O software de housekeeping para apartamentos com serviços planeia as limpezas em função das chegadas, das partidas e das estadias mais longas, envia cada tarefa para o telemóvel do empregado de limpeza certo e mostra aos gestores o estado de cada unidade em todos os edifícios. A Sweeply faz isto como uma camada operacional sobre o PMS, para que os operadores de apartamentos sem receção 24/7 possam gerir o housekeeping a partir de uma única lista de tarefas em tempo real, em vez de folhas de cálculo e grupos de chat.

Este guia explica em que é que o housekeeping de apartamentos difere do housekeeping hoteleiro, o que o software tem de gerir e como escolher uma ferramenta para uma carteira de apartamentos com serviços, aparthotéis ou apartamentos de férias geridos profissionalmente. A Sweeply vende software de housekeeping para hotéis e apartamentos, por isso tenha isso em conta ao ler a comparação.

Como funciona o planeamento do housekeeping em apartamentos com serviços em comparação com a limpeza diária de um hotel?

Num hotel clássico, a maioria dos quartos ocupados recebe um serviço diário e a limpeza de saída é uma tarefa entre muitas. Nos apartamentos com serviços, o equilíbrio inverte-se. Os hóspedes ficam mais tempo, cozinham para si próprios e preferem muitas vezes privacidade, por isso a limpeza completa acontece na partida e a limpeza durante a estadia segue um intervalo fixo, por exemplo semanal, ou é feita a pedido.

Isso muda o problema do planeamento. Os dias mais movimentados são os dias de rotação, quando várias partidas e chegadas acontecem ao mesmo tempo em edifícios diferentes. Nos dias mais calmos, a equipa trata das limpezas periódicas, das mudanças de roupa de cama, da reposição de stock e de pequenas reparações. Um plano pensado para a ronda diária de um hotel não serve, e é por isso que um guia à parte aborda a limpeza do quarto numa estadia longa no hotel do ponto de vista do hóspede.

Porque é que as folhas de cálculo e os grupos de chat deixam de funcionar no housekeeping de apartamentos?

Muitos operadores de apartamentos começam com um plano em Excel e um grupo de WhatsApp. Funciona enquanto uma pessoa conhece cada unidade de cor. Deixa de funcionar quando a carteira cresce, porque o plano é copiado do PMS à mão, as alterações ao longo do dia são publicadas num chat e ninguém consegue ver rapidamente que apartamento está pronto para o próximo hóspede.

A Glück Auf Appartements é um bom exemplo. A empresa gere 125 unidades de apartamentos com serviços em 11 edifícios, em 5 cidades do Ruhrgebiet e em Colónia. Substituiu um sistema de folhas de Excel e grupos de WhatsApp pela Sweeply como principal ferramenta de gestão de tarefas, ligada ao PMS Apaleo, para que as operações pudessem crescer ao ritmo do negócio. Leia o caso de estudo da Glück Auf.

O que deve fazer um software de housekeeping para apartamentos com serviços?

Procure estas capacidades antes de comparar fornecedores:

• Tarefas criadas a partir do PMS. Partidas, chegadas, duração da estadia e mudanças de quarto devem criar automaticamente as limpezas certas, para que ninguém tenha de voltar a escrever o plano todas as manhãs.

• Limpezas durante a estadia periódicas e a pedido. Regras como uma limpeza semanal, uma mudança de roupa de cama após um determinado número de noites ou uma limpeza apenas quando o hóspede a pede.

• Vários edifícios numa só vista. Os gestores precisam de ver o estado de cada unidade em cada edifício, com filtros por edifício, cidade ou equipa.

• Tipos de unidade mistos. Estúdios, apartamentos maiores, escadas e lavandarias precisam de listas de verificação e estimativas de tempo diferentes.

• Atribuição por zona. Os empregados de limpeza deslocam-se entre edifícios, por isso as tarefas devem ser agrupadas por localização, em vez de dispersas pela cidade.

• Registo de avarias com fotografias. Uma máquina de lavar loiça avariada, detetada durante uma limpeza de saída, deve chegar de imediato ao técnico, sem esperar por uma chamada telefónica.

• Preferências dos hóspedes. Os hóspedes de estadias longas devem poder escolher ou dispensar o serviço sem telefonar a ninguém.

• Os idiomas que a sua equipa fala. As equipas de limpeza de apartamentos são muitas vezes multilingues e parcialmente subcontratadas, por isso a app e as notas nela escritas devem aparecer no idioma de cada pessoa. A Sweeply funciona em mais de 30 idiomas e traduz tanto a interface como o texto que a equipa escreve.

Que software de housekeeping funciona para apartamentos de férias geridos como um negócio?

As ferramentas criadas para anfitriões particulares concentram-se nos calendários das plataformas de reservas e em encontrar empregados de limpeza independentes para anúncios individuais. As ferramentas para hotéis concentram-se num único edifício com receção. Os operadores de apartamentos com serviços e de aparthotéis situam-se normalmente entre os dois: gerem equipas de limpeza próprias ou contratadas, usam um PMS profissional e precisam da mesma fiabilidade de um hotel, sem uma receção com pessoal.

Para este grupo, as perguntas decisivas são se a ferramenta se integra com o seu PMS, se gere vários edifícios e se o housekeeping e a manutenção partilham o mesmo sistema. A Sweeply liga-se a mais de 20 sistemas PMS, listados na página de integrações, entre os quais o Apaleo, que muitos operadores de apartamentos na Alemanha, na Áustria e na Suíça utilizam.

Como gerem os apartamentos com serviços o housekeeping sem receção?

Sem receção, o software assume a coordenação que normalmente caberia a um rececionista. O PMS indica ao sistema quem sai e quem chega. O sistema transforma isso em tarefas, atribui-as e mostra ao chefe de equipa que apartamentos estão limpos, inspecionados ou bloqueados por uma reparação.

A BOOK-IT Apartments, em Erlangen, gere mais de 200 apartamentos com serviços em vários edifícios. O seu modelo, com estadias mais longas, serviço menos frequente e sem receção 24/7, exige que o housekeeping e a manutenção funcionem de forma autónoma. A Sweeply substituiu um panorama de software disperso por uma plataforma central sobre o Apaleo e reduziu em cerca de 30% o tempo de coordenação do chefe de equipa de housekeeping. Leia o caso de estudo da BOOK-IT.

Como combinar housekeeping e manutenção em apartamentos?

Os apartamentos têm mais equipamento por unidade do que um quarto de hotel: uma placa, um frigorífico, uma máquina de lavar loiça e, por vezes, uma máquina de lavar roupa. Os empregados de limpeza são os primeiros a ver as avarias, por isso o ganho mais fácil é permitir que as reportem com uma fotografia a partir da mesma app que usam para a limpeza. O apartamento pode então ser marcado como bloqueado até a reparação estar concluída, e a limpeza seguinte aguarda pelo técnico.

O software de manutenção da Sweeply funciona em conjunto com o housekeeping no mesmo sistema, para que ambas as equipas vejam o mesmo estado da unidade. Para o processo mais amplo, consulte o guia sobre coordenação entre housekeeping e manutenção.

Como comparar software de housekeeping para apartamentos?

A Sweeply tem um preço por quarto ou unidade vendável, por mês e por módulo, e os espaços não vendáveis, como corredores e lavandarias, são gratuitos. Não há preços públicos, porque o total depende do número de unidades e de módulos.

Como escolhem os hóspedes o seu próprio housekeeping em apartamentos?

Os hóspedes de estadias longas querem muitas vezes decidir quando é que alguém entra no seu apartamento. Com o Guest Connect, os hóspedes podem escolher ou dispensar o serviço por si próprios, e essa escolha passa a fazer parte do plano de housekeeping. Os hotéis que usam esta abordagem registaram taxas elevadas de dispensa do serviço: na Íslandshótel, cerca de 70% dos hóspedes optaram por dispensar a limpeza diária. Para mais contexto, leia o que é o housekeeping opcional.

Quando é que este guia não se aplica

• Anfitriões particulares com uma ou duas casas de férias e sem equipa própria precisam normalmente de um simples calendário de limpezas, e não de um sistema de operações.

• Os operadores que subcontratam totalmente a limpeza, com a empresa contratada a usar o seu próprio sistema, podem precisar apenas de atualizações de estado por parte dessa empresa.

• Carteiras muito pequenas, com menos de 25 unidades e que não pertencem a um grupo, conseguem muitas vezes gerir bem com a vista de housekeeping do próprio PMS.

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