Opt-in-Housekeeping ist ein Servicemodell, bei dem ein Gästezimmer während des Aufenthalts nur dann gereinigt wird, wenn der Gast dies ausdrücklich wünscht. Anreisevorbereitung und Abreisereinigung bleiben genau so, wie sie sind. Was sich ändert, ist der Zeitraum während des Aufenthalts – und damit das tägliche Arbeitspensum des Housekeeping-Teams.

Hotels führen dieses Modell aus drei Gründen ein, die sich gegenseitig verstärken: Gäste möchten selbst bestimmen, wer wann ihr Zimmer betritt. Die Kosten für Wäsche, Wasser und Reinigungsmittel sinken mit jeder ausgelassenen Reinigung. Und eine Abteilung, für die es schwer ist, Personal zu finden, profitiert von einem entspannteren, planbareren Arbeitsalltag.

Was ist Opt-in-Housekeeping?

Bei einem Opt-in-Modell findet während des Aufenthalts keine Zwischenreinigung statt, es sei denn, der Gast fordert eine an. Der Gast trifft diese Wahl bei der Buchung, beim Check-in oder während des Aufenthalts. Aus dieser Entscheidung wird eine Aufgabe für das Housekeeping-Team, anstatt eines festen Eintrags im Dienstplan.

Sweeply unterstützt dies über Guest Connect. Die Entscheidung des Gastes geht direkt in derselben Übersicht ein, mit der das Housekeeping-Team bereits arbeitet – samt Zimmernummer, gewünschtem Zeitfenster und etwaigen Notizen. So muss niemand Daten manuell in eine Tabelle übertragen oder per Funk weitergeben.

In der Praxis bedeutet dies einen Wechsel von einer fahrplanbasierten zu einer bedarfsorientierten Zimmerreinigung. Eine leitende Kraft plant nicht mehr pauschal für jedes belegte Zimmer, sondern gezielt für Anreisen, Abreisen und die tatsächlich eingegangenen Anfragen.

Wie unterscheidet sich Opt-in-Housekeeping von Opt-out-Housekeeping?

Beide Modelle bieten dem Gast eine Wahlmöglichkeit. Sie unterscheiden sich jedoch darin, was passiert, wenn der Gast keine Angabe macht – und diese Standardeinstellung bestimmt den Großteil Ihres Arbeitsaufwands.

Opt-out ist die sanftere Umstellung und den Gästen vertrauter, weshalb die meisten Nachhaltigkeitsprogramme damit beginnen. Opt-in bringt die größere betriebliche Veränderung mit sich, da die Standardeinstellung die Entscheidung bereits vorwegnimmt. Unser Begleitartikel über die Einführung von nachhaltigem Housekeeping ohne Reduzierung der Personalstunden beleuchtet, wie sich die Modelle auf die Arbeitsstunden der Housekeeping-Kräfte auswirken und wie diese geschützt werden können.

Warum setzen Hotels auf Opt-in-Housekeeping?

Weil die Zahlen überzeugen und die Gäste das Angebot in einem Ausmaß annehmen, das die meisten Hoteliers unterschätzen.

Bei Íslandshótel mit 18 Häusern in Island entschieden sich 70 % der Gäste gegen die tägliche Zimmerreinigung, wodurch die Gruppe 22.000 Arbeitsstunden pro Jahr einspart. Bei Keahotels gingen die täglichen Reinigungsanfragen um 71 % zurück, was 179 eingesparte Stunden in einem einzigen Monat bedeutete. Bei The Views Hotels auf Madeira mit 750 Zimmern in der gesamten Gruppe sanken die Housekeeping-Aktivitäten um 60 %, wodurch die Häuser monatlich 5.370 EUR sparten.

Aus Zahlen dieser Größenordnung ergeben sich drei entscheidende Vorteile:

Die Umweltbelastung sinkt mit dem Arbeitsaufwand. Eine ausgelassene Reinigung bedeutet: keine gewaschene Wäsche, kein erhitztes Wasser, keine verwendeten Chemikalien und kein eingesetzter Staubsauger. Es ist eine der seltenen Nachhaltigkeitsmaßnahmen, die Kosten senkt statt erhöht.

Dem Betrieb stehen wieder mehr Stunden zur Verfügung. Eingesparte Stunden sind nicht automatisch finanzielle Einsparungen. Sie bedeuten Kapazität – und was Sie damit machen, ist eine Managemententscheidung: gründlichere Abreisereinigungen, überfällige Arbeiten in öffentlichen Bereichen, mehr Qualitätskontrollen oder weniger Schichten für Leiharbeitskräfte in Spitzenzeiten.

Der Druck auf eine Abteilung mit Personalmangel sinkt. Die American Hotel & Lodging Association berichtete, dass 72 % der Hotels nach wie vor mit Personalengpässen zu kämpfen haben. Die Reduzierung der Zimmeranzahl, die ausnahmslos jeden Tag gereinigt werden müssen, ist einer der wenigen Hebel, der das Problem an der Wurzel anpackt, anstatt ein unterbesetztes Team zu immer höherem Tempo anzutreiben.

Auch die Gäste profitieren spürbar: Sie behalten ihren eigenen Tagesrhythmus bei, müssen in der Lobby nicht warten, bis der Reinigungswagen den Flur geräumt hat, und ihre Privatsphäre ist der Standard – nicht die Ausnahme auf Anfrage.

Wie führt man Opt-in-Housekeeping ein?

Betrachten Sie es als operatives Projekt, nicht als simplen Hinweis auf einem Türanhänger. Diese Vorgehensweise eignet sich sowohl für Einzelbetriebe als auch für Hotelgruppen:

1. Modell und Mindeststandard festlegen. Verantwortlich: General Manager mit leitender Housekeeping-Kraft. Dauer: 1 Woche. Entscheiden Sie zwischen Opt-in oder Opt-out, ob es eine Belohnung gibt und welcher Service in jedem Fall garantiert wird (z. B. eine Vollreinigung nach jeder dritten Nacht bei längeren Aufenthalten).

2. Wichtige Kennzahlen bestimmen. Verantwortlich: Operations Manager. Dauer: 2 Tage. Annahmequote, Reinigungen pro belegtem Zimmer, Minuten pro Abreisereinigung und vertragliche Arbeitsstunden pro Reinigungskraft. Erfassen Sie vorab eine Ausgangsbasis, da Sie spätere Erfolge sonst nicht belegen können.

3. Gästeauswahl mit der Aufgabenliste verknüpfen. Verantwortlich: Systemverantwortlicher. Dauer: 1 Tag. Sweeply ist bei einem unterstützten PMS innerhalb von 24 Stunden einsatzbereit und verbindet sich mit über 20 PMS-Plattformen. So landet die Entscheidung des Gastes ohne manuelle Dateneingabe direkt als Aufgabe beim Housekeeping.

4. Team für Ausnahmefälle schulen. Verantwortlich: leitende Housekeeping-Kraft. Dauer: 1 bis 2 Tage. Der Großteil der Schulung entfällt darauf, was passiert, wenn ein Gast seine Meinung ändert, wie mit Zimmern umzugehen ist, die mehrere Tage in Folge nicht gereinigt wurden, und wie eskaliert werden soll. Unser Leitfaden zum Thema Change Management im Gastgewerbe behandelt die kommunikative Seite.

5. Zeitaufwand für Abreisereinigungen neu kalkulieren. Verantwortlich: leitende Housekeeping-Kraft. Dauer: ab Woche 1, danach fortlaufend. Zimmer, die mehrere Tage nicht gereinigt wurden, erfordern bei der Abreise mehr Zeit. Planen Sie diese Minuten ein, bevor die Annahmequote steigt – nicht erst, wenn das Team zwei Wochen lang in Verzug geraten ist.

6. Überprüfung nach 30 und 90 Tagen. Verantwortlich: General Manager. Dauer: jeweils ein halber Tag. Vergleichen Sie die Daten mit den Ausgangswerten und passen Sie den Mindeststandard an, falls das Feedback der Gäste zeigt, dass die Standardeinstellung zu weit gefasst war.

Wann Opt-in-Housekeeping die falsche Wahl ist

Es ist nicht für jeden Betrieb die richtige Standardeinstellung. Wer das ignoriert, riskiert, dass entsprechende Initiativen nach sechs Monaten wieder eingestellt werden.

Häuser mit einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von einer oder zwei Nächten können kaum profitieren, da es kaum Zwischenreinigungen gibt, die entfallen könnten. Luxus- und Resorthotels, die den täglichen Service als festen Bestandteil ihres Produkts verkaufen, schaden diesem Produkt, wenn sie ihn streichen – auch wenn Turndown-Service oder Handtuchwechsel weiterhin optional angeboten werden können. Betriebe, die strengen Hygiene- oder Wellness-Standards unterliegen, müssen zudem feste Kontrollintervalle einhalten, die das Modell berücksichtigen muss.

Darüber hinaus gibt es personelle Konsequenzen, die mehr Aufmerksamkeit verdienen, als ihnen meist geschenkt wird: Sinkt der Bedarf an täglichen Reinigungen und ändert sich sonst nichts, sinken damit auch die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden, die diese Arbeit verrichten. Dies ist eine Managemententscheidung, kein reines Software-Ergebnis – und kein Tool nimmt Ihnen diese Entscheidung ab.

Schließlich ist Sweeply eine operative Ebene auf Ihrem PMS, aber kein PMS und keine Buchungsmaschine. Wenn Sie möchten, dass die Housekeeping-Auswahl direkt im Buchungsprozess erscheint, ist dieser Schritt Sache Ihres PMS- oder Booking-Engine-Anbieters.

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Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Vertriebsteam, um über Ihren Betrieb, Ihr PMS und die benötigten Module zu sprechen und ein individuelles Angebot für Ihr Setup zu erhalten. Die Abrechnung von Sweeply erfolgt pro verkaufbarem Zimmer, pro Monat und pro Modul. Nicht verkaufbare Flächen sind kostenfrei.