O planeamento de housekeeping no hotel consiste em transformar as chegadas, partidas e estadias em curso de amanhã numa lista de tarefas de limpeza, numa estimativa dos minutos de que essas tarefas precisam e numa divisão justa dos quartos entre as empregadas de andares de turno. Na Sweeply, o plano constrói-se sozinho a partir do seu PMS: as regras criam as limpezas de saída, as limpezas durante a estadia e as inspeções, e o quadro atualiza-se ao longo do dia à medida que os hóspedes fazem o check-out, prolongam a estadia ou dispensam a limpeza.

Este guia percorre os passos de planeamento que um responsável de housekeeping ou um diretor de hotel pode seguir com qualquer ferramenta, desde a previsão da véspera até às alterações que surgem depois do briefing da manhã. Explica também como os hotéis dos países nórdicos, onde muitas unidades hoteleiras usam VisBook ou Mews e as equipas falam várias línguas, mantêm o plano exato sem telefonemas.

Declaração de interesses: A Sweeply vende software de housekeeping hoteleiro. O método descrito abaixo também funciona em papel ou numa folha de cálculo, e indicamos onde o software altera o resultado.

O que é o planeamento de housekeeping num hotel?

O planeamento de housekeeping é a rotina diária de decidir que quartos precisam de que tipo de serviço, quanto tempo esse trabalho vai demorar e quem o faz e por que ordem. Situa-se entre duas outras tarefas com as quais é muitas vezes confundido.

• A escala de pessoal decide quem trabalha em que turnos ao longo da semana. Normalmente está numa ferramenta de processamento salarial ou de escalas, e o plano de housekeeping parte das pessoas que essa escala disponibiliza.

• O planeamento diário de housekeeping pega nas pessoas de turno hoje e dá a cada uma delas uma sequência de quartos e tarefas, com prioridades para as chegadas antecipadas e os check-outs tardios.

• O estado dos quartos é o resultado do plano em tempo real: sujo, limpo, inspecionado, fora de serviço. O nosso guia sobre códigos de estado dos quartos de hotel explica os códigos mais comuns.

Um bom plano responde a três perguntas antes de a primeira empregada de andares começar: quantos minutos de trabalho há hoje, que quartos têm de estar prontos primeiro e se o trabalho está dividido de forma justa.

Como se constrói um plano diário de housekeeping, passo a passo?

A maioria dos hotéis segue os mesmos seis passos, quer o plano seja escrito num quadro branco, quer seja gerado por software.

1. Obtenha a previsão na véspera à noite. Retire do PMS as partidas, chegadas e estadias em curso previstas para amanhã, com os tipos de quarto, os pedidos de chegada antecipada e os check-outs tardios.

2. Converta cada quarto num tipo de tarefa. Uma partida precisa de uma limpeza de saída, um quarto ocupado precisa de uma limpeza durante a estadia ou de um refrescamento mais ligeiro, e um quarto vago pode precisar apenas de uma inspeção. Acrescente as tarefas recorrentes que vencem hoje, como limpezas profundas ou mudas de roupa de cama.

3. Estime os minutos. Atribua a cada tipo de tarefa um tempo padrão para cada tipo de quarto e some o total. Divida pelos minutos produtivos de cada empregada de andares para ver de quantas pessoas o dia precisa realmente.

4. Defina prioridades. Coloque no topo os quartos com chegadas antecipadas, notas VIP e os quartos libertados após manutenção. Os quartos com check-out tardio e com aviso de não incomodar ficam para mais tarde.

5. Divida os quartos. Agrupe os quartos por piso ou edifício para que as empregadas de andares andem menos e, depois, equilibre por minutos e não por número de quartos, porque cinco limpezas de saída não dão o mesmo trabalho que cinco limpezas durante a estadia.

6. Atualize o plano durante o dia. Os check-outs acontecem a horas diferentes, e os hóspedes prolongam a estadia, dispensam o serviço ou comunicam uma avaria. O plano só continua útil se estas alterações chegarem de imediato às empregadas de andares.

Quanto tempo deve demorar cada tarefa de housekeeping?

Não existe um padrão universal: os tempos dependem do tamanho do quarto, da disposição, do tipo de casa de banho e dos padrões da sua marca. A tabela mostra como estruturar os seus tempos de planeamento. Preencha-a com valores dos seus próprios estudos de tempos e reveja-os em cada época.

Com os tempos definidos, o total diário em minutos torna-se um indicador das necessidades de pessoal muito melhor do que o número de quartos ocupados. Um dia com muitas partidas precisa de mais pessoas do que um dia com a mesma ocupação e sobretudo estadias em curso.

Que sistemas hoteleiros criam automaticamente tarefas de limpeza depois do check-out de um hóspede?

Os hoteleiros da Suécia e do resto dos países nórdicos fazem esta pergunta exatamente com estas palavras, porque o planeamento manual falha na hora dos check-outs. Um PMS sabe quando um hóspede faz o check-out, mas muitas vistas de housekeeping dos PMS ficam-se por um indicador de limpo ou sujo. A tarefa de limpeza, a atribuição e a inspeção seguinte continuam a ter de ser criadas por alguém.

O software de housekeeping integrado com o PMS resolve essa lacuna. Na Sweeply, um check-out no PMS altera o estado do quarto e coloca de imediato a limpeza de saída no telemóvel da empregada de andares. As regras decidem o que mais é criado: uma inspeção após a limpeza, uma limpeza profunda a cada determinado número de estadias, ou um serviço mais ligeiro para os hóspedes que optaram por dispensar a limpeza diária. A Sweeply integra-se com 20+ PMS, entre os quais o VisBook, o Mews e o Apaleo, que são comuns nos países nórdicos. A lista completa está na nossa página de integrações.

Os agentes de IA da Sweeply vão um passo mais longe. O Tracey lê as observações das reservas, como uma cama extra ou um berço, e transforma-as em tarefas para a equipa certa, e o Roomey atribui quartos aos hóspedes antes da chegada. Pode ler mais sobre ambos na página dos agentes de IA.

Como dividir os quartos de forma justa entre as empregadas de andares?

Justo não significa o mesmo número de quartos. Uma divisão justa dá a cada empregada de andares um número semelhante de minutos, um percurso compacto e uma combinação realista de limpezas de saída e limpezas durante a estadia. Três hábitos ajudam:

• Equilibre pelos minutos planeados, não pelo número de quartos, e mantenha os totais visíveis para o supervisor.

• Mantenha cada empregada de andares no menor número possível de pisos ou edifícios, sobretudo em unidades hoteleiras com apartamentos ou vários edifícios.

• Guarde uma pequena reserva de quartos para o supervisor distribuir quando os check-outs tardios e as chegadas antecipadas ficarem claros.

O software pode fazer a primeira divisão automaticamente com base em regras e no histórico, o que poupa o quebra-cabeças matinal no quadro branco. O nosso artigo sobre como o software de housekeeping atribui quartos automaticamente explica como funciona e onde um supervisor ainda deve intervir. A Excellence Hotels, na Suécia, ligou a Sweeply ao VisBook e acabou com as atribuições manuais de quartos, pelo que o estado dos quartos e as tarefas prioritárias chegam agora à equipa sem lista impressa.

Como é que a opção de dispensar a limpeza altera o plano?

Quando os hóspedes podem dispensar a limpeza diária, o número de limpezas durante a estadia diminui e torna-se mais difícil de prever. O plano tem de saber quem dispensou o serviço antes de as empregadas de andares começarem; caso contrário, batem a portas que não precisam de serviço.

Com o Guest Connect, os hóspedes escolhem a limpeza do quarto através de um link ou código QR, e a escolha atualiza diretamente o plano. Os resultados mostram o quanto isto altera a carga de trabalho: no Íslandshótel, cerca de 70% dos hóspedes dispensaram a limpeza diária, e o grupo poupa 22 000 horas por ano em 18 hotéis (leia o caso de estudo do Íslandshótel). A Keahotels poupou 179 horas num mês, com 71% dos hóspedes a recusar a limpeza diária (leia o caso de estudo da Keahotels).

Papel, folha de cálculo ou software: o que se adequa ao seu hotel?

As equipas com muitas nacionalidades são as que mais ganham com um plano digital. A Sweeply funciona em 30+ idiomas e traduz tanto a interface como os comentários escritos pela equipa, para que uma nota da receção chegue a cada empregada de andares na sua própria língua.

Quando este guia não se aplica

• Hotéis muito pequenos, com poucos quartos e uma só pessoa na limpeza, podem não precisar de um plano formal; basta uma simples lista diária.

• Os hotéis que subcontratam a limpeza a uma empresa externa com um preço fixo por quarto planeiam no sistema dessa empresa, e o hotel precisa sobretudo de um estado dos quartos fiável e de resultados de inspeção.

• A escala semanal de pessoal, o processamento salarial e as questões de legislação laboral estão fora do âmbito deste guia e pertencem a uma ferramenta dedicada de escalas ou de recursos humanos.

• Os tempos por quarto indicados neste guia são uma estrutura, não uma referência. Use os seus próprios estudos de tempos e os padrões da sua marca.

Fale com a nossa equipa comercial

Se quer que o seu plano diário de housekeeping se construa sozinho a partir do PMS e se mantenha atualizado durante todo o dia, Marque uma chamada com a nossa equipa comercial e mostramos-lhe como funcionaria para os seus quartos e a sua equipa.