For at udrulle driftssoftware på tværs af en hotelgruppe uden at forstyrre driften, skal du starte med ét repræsentativt pilothotel, standardisere den håndfuld ting, der skal være ens overalt, og lade hvert enkelt hotel bevare kontrollen over resten. Uddan først supervisorerne, så de kan oplære deres egne teams, udrul i bølger af hoteller, der fungerer ens, og følg ibrugtagningen for hvert hotel uge for uge. Gjort på denne måde kan en gruppe gå i luften på uger frem for kvartaler: Íslandshótel udrullede Sweeply på alle sine 18 hoteller på blot fem uger.

Denne guide handler om gruppeniveauet. Hvad angår den menneskelige side af en enkelt udrulning, se vores guide til forandringsledelse, og for den tekniske første måned på et enkelt hotel, se vores 30-dages integrationsplan.

Hvorfor går udrulninger i hotelgrupper i stå?

Sjældent på grund af softwaren. Udrulninger i grupper går i stå af tre forudsigelige årsager. Pilottesten lykkes på flagskibet, hvor den mest engagerede leder arbejder, og fejler derefter på hoteller, der slet ikke ligner det. Hvert hotel får lov til at konfigurere værktøjet på sin egen måde, så efter seks måneder har gruppen tolv systemer, der tilfældigvis deler et login. Og medarbejderne i frontlinjen er trætte af forandringer: Gartner fandt ud af, at medarbejdernes villighed til at støtte organisatoriske forandringer faldt fra 74 % i 2016 til 38 % i 2022, mens antallet af planlagte forandringer, den gennemsnitlige medarbejder gennemgik, steg fra to til ti.

Løsningen på alle tre er den samme: beslut centralt, hvad der skal være ens, kør pilotprojektet, hvor driften er typisk, og gør den nye måde lettere end den gamle lige fra det første vagtskifte.

Hvad bør være ens på tværs af alle hoteller?

Standardiser det, du har brug for at sammenligne, rapportere om eller overdrage mellem hoteller. Overlad resten til de enkelte hoteller, for hoteller er forskellige, og personalet yder modstand mod regler, der ignorerer deres bygning.

Sprog er det ene område, du ikke behøver at standardisere. Hvis værktøjet oversætter både brugerfladen og de noter, kollegerne skriver, kan hver person arbejde på sit eget sprog. Sweeply understøtter 30+ sprog, hvilket er vigtigt for grupper, hvis hoteller beskæftiger medarbejdere af forskellige nationaliteter.

Hvordan vælger du pilothotellet?

• Vælg et typisk hotel, ikke det nemmeste. Det bør køre dit mest almindelige PMS, have et normalt miks af værelsestyper og et normalt team.

• Vælg et hotel med en intern fortaler (champion). En oldfrue/housekeeping-chef eller driftsleder, der ønsker forandringen, vil løse problemer, du ellers ville skulle eskalere.

• Undgå højsæsonen. Et pilotprojekt i den travleste måned måler stress, ikke værktøjet.

• Aftal succeskriterierne på forhånd. For eksempel: 90 % af opgaverne udført i appen, den gamle WhatsApp-gruppe lukket, og tiden fra fejlmelding til udbedring målt i fire uger.

I hvilken rækkefølge bør resten af gruppen udrulles?

Udrul i bølger af hoteller, der fungerer ens, og ikke i geografisk rækkefølge. Hver bølge genbruger konfigurationen fra den foregående.

Blandede PMS-miljøer er almindelige i grupper, der er vokset gennem opkøb. Et driftslag, der forbinder til flere PMS-platforme, lader hvert hotel arbejde på samme måde, selv når reservationerne ligger i forskellige systemer. Sweeply integrerer med mere end 20 PMS-platforme, som er oplistet på integrationssiden.

Hvordan oplærer du frontlinjeteams i stor skala?

Uddan først supervisorerne, og lad dem derefter oplære deres egne teams. Det kan skaleres, det forankrer ekspertisen i bygningen, og personalet lærer fra en person, de allerede har tillid til. Det var sådan, Íslandshótel gennemførte træningen på tværs af 18 hoteller. Hold sessionerne korte og på den telefon, personalet rent faktisk skal bruge, og giv folk appen på deres eget sprog fra dag ét.

Ibrugtagningen går som regel hurtigere, end lederne frygter. På Woolacombe Bay Hotel var et team med et bredt aldersspænd i fuld gang inden for en måned. På THE FLAG i Zürich klarede Resident Manageren en vagts værelsestildelinger på fem minutter den første dag, en opgave, der tidligere tog langt længere tid.

Hvordan måler du ibrugtagningen hotel for hotel?

Overordnede gruppedashboards slører hoteller, der halter bagefter. Følg en kort liste over målepunkter for ibrugtagning for hvert hotel ugentligt under udrulningen:

Hvordan ser en gruppeudrulning ud i praksis?

• Íslandshótel, med 18 hoteller i Island, erstattede et mix af Trello, Slack og deres PMS med én platform, onboardede hvert hotel på fem uger og sparede 22.000 timer på et år.

• Glück Auf Appartements driver 125 ferielejligheder fordelt på 11 lokationer i fem tyske byer via et enkelt setup på Apaleo, efter at have vinket farvel til Excel-ark og WhatsApp-grupper.

• BOOK-IT Apartments administrerer mere end 200 lejligheder på tværs af flere lokationer uden en døgnbemandet reception, og deres teamleder for housekeeping reducerede tidsforbruget på kommunikation med omkring 30 %.

• Excellence Hotels samlede et hotel og tre lejlighedshoteller i Stockholm og Gävle i én fælles arbejdsgang og fik sat en stopper for manuelle værelsestildelinger.

Hvor denne guide ikke gælder

Sweeply sælger driftssoftware, så læs eksemplerne med det for øje. Franchisedrevne hoteller kan være bundet af systemer, der er påkrævet af brandet, og i så fald er gruppebeslutningen ikke op til dig. I flere europæiske lande kan indførelsen af et system, der registrerer medarbejdernes arbejde, kræve høring af et samarbejdsudvalg eller tillidsrepræsentanter, så undersøg de lokale regler, før du fastsætter datoer. Og hvis hotellerne drives efter meget forskellige driftsmodeller, kan en enkelt standard gøre mere skade end gavn: standardiser mindre, ikke mere.

Tal med vores salgsteam

Book en samtale med vores salgsteam for at drøfte dine hoteller, dit PMS og de moduler, du har brug for (herunder hvor mange hoteller du planlægger at udrulle), og få et pristilbud til din gruppe.