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Thorhildur Edda Gunnarsdottir, CEO
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Aktualisiert
Zehn Anzeichen, die zeigen, wo das Housekeeping im Hotel Zeit, Geld oder Qualität verliert, mit den jeweiligen Kosten und dem Zielzustand. Haken Sie die ab, die Ihnen bekannt vorkommen, und entscheiden Sie anhand Ihrer Punktzahl, was Sie zuerst angehen.
Kurz gesagt
• Die Checkliste umfasst zehn Anzeichen, vom telefonischen Nachfragen des Zimmerstatus bis zu Margen unter Druck. • Die Anzeichen 1 bis 3 sind ein einziges Problem: Der Zimmerstatus erreicht Etage und Rezeption nicht in Echtzeit. • Wenn Gäste über die Reinigung entscheiden und Regeln die Reinigungsart festlegen, entfällt Arbeit, bevor sie beginnt. • Das Woolacombe Bay Hotel hat an arbeitsreichen Tagen 50+ tägliche Abstimmungsanrufe abgeschafft. • Bei Keahotels lehnten Gäste die tägliche Zimmerreinigung in 71 % der Fälle ab, was in einem Monat 179 Stunden einsparte.
Eine Housekeeping-Checkliste für den Hotelbetrieb ist eine schnelle Selbsteinschätzung: zehn Anzeichen, die zeigen, wo Ihr Housekeeping Zeit, Geld oder Qualität verliert. Haken Sie jedes Anzeichen ab, das Ihnen bekannt vorkommt. Drei oder mehr bedeuten meist, dass das Problem darin liegt, wie Informationen zwischen PMS, Rezeption und Etage fließen, und nicht darin, wie hart das Team arbeitet.
Zur Transparenz: Sweeply verkauft Housekeeping-Software für Hotels, wir haben also eine eigene Sicht auf die Lösungen. Die Checkliste selbst funktioniert unabhängig davon, welche Tools Sie nutzen, und die zehn Anzeichen stammen aus der Checkliste, die wir in unserem Webinar mit Keahotels vorgestellt haben.
Wie nutzen Sie diese Checkliste?
Gehen Sie die zehn Anzeichen mit Ihrer Housekeeping-Leitung, einer Etagenaufsicht und jemandem von der Rezeption durch. Alle sehen unterschiedliche Probleme.
Haken Sie ein Anzeichen nur ab, wenn es im letzten Monat tatsächlich vorkam, nicht wenn es vorkommen könnte.
Zählen Sie die Haken und lesen Sie dann, was Ihre Punktzahl bedeutet und welche Punkte Sie zuerst angehen sollten.
Die Housekeeping-Checkliste für den Hotelbetrieb
# | Anzeichen | Was es Sie kostet | So sieht es gut aus |
|---|---|---|---|
1 | Wir fragen den Zimmerstatus per Anruf oder WhatsApp nach | Reinigungskräfte werden unterbrochen, und die Rezeption wartet auf Antworten, die sie längst haben sollte | Der Zimmerstatus wird auf dem Smartphone der Reinigungskraft aktualisiert und erscheint sofort an der Rezeption |
2 | Wir arbeiten mit ausgedruckten Housekeeping-Listen | Die Liste ist veraltet, sobald ein Gast verlängert, früher abreist oder das Zimmer wechselt | Eine Live-Liste aus dem PMS, die sich ändert, wenn sich Reservierungen ändern |
3 | Der Rezeption fehlt ein Echtzeit-Überblick über den Zimmerstatus | Anreisende warten auf Zimmer, die womöglich schon sauber sind, und die Rezeption ruft auf der Etage an, um nachzufragen | Die Rezeption sieht den Reinigungsfortschritt und kontrollierte Zimmer, ohne jemanden anzurufen |
4 | Wir bieten standardmäßig eine tägliche Reinigung (Zwischenreinigung) an | Zimmer werden gereinigt, ob der Gast es möchte oder nicht, und das kostet Arbeitsstunden und Wäsche | Gäste entscheiden selbst, und abgewählte Zimmer verschwinden automatisch von der Liste der Reinigungskraft |
5 | Sprachbarrieren bremsen unseren Betrieb | Anweisungen werden missverstanden oder nicht gelesen, und die Aufsicht muss sich ständig wiederholen | Jede Aufgabe und jede Notiz erscheint in der eigenen Sprache jeder Person |
6 | Wir nutzen Excel für Instandhaltung, Checklisten oder Fundsachen | Niemand weiß, was offen ist, wer zuständig ist oder was beim letzten Mal passiert ist | Mängel, Checklisten und Fundsachen sind nachverfolgte Aufgaben mit einer verantwortlichen Person und einem Verlauf |
7 | Uns fehlen betriebliche Einblicke und Leistungsdaten | Entscheidungen über Personal und Budget beruhen auf Bauchgefühl | Arbeitslast, Durchlaufzeiten und wiederkehrende Mängel sind sichtbar, ohne dass jemand einen Bericht erstellen muss |
8 | Gästeanfragen werden zu langsam bearbeitet | Anfragen stauen sich an der Rezeption, bevor sie die Etage erreichen | Anfragen erreichen als Aufgabe die richtige Person, und der Gast bekommt eine Antwort |
9 | Die Aufsicht legt die Reinigungsart der Zimmer von Hand fest | Jeder Morgen beginnt damit, dass eine Aufsicht zwischen Zwischenreinigung, Wäschewechsel und Abreisereinigung entscheidet | Die Reinigungsarten folgen Ihren Regeln und den PMS-Daten, sodass der Plan steht, wenn das Team ankommt |
10 | Die operativen Margen stehen unter Druck | Kosten für Personal, Wäsche und Überstunden steigen schneller als der Logisumsatz | Sie sehen, wohin die Stunden fließen, und streichen Arbeit, um die Gäste nicht gebeten haben |
Was bedeutet Ihre Punktzahl?
0 bis 2 Haken. Ihre Grundlagen stimmen. Sehen Sie sich die abgehakten Anzeichen einzeln an; meist lassen sie sich schnell beheben.
3 bis 5 Haken. Die Koordination kostet Sie jeden Tag Stunden. Beginnen Sie mit dem Zimmerstatus (Anzeichen 1 bis 3), denn alles andere hängt davon ab.
6 oder mehr Haken. Die Art, wie Arbeit geplant und geteilt wird, muss sich ändern, nicht nur ein einzelnes Tool. Planen Sie das als ein gemeinsames Projekt für Housekeeping, Instandhaltung und Rezeption.
Welche Anzeichen sollten Sie zuerst angehen?
Beginnen Sie mit dem Zimmerstatus. Die Anzeichen 1, 2 und 3 sind dasselbe Problem, von drei Stellen aus gesehen: von der Etage, von der gedruckten Liste und von der Rezeption. Sobald der Zimmerstatus aus dem PMS kommt und über das Smartphone der Reinigungskraft aktualisiert wird, sind Anrufe, Funkverkehr und morgendliche Ausdrucke nicht mehr nötig. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, lesen Sie, wie Sie Rezeption und Housekeeping in Echtzeit verbinden.
Regeln Sie als Nächstes, wie über die Reinigung entschieden wird. Die Anzeichen 4 und 9 bestimmen, wie viel Arbeit das Team jeden Tag hat. Wenn Gäste wählen, ob ihr Zimmer gereinigt wird, und Regeln die Reinigungsart festlegen, entfällt Arbeit, bevor jemand damit beginnt. Unser Leitfaden zum Opt-in-Housekeeping erklärt, wie Hotels es einführen.
Schaffen Sie dann die Tabellen ab. Bei den Anzeichen 5 bis 8 geht es um Aufgaben, die in Excel, in WhatsApp oder im Kopf einzelner Personen stecken. Erst wenn Mängel, Checklisten und Gästeanfragen in einem nachverfolgten Ablauf landen, in der Sprache jeder Person, wird Anzeichen 7 (Daten) überhaupt lösbar. Instandhaltungssoftware für Hotels und Gästeanfragen-Management decken diese Bereiche ab.
Wie sieht die Lösung dieser Anzeichen in echten Hotels aus?
Woolacombe Bay Hotel (Anzeichen 1 und 3): hat an arbeitsreichen Tagen 50+ tägliche Abstimmungsanrufe abgeschafft, und innerhalb eines Monats nutzte das gesamte Team das System.
Keahotels (Anzeichen 4): Im ersten Monat lehnten Gäste die tägliche Zimmerreinigung in 71 % der Fälle ab, was 179 Arbeitsstunden einsparte.
Íslandshótel (Anzeichen 4 und 10): spart in 18 Hotels 22.000 Stunden pro Jahr, wobei rund 70 % der Gäste auf die tägliche Zimmerreinigung verzichten.
Excellence Hotels (Anzeichen 9): hat manuelle Zimmerzuweisungen abgeschafft, nachdem Sweeply mit dem PMS VisBook verbunden wurde.
Volkshotel (Anzeichen 5): betreibt 196 Zimmer mit einem Housekeeping-Team aus 33 Nationalitäten und prüft für Zwischenreinigungen nicht mehr jedes Zimmer von Hand.
BOOK-IT Apartments (Anzeichen 6): hat die Kommunikationszeit seiner Housekeeping-Teamleitung durch den Wechsel auf eine einzige Plattform um rund 30 % reduziert.
Wann diese Checkliste nicht passt
Die Checkliste setzt ein Team voraus, das so groß ist, dass sich die Mitarbeitenden nicht den ganzen Tag sehen. In einem Betrieb mit ein oder zwei Reinigungskräften und einem Inhaber vor Ort können ein Gespräch und eine gedruckte Liste tatsächlich genügen, und mehrere Anzeichen treffen dann nicht zu. Außerdem geht es um den täglichen Betrieb, nicht um Reinigungsstandards: Was ein sauberes Zimmer ausmacht, legen Sie mit Ihrer eigenen Checkliste für die Zimmerkontrolle fest, die Sie parallel nutzen.
Sprechen Sie mit unserem Vertriebsteam
Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam, um Ihre Punktzahl, Ihr PMS und die Module durchzugehen, die die abgehakten Anzeichen beseitigen, und erhalten Sie ein Angebot für Ihren Betrieb. Sweeply wird pro verkaufbarem Zimmer und Monat für jedes Modul berechnet, nicht verkaufbare Flächen sind kostenlos.
Fazit
Die meisten Hotels haken mindestens drei dieser Anzeichen ab, und die meisten davon gehen auf den Zimmerstatus und die Entscheidung über die Reinigung zurück. Beheben Sie diese beiden zuerst, dann lässt sich der Rest leichter erkennen und messen.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in eine Housekeeping-Checkliste im Hotel?
Für den täglichen Betrieb sollte sie abdecken, wie der Zimmerstatus geteilt wird, wie Zimmer zugewiesen und Reinigungsarten festgelegt werden, wie Mängel und Gästeanfragen nachverfolgt werden und ob Sie die Arbeitslast messen können. Diese Checkliste deckt diese zehn Punkte ab.
Woran erkenne ich, ob mein Housekeeping neue Software braucht?
Zählen Sie, wie viele der zehn Anzeichen Sie aus dem letzten Monat wiedererkennen. Drei oder mehr, vor allem Anrufe zum Zimmerstatus und gedruckte Listen, bedeuten meist, dass sich die Koordination rund um das Team ändern muss.
Was sollte im Hotel-Housekeeping als Erstes verbessert werden?
Der Zimmerstatus. Wenn der Status aus dem PMS kommt und über das Smartphone der Reinigungskraft aktualisiert wird, gehen Anrufe auf der Etage, gedruckte Listen und Verzögerungen an der Rezeption gleichzeitig zurück.
Geht es bei dieser Checkliste um Reinigungsstandards?
Nein. Es geht darum, wie Arbeit geplant und geteilt wird. Nutzen Sie sie zusammen mit Ihrer Checkliste für die Zimmerkontrolle, die festlegt, wie ein sauberes Zimmer aussieht.
Funktioniert die Checkliste auch für Apartments und Serviced Apartments?
Ja. Dieselben Anzeichen gelten überall dort, wo ein Team Zimmer oder Apartments reinigt und instand hält, die es nicht alle gleichzeitig im Blick hat, vom Hotel bis zum Serviced Apartment.