

Un'app per l'housekeeping può ridurre il numero di camere da pulire?

Sì, quando gli ospiti possono scegliere. Se gli ospiti possono rinunciare alla pulizia di fermata dal proprio smartphone e questa scelta compare automaticamente nell'elenco dell'addetto, l'app smette di essere solo un elenco di compiti e inizia a ridurre il carico di lavoro. Sweeply consente di farlo con Guest Connect.

• Íslandshótel, con 18 strutture, risparmia 22.000 ore all'anno, con circa il 70% degli ospiti che ha rinunciato alle pulizie giornaliere. Leggi il caso di studio di Íslandshótel.

• Keahotels, con il PMS GoDo, ha risparmiato 179 ore in un mese, e il 71% degli ospiti ha rifiutato la pulizia giornaliera. Leggi il caso di studio di Keahotels.

• The Views Hotels ha ridotto le attività di pulizia del 60%, con un risparmio pari a 5.370 EUR al mese. Leggi il caso di studio di The Views Hotels.

Le attività possono comparire nell'app senza che nessuno debba digitarle?

Sì. Le note di prenotazione come "richiesta culla" o "asciugamani extra all'arrivo" sono una causa comune di richieste dimenticate, perché qualcuno deve leggerle e trasformarle in attività. Tracey, uno degli agenti IA di Sweeply, legge queste annotazioni dal PMS e le assegna al team competente sotto forma di attività, con un'accuratezza del 99,7%. Presso THE FLAG a Zurigo, con Apaleo, questo consente di risparmiare circa 8 ore a settimana e ha ridotto dell'80% le attività legate ai reclami. Leggi il caso di studio di THE FLAG.

Come capire se la configurazione attuale non è più sufficiente?

Presta attenzione a questi segnali:

• La reception telefona ancora o usa la radio con l'housekeeping più volte ogni ora per verificare lo stato delle camere.

• I supervisori ricompilano l'elenco delle camere a mano ogni mattina.

• I guasti di manutenzione arrivano al team tecnico tramite una chat di gruppo, e nessuno sa quali siano stati risolti.

• I nuovi addetti necessitano di giorni di affiancamento prima di poter utilizzare il sistema.

• Le richieste degli ospiti e le preferenze per le pulizie arrivano attraverso canali che gli addetti non vedono mai.

Woolacombe Bay, su Guestline, ha eliminato più di 50 chiamate al giorno dopo essere passata a un'app per l'housekeeping (caso di studio). BOOK-IT ha ridotto i tempi di comunicazione del 30% (caso di studio).

Come funziona l'app per l'housekeeping di Sweeply?

Sweeply non è un PMS. È il livello operativo che si integra con il tuo PMS, connesso tramite oltre 20 integrazioni PMS, permettendo il passaggio bidirezionale di prenotazioni e stati delle camere. Housekeeping, Manutenzione, Guest Connect e gli agenti IA sono moduli separati che puoi adottare singolarmente o insieme, e gli addetti vedono tutto in un'unica app.

Il prezzo è calcolato per camera vendibile al mese per ciascun modulo, mentre gli spazi non vendibili come hall e corridoi sono gratuiti. Íslandshótel ha integrato 18 strutture in 5 settimane, quindi un'implementazione non deve necessariamente richiedere un'intera stagione. Se stai valutando diversi fornitori, la nostra guida al confronto tra software di housekeeping per hotel spiega come impostare un progetto pilota equo.

Quando questa guida non si applica

• Strutture molto piccole in cui è il proprietario a pulire. Con una manciata di camere e una sola persona che svolge il lavoro, un calendario condiviso potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno.

• Piani senza segnale telefonico o Wi-Fi. Qualsiasi app mobile richiede che il personale possa usare uno smartphone nel luogo in cui lavora. Risolvi prima i problemi di copertura.

• Problemi legati al numero di personale. Un'app riduce i tempi di coordinamento. Non compensa un team semplicemente troppo ridotto per il tasso di occupazione.

• Contratti che impongono gli strumenti. Se un'impresa di pulizie esterna ha l'obbligo di utilizzare il proprio sistema, concorda il passaggio di consegne con loro prima di scegliere il software.

Contatta il nostro team commerciale

Se desideri che i tuoi addetti lavorino con un'unica app che mantiene la reception, la manutenzione e gli ospiti sempre allineati, prenota una chiamata con il nostro team commerciale. Esamineremo il tuo PMS, i tuoi attuali elenchi delle camere e il modo in cui lavora il tuo team oggi.