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Erlendur Steinn Gudnason, CCO
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Il software di housekeeping assegna le camere automaticamente, calcolando il carico di lavoro richiesto per ciascuna in base a crediti, minuti o metratura; suddivide poi le camere in modo che ogni addetto in turno abbia un carico simile, riducendo al minimo gli spostamenti a piedi. Inoltre, rileva lo stato delle camere direttamente dal PMS e riorganizza i piani di lavoro in tempo reale in caso di check-out, arrivi anticipati e assenze.
In breve
• L'assegnazione automatica bilancia il carico di lavoro, non il numero di camere, assegnando un peso a ciascuna stanza in base alla tipologia e al tipo di pulizia. • Crediti, minuti e metratura sono i tre metodi più comuni; la maggior parte degli hotel inizia con i crediti. • A Los Angeles, negli hotel con 60 o più camere, la superficie massima che un addetto può pulire è fissata a 3.500 piedi quadrati (circa 325 mq) per turno di otto ore, con retribuzione raddoppiata in caso di superamento della soglia. • I benchmark indicativi di 12-16 camere per turno sono approssimativi; misura i tuoi tempi effettivi di pulizia utilizzando i timer per le camere. • Excellence Hotels ha eliminato l'assegnazione manuale delle camere dopo aver integrato Sweeply con il proprio PMS VisBook.
I software di housekeeping assegnano le camere automaticamente attribuendo a ciascuna camera un peso in base al lavoro necessario, per poi suddividere le camere in modo che ogni addetto al turno riceva un carico di lavoro simile. Il peso deriva dalla tipologia di camera e dal tipo di pulizia (un checkout richiede più tempo di un riassetto durante il soggiorno) ed è espresso in crediti, minuti o metri quadri. Il software ricava lo stato delle camere in tempo reale dal PMS, raggruppa le camere per piano o zona per ridurre gli spostamenti a piedi e ripianifica durante la giornata man mano che checkout, arrivi anticipati e assenze modificano la situazione.
Un chiarimento prima di iniziare: questo articolo riguarda l'assegnazione delle camere ai camerieri ai piani. L'assegnazione delle camere agli ospiti è un'operazione diversa, svolta nel PMS o da un agente come il room allocation agent di Sweeply.
Perché contare solo il numero di camere è il modo sbagliato di dividere il lavoro?
Perché le camere non sono tutte uguali. Immagina due addetti con 14 camere ciascuno. Uno ha dieci checkout, incluse due suite, distribuiti su tre piani. L'altro ha dodici riassetti durante il soggiorno lungo un unico corridoio. Sulla carta la suddivisione è equa. Nella pratica, un addetto finisce in anticipo e l'altro va in straordinario, la reception aspetta le camere e il supervisore finisce per riorganizzare tutto via radio. Bilanciare l'impegno effettivo anziché il semplice conteggio è il vero scopo dell'assegnazione automatica.
Quali informazioni utilizza l'assegnazione automatica?
Stato della camera dal PMS: partenze, riassetti durante il soggiorno, arrivi, camere libere e camere fuori servizio.
Il tipo di pulizia: checkout, riassetto durante il soggiorno, pulizia profonda o nessuna pulizia perché l'ospite ha rinunciato al servizio.
Tipologia e dimensioni della camera: una suite o un appartamento richiedono più tempo di una camera doppia standard.
Chi è in turno: quanti addetti e quante ore lavora ciascuno.
Zone e piani: mantenere ogni addetto in un'unica area riduce i tempi di spostamento.
Priorità: check-in anticipati, arrivi VIP e camere promesse dalla reception.
Cosa sono i crediti di housekeeping?
Un credito è un'unità di lavoro. A ogni combinazione di tipologia di camera e tipo di pulizia viene assegnato un valore in crediti, e a ogni addetto viene assegnato un obiettivo di crediti per il turno. Il software riempie quindi l'elenco di ciascun addetto fino a raggiungere l'obiettivo. Un'impostazione semplice potrebbe essere simile a questa:
Tipologia di camera e tipo di pulizia | Crediti (esempio) |
|---|---|
Camera standard, riassetto durante il soggiorno | 1 |
Camera standard, checkout | 2 |
Suite o appartamento, checkout | 3 |
Pulizia profonda | 4 |
L'ospite ha rinunciato al servizio per oggi | 0 |
I valori sono solo esemplificativi; ogni struttura deve stabilire i propri. I grandi sistemi funzionano allo stesso modo. OPERA Cloud di Oracle crea i fogli di lavoro in base ai valori in crediti delle camere e a un limite massimo per addetto, sposta le camere in eccesso su un foglio di overflow e può aggiungere crediti di spostamento quando le camere di un addetto si estendono su più piani.
Crediti, minuti o metri quadri?
Metodo | Come funziona | Ideale per |
|---|---|---|
Crediti | A ogni tipologia di camera e tipo di pulizia viene assegnato un punteggio; gli addetti hanno un obiettivo | La maggior parte degli hotel; semplice da configurare e da spiegare |
Minuti | A ogni tipo di pulizia viene assegnata una durata prevista; gli elenchi si riempiono in base alla durata del turno | Strutture che misurano i tempi di pulizia e desiderano prevedere quando terminerà il turno |
Metri quadri (superficie) | La superficie di ogni camera viene conteggiata rispetto a un limite massimo per turno | Luoghi in cui la legge fissa un tetto massimo alla superficie pulita per turno |
La superficie non è un'opzione teorica. Ai sensi della Hotel Worker Protection Ordinance della città di Los Angeles, in vigore da agosto 2022, gli addetti negli hotel con 60 o più camere non possono pulire più di 3.500 piedi quadrati (circa 325 metri quadri) in un turno di otto ore; il limite scende ulteriormente quando puliscono più di cinque camere in partenza o con letti aggiuntivi, e il superamento comporta una retribuzione raddoppiata per l'intera giornata. Altre città californiane hanno tetti simili. Strumenti enterprise come Amadeus HotSOS possono assegnare per crediti, minuti o superficie proprio per questo motivo.
Quante camere dovrebbe pulire una cameriera ai piani per turno?
Fonti di settore indicano spesso da 12 a 16 camere per turno negli hotel a servizio completo, con un checkout che richiede indicativamente da 20 a 35 minuti e un riassetto durante il soggiorno da 15 a 25. È opportuno considerare questi dati come intervalli approssimativi piuttosto che come standard rigidi, poiché le dimensioni delle camere, i servizi, la durata del soggiorno e i tuoi standard di pulizia possono variare notevolmente questi valori. La soluzione migliore è misurare i tuoi: i timer per camera sugli smartphone del personale mostrano quanto tempo richiede effettivamente ogni tipo di pulizia nella tua struttura, rendendo realistici i valori dei crediti.
Cosa succede quando il programma cambia durante la giornata?
Succede sempre. Un ospite fa il checkout in ritardo, la reception promette un arrivo anticipato, qualcuno si assenta per malattia, un ospite che aveva rifiutato il servizio cambia idea. A quel punto i piani cartacei falliscono; un buon software ripianifica. Le camere passano da un elenco all'altro man mano che gli stati cambiano nel PMS, le camere prioritarie scavalcano la coda e il supervisore vede il nuovo orario di fine previsto per ciascun addetto, invece di scoprirlo solo a fine turno.
In che modo Sweeply assegna le camere?
Sweeply Housekeeping assegna le camere automaticamente per zona e carico di lavoro. I crediti di housekeeping distribuiscono le camere in modo efficiente per evitare il sovradimensionamento del personale, il sistema prevede quando finirà il turno di ciascun addetto rendendo visibili gli straordinari in anticipo e i timer in tempo reale registrano l'avanzamento delle pulizie dagli smartphone del personale. Le preferenze degli ospiti registrate tramite l'housekeeping opzionale confluiscono direttamente nel sistema, così la camera dell'ospite che ha rifiutato il servizio viene semplicemente rimossa dall'elenco.
L'effetto è immediato. Gli Excellence Hotels di Stoccolma e Gävle, dove il supervisore di housekeeping impiegava molto tempo per assegnare le camere a mano, hanno eliminato le assegnazioni manuali dopo aver collegato Sweeply al loro PMS VisBook. Il Woolacombe Bay Hotel ha impostato tempi di pulizia stimati per tipologia di camera per rendere le assegnazioni più veloci da configurare e più eque da svolgere.
Come impostare l'assegnazione automatica
Elenca i tipi di pulizia: checkout, riassetto durante il soggiorno, pulizia profonda, ripasso serale ed eventuali tipologie specifiche della struttura.
Cronometra un campione di ciascun tipo di pulizia per ogni tipologia di camera nel corso di una settimana standard.
Converti questi tempi in crediti o minuti e stabilisci un obiettivo per addetto per turno.
Definisci le zone in modo che ogni elenco si sviluppi sul minor numero di piani possibile.
Esegui il test per due settimane, confronta gli orari di fine previsti con quelli effettivi e adatta i valori.
Dove non si applica questa guida
Sweeply vende software di housekeeping, pertanto considera la sezione dedicata al prodotto come una prospettiva di parte. Strutture molto piccole con uno o due addetti potrebbero non aver affatto bisogno dell'assegnazione automatica. Accordi collettivi o normative locali potrebbero imporre quote di camere o limiti di superficie che la tua configurazione deve rispettare, quindi verificali prima di stabilire gli obiettivi. Inoltre, l'automazione bilancia solo il lavoro assegnato: se un turno è a corto di personale, il software ti mostrerà gli straordinari in anticipo, ma non li eliminerà.
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Conclusione
L'assegnazione automatica delle camere funziona quando ogni camera è ponderata in base all'impegno effettivo richiesto, il piano segue lo stato del PMS in tempo reale e gli obiettivi derivano dai tempi di pulizia misurati direttamente da te. Impostando correttamente questi fattori, la ripartizione rimane equa tra partenze, arrivi anticipati e assenze, senza la necessità di riorganizzare tutto al mattino.
Domande frequenti
In che modo il software di housekeeping assegna automaticamente le camere?
Calcola il carico di lavoro di ciascuna camera in base a crediti, minuti o metratura quadrata a seconda della tipologia di camera e di pulizia, rileva lo stato delle camere in tempo reale dal PMS e le assegna in modo che ogni addetto al piano in turno abbia un carico di lavoro simile nel minor numero possibile di zone, ripianificando le attività al variare degli stati.
Cosa sono i crediti di housekeeping?
I crediti sono unità di lavoro. A ogni combinazione di tipologia di camera e tipo di pulizia viene assegnato un valore, ad esempio uno per un riassetto durante il soggiorno e due per una partenza, e a ciascun addetto viene assegnato un obiettivo di crediti per turno. Il software compila ogni elenco fino al raggiungimento dell'obiettivo.
Quante camere dovrebbe pulire una cameriera ai piani per turno in un hotel?
Le fonti del settore indicano spesso dalle 12 alle 16 camere per turno negli hotel a servizio completo, ma dipende dalle dimensioni della stanza, dal tipo di pulizia e dagli standard previsti. Misura i tuoi tempi effettivi di pulizia con un timer e fissa gli obiettivi basandoti su questi dati, piuttosto che su cifre generiche.
Perché l'assegnazione delle camere in base al numero di camere non funziona?
Le camere richiedono un impegno molto diverso. La pulizia di una suite dopo il check-out può richiedere molto più tempo rispetto al riordino di una camera standard durante il soggiorno; pertanto, assegnare lo stesso numero di camere genera carichi di lavoro disomogenei, straordinari per alcuni addetti e ritardi nella consegna delle camere alla reception.
Qual è la differenza tra crediti, minuti e metri quadrati?
I crediti assegnano un valore in punti a ogni camera e tipo di pulizia, i minuti definiscono la durata prevista per ciascun intervento, mentre la metratura calcola la superficie di ogni camera rispetto al limite per turno. La metratura è fondamentale laddove la legge impone un limite massimo di superficie per turno, come a Los Angeles, dove la soglia è di 3.500 piedi quadrati (circa 325 metri quadri) per un turno di otto ore negli hotel con 60 o più camere.