Software til hotelvedligeholdelse er bygget op omkring værelser, gæster og PMS'et, mens et CMMS (computerised maintenance management system, et it-system til styring af vedligeholdelse) er bygget op omkring aktiver, tekniske anlæg og reservedele. De fleste hoteller har brug for den første type til daglige reparationer og fejlmeldinger, og Sweeply Maintenance er et eksempel: medarbejderne melder en fejl fra telefonen, den når frem til den rette tekniker, og værelsesstatus følger med housekeeping og PMS'et.

Denne guide forklarer, hvor hver type værktøj passer ind, hvad et vedligeholdelsesværktøj til hoteller bør kunne på en almindelig vagt, og hvordan du afgør, om du også har brug for et CMMS. Sweeply sælger driftssoftware til hoteller, herunder et vedligeholdelsesmodul, så læs den med det i baghovedet.

Hvad er forskellen på software til hotelvedligeholdelse og et CMMS?

Et CMMS stammer fra fabrikker, hospitaler og facility management. Udgangspunktet er aktivet: hver kedel, pumpe, elevator og ventilationsanlæg får en registrering, en servicehistorik, en forebyggende plan og en liste over reservedele. Den model fungerer godt, når den dyre risiko er, at en maskine svigter.

På et hotel starter det meste vedligeholdelsesarbejde et andet sted. En gæst melder, at bruseren løber langsomt ud, en rengøringsassistent opdager en ødelagt lampe, receptionen skal have værelse 214 klar igen før en sen ankomst. Arbejdsenheden er værelset, udløseren er ofte en person, og fristen sættes af næste check-in. Software til hotelvedligeholdelse er designet til det flow, så den forbinder til PMS'et, ved hvilke værelser der er optaget eller har ankomst, og deler én opgaveliste med housekeeping og receptionen.

Hvilken software til hotelvedligeholdelse kigger hoteller i Tyskland, Østrig og Schweiz efter?

Hotelejere i DACH-regionen søger typisk efter software til Hotelinstandhaltung, når fejlbogen på papir eller et delt regneark ikke længere slår til. Spørgsmålene bag den søgning er som regel praktiske: kan housekeeping melde en fejl på deres eget sprog, ser teknikeren værelsesnummeret og et foto, og ved receptionen, hvornår et værelse, der er ude af drift, er klar igen.

To lokale forhold er vigtige. For det første er teams flersprogede, så værktøjet skal fungere på det sprog, hver enkelt læser bedst; Sweeply oversætter brugerfladen og tekst skrevet af personalet til 30+ sprog. For det andet er sikkerhedstjek reguleret. I Tyskland kræver eksempelvis drikkevandsforordningen (TrinkwV, § 31), at mange større varmtvandsanlæg med brusere testes for legionella mindst hvert tredje år ved erhvervsmæssig forsyning og mindst én gang om året ved offentlig aktivitet, så tilbagevendende opgaver med registrering af, hvem der gjorde hvad, er nyttig dokumentation. Tjek med din lokale sundhedsmyndighed, hvilket interval der gælder for dit hotel.

Mange hoteller i DACH-regionen kører et cloudbaseret PMS som Apaleo eller Mews. Et vedligeholdelsesværktøj, der læser værelser og status direkte fra PMS'et, sparer dig for at holde to værelseslister. Se Apaleo-integrationen for, hvordan det fungerer med Sweeply.

Hvad bør software til hotelvedligeholdelse kunne på en almindelig vagt?

Bedøm ethvert værktøj ud fra, hvad der sker, fra en fejl bliver opdaget, til en gæst går ind på et værelse, hvor alt virker. Det er disse trin, der tæller:

• Meld fejl på sekunder. Alle på vagt vælger værelset, vælger en fejltype og tilføjer et foto fra telefonen. Hvis det tager længere tid at melde fejlen end at finde teknikeren på gangen, holder folk op med at bruge det.

• Send til den rette person. Opgaven skal gå til teknikeren med de rette kompetencer og den nødvendige tid, ikke til en fælles indbakke, som nogen tjekker to gange om dagen.

• Vis værelsets kontekst. Teknikeren skal vide, om værelset er optaget, har ankomst eller allerede er ude af drift, så de hastende opgaver kommer først.

• Luk sløjfen med housekeeping. Når en reparation er færdig, skal housekeeping og receptionen se det med det samme, så værelset kan gøres rent og sælges igen.

• Planlæg tilbagevendende tjek. Forebyggende opgaver som at gennemskylle ubrugte brusere eller teste røgalarmer skal gentages efter en plan og efterlade en registrering. Vores forebyggende vedligeholdelsesplan for hoteller viser, hvad du skal tjekke, og hvor ofte.

• Rapportér på det, der bliver ved med at gå i stykker. Reaktions- og løsningstider, fejl pr. værelse og tilbagevendende fejl viser dig, hvor du skal bruge dit vedligeholdelsesbudget.

Sweeplys software til hotelvedligeholdelse dækker disse trin: øjeblikkelig fejlmelding med foto og placering, automatisk fordeling efter kompetencer og tilgængelighed, tilbagevendende forebyggende opgaver, live sporing af sager og rapportering pr. enhed med reaktions- og løsningstider.

Hvornår har et hotel også brug for et CMMS?

Et CMMS gør sig fortjent til sin plads, når de tekniske anlæg i sig selv er den største risiko og den største omkostning. Typiske tegn:

• Du driver et stort resort, spa eller konferencecenter med central varmecentral, pools, køkkener og elevatorer, der kræver detaljerede aktivhistorikker.

• Dit tekniske team styrer et reservedelslager og indkøb og har brug for lagerbeholdninger koblet til arbejdsordrer.

• Forsikringsselskaber, ejere eller myndigheder kræver vedligeholdelsesregistreringer på aktivniveau i et bestemt format.

Selv da erstatter et CMMS sjældent flowet på værelsesniveau. Housekeeping har stadig brug for en hurtig måde at melde en dryppende vandhane på, og receptionen skal stadig vide, hvornår værelse 214 er klar igen. Mange større hoteller beholder derfor et CMMS til de tekniske anlæg og bruger driftssoftware til hoteller til værelser, gæster og daglige fejl.

Hvordan bruger hoteller Sweeply til vedligeholdelse i praksis?

På Lifestyle Hotel Vitar melder medarbejderne fejl med et foto, og alle arbejder ud fra ét fælles opgaveoverblik på Rentlio. På Volkshotel i Amsterdam, med 196 værelser på Mews, opnåede teamet mere effektive processer og hurtigere reparationer inden for fire måneder efter skiftet til Sweeply.

Den samme opgavemotor håndterer også arbejde, der udspringer fra gæsterne. På THE FLAG Zurich, som kører på Apaleo, melder teamet om 80 % færre klagerelaterede opgaver, og AI-agenten Tracey, der omdanner reservationsbemærkninger til opgaver, sparer mere end 8 timer om ugen. Læs mere om Sweeplys AI-agenter.

Hvordan vælger du software til hotelvedligeholdelse?

Brug disse spørgsmål i en demo eller prøveperiode, og bed om at se hvert punkt på en rigtig telefon:

Sweeply prissættes pr. salgbart værelse pr. måned pr. modul, og ikke-salgbare arealer som kontorer eller fællesområder er gratis. Det forbinder til 20+ PMS, som er listet på integrationssiden, og kan også køre uden PMS-forbindelse. Hvis du også styrer housekeeping på papir eller i en separat app, så se på housekeeping-software til hoteller på samme platform, så én opgaveliste dækker begge teams.

Hvor denne guide ikke gælder

Denne guide forudsætter et hotel, et aparthotel eller en virksomhed med serviced apartments, hvor det meste vedligeholdelsesarbejde er knyttet til værelser. Den passer mindre godt, hvis din hovedopgave er at drive tunge tekniske anlæg, som et hospitalslignende kompleks, en stor central energicentral eller et anlæg med et fuldt teknisk lager, hvor aktivregistreringer og reservedelslager styrer arbejdet. Den dækker heller ikke juridisk rådgivning om sikkerhedsinspektioner: brug den som udgangspunkt, og bekræft reglerne for dit land, din delstat eller din kanton hos den ansvarlige myndighed.

Tal med vores salgsteam

Hvis du vil se, hvordan fejlmeldinger, forebyggende tjek og værelsesstatus kan arbejde sammen på dit hotel og i dit PMS, så book et opkald med vores salgsteam.