Excellence Hotels: o fim da atribuição manual de quartos

O desafio

Antes do Sweeply, o housekeeping do Excellence Hotels funcionava com base na atribuição manual de quartos, listas de verificação em papel e um vaivém constante entre departamentos. O supervisor de housekeeping passava muito tempo a atribuir quartos manualmente, o que era ineficiente, enquanto as falhas de comunicação entre a receção e a equipa de housekeeping aumentavam o risco de erro humano, como a limpeza de quartos errados ou pedidos de serviço ignorados. A equipa já utilizava o PMS VisBook para dados de quartos e hóspedes, mas não existia uma ligação operacional clara entre o que o PMS sabia e aquilo que a equipa de housekeeping podia executar. Os funcionários também se tinham acomodado ao papel e estavam inicialmente céticos em relação à mudança.

Como o Sweeply ajudou

O Excellence Hotels reconheceu que o VisBook já continha os dados certos; o desafio era levar essa informação a quem precisava dela. A integração do Sweeply com o VisBook criou uma ligação direta entre os dados dos hóspedes e a execução operacional, de modo a que os estados dos quartos, as tarefas prioritárias e os pedidos de serviço fluam automaticamente do PMS para o Sweeply e sejam distribuídos instantaneamente pela equipa de housekeeping. Isto libertou os supervisores da distribuição manual de listas de tarefas, permitindo-lhes focar-se na gestão de exceções, na formação e na supervisão estratégica.

O resultado

O dia de trabalho começa agora de forma diferente. Com o Sweeply a recolher dados em tempo real do VisBook, as tarefas são distribuídas no momento em que os estados dos quartos mudam, permitindo que a equipa inicie sessão, veja o que precisa de ser feito e comece mais cedo, sem ter de esperar por listas impressas. A interface clara e com códigos de cores melhorou a estrutura e o planeamento diário, reduzindo a confusão e os erros: as empregadas de andares sabem o que priorizar, a receção vê o estado da limpeza em tempo real e os supervisores têm total visibilidade sem necessidade de microgestão. A liderança também obteve extrações de dados facilmente acessíveis que apoiam um planeamento orçamental mais preciso, e a maior clareza reforçou a confiança em toda a operação.