Todos os hotéis perdem as mesmas horas nos mesmos três sítios. Um relatório de avaria chega como uma frase em vez de uma tarefa. O pedido de um hóspede fica em fila atrás de três check-ins na receção. E a lista de tarefas de limpeza divide os quartos de forma igual quando os quartos não têm nada de igual. Os lançamentos recentes da Sweeply abordam cada um destes pontos diretamente, e é assim que funcionam.

Por que motivo os relatórios de avarias demoram tanto tempo a chegar à pessoa certa?

Porque a maioria é escrita em texto livre, e o texto livre tem de ser lido, interpretado e encaminhado antes que alguém possa agir. "Algo de errado com o ar condicionado no 214" é uma mensagem. Não é uma tarefa com um departamento, uma categoria, um responsável e um prazo.

As Categorias Dinâmicas de Problemas substituem isso por relatórios estruturados. O alojamento define os seus próprios campos, normalmente Departamento, Objeto e Problema, para que uma empregada de andares comunique uma avaria em poucos toques: Manutenção, Ventoinha, Avariada. A tarefa é encaminhada diretamente para a equipa responsável e fica visível para todos os que precisam de a ver.

• Os campos personalizados refletem os departamentos e equipamentos que realmente possui

• A comunicação de avarias demora alguns toques em vez de um parágrafo

• A atribuição é automática e visível para os membros relevantes da equipa

• Os dados saem limpos e consistentes, para que possam ser exportados e analisados

O segundo benefício torna-se mais importante com o tempo do que o primeiro. Uma vez que as avarias são categorizadas sempre da mesma forma, consegue ver que objeto falha mais frequentemente e em que quartos, o que serve de base para uma manutenção preventiva em vez de mais uma reparação reativa. A visão geral completa encontra-se na página da nossa aplicação de manutenção para hotéis.

Como podem os hóspedes fazer pedidos sem passar pela receção?

O Guest Connect é um portal móvel, acessível através da leitura de um código QR ou da abertura de uma ligação associada à reserva. Não há nenhuma aplicação para descarregar nem conta para criar. A partir dele, o hóspede pode solicitar comodidades como almofadas adicionais ou a reposição do minibar, dispensar ou reagendar a limpeza do quarto ou comunicar um problema como uma torneira a pingar. Os pedidos sincronizam-se imediatamente com a Sweeply e alertam a equipa em tempo real.

O ganho não é apenas rapidez. É o facto de a receção deixar de funcionar como uma central telefónica durante o pico de check-in. E a opção de dispensar uma limpeza revela-se mais vantajosa do que parece:

Estes são clientes da própria Sweeply e os seus próprios estudos de caso publicados, pelo que devem ser lidos como prova primária e não como uma estimativa do setor. O funcionamento do lado do hóspede encontra-se na página do Guest Connect.

Como tornar a carga de trabalho do serviço de limpeza justa?

Medindo o esforço em vez de contar quartos. Uma suite demora mais tempo do que um quarto individual. Uma limpeza de saída não é uma arrumação durante a estadia. Um piso com seis saídas é um dia diferente de um piso com duas, mesmo que ambos surjam como seis quartos numa lista.

Os créditos permitem que um gestor atribua um valor a cada tarefa com base na dificuldade, tempo ou localização, e depois veja a carga total por pessoa ou por área em tempo real. O trabalho pode ser redistribuído a meio do turno quando os números se afastam, e os mesmos dados servem de base para planear a distribuição de pessoal do mês seguinte. A atribuição automática de quartos e o estado dos quartos em tempo real são explicados na página do nosso software de housekeeping para hotéis.

Procura software de rotas de limpeza ou uma aplicação de housekeeping para a sua equipa? Leia como o software de housekeeping atribui quartos automaticamente para conhecer a lógica das rotas, e o que uma aplicação de limpeza para funcionários de hotel deve fazer durante o turno para a perspetiva da empregada de andares.

1. Defina os valores de crédito para os seus tipos de tarefas. Responsável: gestor de limpeza, com a integração da Sweeply. Duração: meio dia, uma única vez.

2. Distribua o trabalho do dia como habitualmente. Responsável: supervisor de piso. Duração: minutos, com a Sweeply a mostrar o total acumulado por pessoa.

3. Reequilibre durante o turno. Responsável: supervisor de piso. Duração: segundos por alteração.

4. Reveja a semana. Responsável: governanta-geral / responsável de limpeza. Duração: 30 minutos, e o resultado alimenta a escala do mês seguinte.

O impacto na moral da equipa é o ponto principal. Quando a divisão é visível e justificada, a discussão sobre quem ficou com o piso mais difícil deixa de existir. Saiba mais sobre o dia a dia deste processo em melhorar a colaboração e a comunicação no serviço de limpeza.

A equipa tem de trabalhar em inglês?

Não. A Sweeply suporta mais de 30 idiomas na versão web e móvel, e traduz tanto a interface como o conteúdo que as pessoas escrevem entre si, pelo que uma nota escrita por um supervisor num idioma é lida por uma empregada de andares noutro. O lançamento mais recente adicionou cinco: dinamarquês, sueco, norueguês, neerlandês e búlgaro.

Isto é ainda mais importante onde a equipa é verdadeiramente multicultural. O Volkshotel Amsterdam gere um hotel de 196 quartos com 33 nacionalidades na equipa e utilizou a Sweeply durante a sua própria migração para o Mews, obtendo reparações mais rápidas e uma integração mais simples como resultado. Os detalhes encontram-se no estudo de caso do Volkshotel.

Onde estas funcionalidades não vão ajudar

• Os créditos são uma medida da carga de trabalho, não um sistema de gestão de recursos humanos. Não criam escalas, não preveem as necessidades de efetivos nem alimentam o processamento de salários. Informam essas decisões, mas não as tomam.

• A comunicação estruturada de avarias exige uma decisão de configuração. Alguém tem de definir os departamentos, objetos e problemas que correspondem ao seu hotel. Se ignorar isso, obterá uma versão mais curta do mesmo relatório vago.

• O Guest Connect depende do facto de os hóspedes realmente o utilizarem. Os hotéis que escondem o código QR, ou que nunca explicam a opção, registam uma baixa adesão e nenhuma poupança. A localização e a forma como é apresentado fazem a maior parte do trabalho aqui.

• A tradução não é formação. Remove a barreira linguística do software. Não ensina os seus padrões de serviço a um novo colaborador.

• Nada disto resolve a falta de pessoal. Se um piso precisa de sete pessoas e tem quatro, uma melhor distribuição torna o dia mais justo, não mais curto.

Fale com a nossa equipa comercial

A Sweeply tem um preço por quarto vendável, por mês, por módulo, e o espaço não vendável é gratuito. Agende uma chamada com a nossa equipa comercial para analisar o seu hotel, o seu PMS e os módulos de que necessita, e receba uma proposta para a sua configuração. Se preferir ler avaliações independentes primeiro, a Sweeply tem uma classificação de 4,9 no Hotel Tech Report.