Et vedligeholdelsessystem til hoteller i en hotelkæde skal give én fælles måde at melde fejl, planlægge tilbagevendende opgaver og måle reaktionstider på tværs af alle hoteller, mens hvert hotel beholder sine egne teknikere og prioriteter. Sweeply giver hotelkæder det lag oven på deres PMS: hvert hotel har sin egen vedligeholdelsestavle, og kædens hovedkontor ser de samme data for dem alle ét sted.

Denne guide forklarer, hvad der ændrer sig, når vedligeholdelsen går fra ét hotel til fem, ti eller atten, hvilke funktioner der betyder noget på kædeniveau, og hvordan du udruller et system uden at forstyrre de hoteller, der allerede fungerer godt. Oplysning: Sweeply sælger software til hotelvedligeholdelse, så læs kriterierne nedenfor med det i baghovedet, og test dem mod ethvert system, du overvejer.

Hvorfor har en hotelkæde brug for en anden vedligeholdelsesopsætning end et enkelt hotel?

På et enkelt hotel kender den tekniske chef som regel hver kedel, hver elevator og hver dryppende hane udenad. Fejl kommer ind via telefon, radio eller en seddel i receptionen, og teamet udbedrer dem i den rækkefølge, der giver mening den dag. Det uformelle system fungerer ofte, indtil hotellet bliver en del af en kæde, eller kæden får flere hoteller.

På kædeniveau går tre ting i stykker. For det første kan ingen sammenligne hotellerne, fordi hvert hotel registrerer fejl forskelligt eller slet ikke. For det andet ligger tilbagevendende opgaver som eftersyn af branddøre, logning af vandtemperatur og udskiftning af ventilationsfiltre i separate regneark, så kæden kan ikke se, hvad der er forsinket. For det tredje bliver viden hos de enkelte teknikere: når én af dem stopper, forsvinder historikken for alle de anlæg, vedkommende har passet, sammen med dem.

Et vedligeholdelsessystem til en kæde løser det ved at give alle hoteller den samme struktur (de samme kategorier, prioriteter og værelsesstatusser), mens hvert hotel frit kan styre sin egen dag.

Hvad skal et vedligeholdelsessystem til en hotelkæde indeholde?

Tabellen nedenfor viser de funktioner, der betyder mest, når du driver vedligeholdelse på tværs af flere hoteller, og hvorfor hver af dem betyder mere på kædeniveau end på et enkelt hotel.

Hvis du vil have målingerne bag de sidste rækker, forklarer vores guide til KPI'er for hotelvedligeholdelse reaktionstid, andelen af fejl løst i første forsøg og de andre tal, der er værd at følge pr. hotel.

Hvilken software vælger vedligeholdschefer, når de skal erstatte regneark?

Vedligeholdschefer i Danmark, Sverige og Norge søger efter præcis dette, når de lægger regnearkene bag sig. Det ærlige svar er, at der findes to familier af værktøjer: et generelt CMMS (computerbaseret system til vedligeholdelsesstyring), bygget til fabrikker og bygningsdrift, og driftssoftware til hoteller, der behandler vedligeholdelse som en del af det daglige hotelarbejde.

Et CMMS er stærkt til anlægsregistre, reservedele og langsigtet investeringsplanlægning. Driftssoftware til hoteller er stærk i koblingen til værelser, gæster, housekeeping og PMS'et. Mange hotelkæder oplever, at det daglige arbejde (et ødelagt brusebad på værelse 214, en gæsteklage over varmen) betyder mere for omsætningen end et detaljeret reservedelsregnskab. Vi sammenligner de to grundigt i software til hotelvedligeholdelse vs. CMMS.

Uanset hvilken familie du vælger, skal du tjekke, at den kan erstatte regnearket for tilbagevendende opgaver og ikke kun for akutte fejl. Hvis de planlagte eftersyn stadig ligger i Excel efter udrulningen, har kæden to systemer, og det overblik, du ønskede, opstår aldrig.

Hvordan standardiserer du vedligeholdelsen uden at tage kontrollen fra det enkelte hotel?

De kæder, der får mest ud af et fælles system, bliver enige om en lille fælles kerne og lader resten være lokalt. En praktisk opdeling ser sådan ud:

• Fælles for hele kæden: fejlkategorier (VVS, el, ventilation, møbler, sikkerhed), prioritetsniveauer, definitionen af out of order og out of service samt de tilbagevendende eftersyn, der kræves af hensyn til sikkerhed og lovkrav.

• Besluttes af hvert hotel: hvem der modtager hvilke opgaver, vagtmønstre, hvilke lokale håndværkere der skal ringes til, og ekstra tilbagevendende eftersyn for anlæg, som kun det hotel har, for eksempel en sauna, en pool eller et skirum.

• Ejes af hovedkontoret: rapportering, skabelonen for nye hoteller og beslutninger om, hvor der skal investeres, når dataene viser, at det samme anlæg svigter igen og igen.

Opdelingen gør det også hurtigere at tilføje et hotel. Det nye hotel starter fra kædens skabelon i stedet for at bygge sine egne lister. En komplet tjekliste over tilbagevendende opgaver finder du i vores plan for forebyggende vedligeholdelse på hoteller.

Hvordan udruller en kæde et vedligeholdelsessystem på mange hoteller?

En udrulning i en hotelkæde fungerer bedst i bølger, ikke på én gang. Trinene nedenfor følger det mønster, vi ser i vellykkede projekter:

1. Vælg et pilothotel. Vælg et hotel med en engageret teknisk chef og en typisk blanding af værelser og anlæg, ikke det nyeste eller det sværeste.

2. Bliv enige om den fælles kerne. Skriv de fælles kategorier, prioriteter og tilbagevendende eftersyn ned, før piloten starter, så du tester kædens skabelon og ikke ét hotels vaner.

3. Forbind PMS'et. Værelsesstatus og værelser ude af drift bør synkroniseres fra dag ét, ellers bliver receptionen ved med at bruge den gamle kanal.

4. Tag housekeeping med. Rengøringsassistenterne finder de fleste fejl. Giv dem en måde at melde dem på med ét tryk fra deres egen værelsesliste.

5. Mål i fire uger. Sammenlign reaktionstider og antallet af meldte fejl før og efter. Flere meldte fejl er som regel gode nyheder: de var der hele tiden.

6. Udrul i grupper af hoteller. Brug pilotteamet som undervisere for de næste hoteller.

Vores guide til, hvordan du udruller driftssoftware på tværs af en hotelkæde, gennemgår forandringsledelsen mere detaljeret.

Hvordan ser det ud i praksis?

Íslandshótel driver 18 hoteller på Sweeply. Kæden kom i gang på 5 uger og sparer 22.000 timer om året på tværs af afdelinger, fordi housekeeping, vedligeholdelse og reception deler ét opgaveflow i stedet for radioer og telefonopkald. I Norden bruger Excellence Hotels Sweeply sammen med VisBook, et PMS, der er udbredt i Norden; se vores VisBook-integration for, hvad der synkroniseres.

Specifikt på vedligeholdelsessiden har Lifestyle Hotel Vitar flyttet fejlmeldingen over til fotos sendt fra en telefon med ét fælles opgaveoverblik for housekeeping og vedligeholdelse, og Volkshotel oplever hurtigere reparationer, siden medarbejderne begyndte at registrere fejl i det samme system. I en kæde gentager de samme gevinster sig på hvert hotel, og dataene bliver endelig sammenlignelige.

Hvor denne guide ikke gælder

• Kæder, hvis vigtigste vedligeholdelsesarbejde er store anlægsprojekter (tagudskiftninger, totalrenoveringer) styret af et eksternt selskab, der forvalter bygningerne, har stadig brug for et projekt- eller bygningsforvaltningsværktøj til det arbejde.

• Meget små kæder med to hoteller og én fælles tekniker kan klare sig med en simpel fælles opgaveliste i en periode.

• Kæder, der lejer bygninger, hvor udlejeren har ansvaret for de tekniske installationer, bør aftale med udlejeren, hvilke fejl der går hvorhen, før de vælger et system.

Tal med vores salgsteam

Hvis du driver vedligeholdelse på tværs af flere hoteller og vil have ét overblik over fejl, tilbagevendende eftersyn og reaktionstider på hvert hotel, så book et opkald med vores salgsteam, og vi viser dig, hvordan Sweeply Maintenance fungerer for en hotelkæde.