Glück Auf Appartements: a construir as bases para o crescimento

Visão geral

A Glück Auf Appartements gere 125 apartamentos com serviços em 11 edifícios distribuídos por 5 cidades da região do Ruhr e de Colónia, na Alemanha. O gestor de operações Stefan liderou uma transformação digital para abandonar uma estrutura antiga de folhas de Excel e grupos de WhatsApp que não deixava margem para crescer. Com o Sweeply como principal ferramenta de gestão de tarefas, integrado com o PMS Apaleo, a equipa construiu operações capazes de crescer com o negócio.

Desafio

A Glück Auf queria expandir-se em todas as direções, mas a sua estrutura antiga não deixava absolutamente nenhuma margem para crescer. Muitos processos ainda funcionavam com tabelas de Excel complicadas ou com papel e caneta, e a comunicação estava dispersa por inúmeros grupos de WhatsApp, o que causava regularmente erros, falhas de comunicação, hóspedes insatisfeitos, colaboradores frustrados, mais trabalho e menos receita. As poucas aplicações em uso eram complicadas e não comunicavam nem se integravam entre si. Pior ainda, os fluxos de trabalho complicados tinham tornado cada colaborador altamente especializado em determinados aspetos das operações, o que dificultava a cobertura de ausências e a integração de novos colaboradores. A equipa queria simplificar os fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, torná-los escaláveis para futuras expansões.

Abordagem

A Glück Auf implementou o Sweeply como a sua principal ferramenta de comunicação e gestão de tarefas para o housekeeping e a manutenção. Atribuir tarefas e planos de limpeza tornou-se mais fácil e fiável: a equipa sabe exatamente o que tem de ser feito, quando e onde, e o progresso da limpeza pode ser acompanhado em tempo real, pelo que os hóspedes recebem estimativas mais precisas sobre quando o quarto estará pronto sem contacto adicional com a equipa. A possibilidade de personalizar unidades, regras e categorias permitiu à equipa adaptar-se rapidamente sem precisar de apoio. O Sweeply integrou-se com o Apaleo, a fonte única de verdade para todas as reservas e dados: check-ins, check-outs e alterações sincronizam em tempo real para acionar os fluxos de trabalho certos e dar à equipa o contexto da reserva para preparar camas extra, preparar um pack de bebé ou responder a pedidos especiais, com o estado de quarto limpo a ser devolvido ao Apaleo.

Resultados

A eficiência melhorou em todas as equipas, com rotinas diárias muito mais previsíveis e menos sujeitas a erros, o que reduziu significativamente as tarefas esquecidas e as correrias de última hora. Como todas as equipas trabalham a partir da mesma informação em tempo real, a comunicação interna melhorou e as trocas de mensagens diminuíram, permitindo à equipa concentrar-se na execução em vez da coordenação e resolver problemas mais depressa. Acima de tudo, o teto à expansão que deu origem a todo este processo desapareceu: as operações já não dependem de especialistas insubstituíveis, os fluxos de trabalho são suficientemente simples para os novos colaboradores aprenderem e os sistemas comunicam entre si em vez de criarem mais trabalho.

A satisfação dos hóspedes e o espírito de equipa melhoraram, e o percurso do hóspede automatizado poupou horas de trabalho por semana.