Tilbake til artikler
Thorhildur Edda Gunnarsdottir, CEO
Publisert
Oppdatert
Ti tegn som viser hvor housekeeping på hotellet taper tid, penger eller kvalitet, med hva hvert tegn koster og hvordan det ser ut når det fungerer. Kryss av for dem du kjenner deg igjen i, og bruk poengsummen til å avgjøre hva du bør løse først.
Kort fortalt
• Sjekklisten har ti tegn, fra å jage romstatus på telefon til marginer under press. • Tegn 1 til 3 er ett problem: romstatus som ikke når etasjene og resepsjonen i sanntid. • Når gjestene velger rengjøring og regler bestemmer rengjøringstypene, forsvinner arbeid før det starter. • Woolacombe Bay Hotel fjernet 50+ daglige koordineringssamtaler på travle dager. • Hos Keahotels takket gjestene nei til daglig rengjøring 71 % av gangene, noe som sparte 179 timer på én måned.
En sjekkliste for housekeeping-driften på hotellet er en rask egenvurdering: ti tegn som viser hvor housekeeping taper tid, penger eller kvalitet. Kryss av for hvert tegn du kjenner deg igjen i. Tre eller flere betyr som regel at problemet ligger i hvordan informasjonen flyter mellom PMS, resepsjonen og etasjene, ikke i hvor hardt teamet jobber.
For ordens skyld: Sweeply selger programvare for housekeeping på hotell, så vi har et syn på løsningene. Selve sjekklisten fungerer uansett hvilke verktøy du bruker, og de ti tegnene kommer fra sjekklisten vi delte i webinaret vårt med Keahotels.
Hvordan bruker du denne sjekklisten?
Gå gjennom de ti tegnene sammen med housekeepingsjefen, en supervisor og noen fra resepsjonen. Hver av dem ser ulike problemer.
Kryss bare av for et tegn hvis det har skjedd den siste måneden, ikke hvis det kanskje kan skje.
Tell kryssene, og les deretter hva poengsummen betyr og hvilke punkter du bør løse først.
Sjekklisten for housekeeping-driften
# | Tegn | Hva det koster deg | Slik ser det ut når det fungerer |
|---|---|---|---|
1 | Vi jager etter romstatus med telefoner eller WhatsApp | Romassistentene blir avbrutt, og resepsjonen venter på svar den allerede burde hatt | Romstatus oppdateres på romassistentens telefon og vises i resepsjonen med en gang |
2 | Vi bruker utskrevne housekeeping-lister | Listen er utdatert så snart en gjest forlenger, sjekker ut tidlig eller bytter rom | En levende liste bygget fra PMS-et som endres når reservasjonene endres |
3 | Resepsjonen mangler en sanntidsoversikt over romstatus | Ankommende gjester venter på rom som kanskje allerede er rene, og resepsjonen ringer etasjene for å sjekke | Resepsjonen ser fremdriften i rengjøringen og kontrollerte rom uten å ringe noen |
4 | Vi tilbyr daglig rengjøring (rengjøring under oppholdet) som standard | Rommene rengjøres enten gjesten ønsker det eller ikke, og det koster timer og sengetøy | Gjestene velger selv, og rom der gjesten har valgt bort rengjøring, forsvinner automatisk fra romassistentens liste |
5 | Språkbarrierer bremser driften | Instruksjoner blir misforstått eller ikke lest, og supervisorer må gjenta seg selv | Hver oppgave og merknad vises på hver persons eget språk |
6 | Vi bruker Excel til vedlikehold, sjekklister eller hittegods | Ingen vet hva som er åpent, hvem som har ansvaret eller hva som skjedde forrige gang | Feil, sjekklister og hittegods er oppgaver som følges opp, med en ansvarlig og en historikk |
7 | Vi mangler innsikt i driften og resultatdata | Beslutninger om bemanning og budsjett hviler på magefølelse | Arbeidsmengde, klargjøringstider og gjentakende feil er synlige uten at noen må lage en rapport |
8 | Gjesteforespørsler tar for lang tid å håndtere | Forespørslene hoper seg opp i resepsjonen før de når etasjene | Forespørslene når riktig person som en oppgave, og gjesten får svar |
9 | Supervisorer bestemmer rengjøringstype for rommene manuelt | Hver morgen starter med at en supervisor regner ut rengjøring under oppholdet, sengetøyskift eller avreisevask | Rengjøringstypene følger reglene dine og dataene i PMS-et, så planen er klar når teamet kommer |
10 | Driftsmarginene er under press | Kostnadene til lønn, sengetøy og overtid stiger raskere enn rominntektene | Du ser hvor timene går, og kan kutte arbeidet gjestene ikke ba om |
Hva betyr poengsummen din?
0 til 2 kryss. Det grunnleggende er på plass. Se på tegnene du krysset av, ett for ett; de er som regel raske å løse.
3 til 5 kryss. Koordineringen koster deg timer hver dag. Start med romstatus (tegn 1 til 3), fordi alt annet avhenger av den.
6 kryss eller flere. Måten arbeidet planlegges og deles på må endres, ikke bare ett enkelt verktøy. Planlegg det som ett prosjekt på tvers av housekeeping, vedlikehold og resepsjonen.
Hvilke tegn bør du løse først?
Start med romstatus. Tegn 1, 2 og 3 er det samme problemet sett fra tre steder: etasjene, den utskrevne listen og resepsjonen. Når romstatus kommer fra PMS-et og oppdateres fra romassistentens telefon, er det ikke lenger behov for telefonene, radiopraten og morgenutskriftene. Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du lese hvordan du kobler resepsjonen og housekeeping i sanntid.
Deretter løser du hvordan rengjøringen bestemmes. Tegn 4 og 9 avgjør hvor mye arbeid teamet gjør hver dag. Når gjestene får velge om rommet skal rengjøres, og regler bestemmer rengjøringstypen, forsvinner arbeid før noen har begynt på det. Guiden vår om valgfri rengjøring (opt-in housekeeping) forklarer hvordan hoteller innfører det.
Fjern så regnearkene. Tegn 5 til 8 handler om oppgaver som lever i Excel, WhatsApp eller i hodet på noen. Når feil, sjekklister og gjesteforespørsler flyttes inn i én arbeidsflyt som følges opp, på hver persons eget språk, blir tegn 7 (data) i det hele tatt mulig. Programvare for hotellvedlikehold og håndtering av gjesteforespørsler dekker de delene.
Hvordan ser det ut når ekte hoteller løser disse tegnene?
Woolacombe Bay Hotel (tegn 1 og 3): fjernet 50+ daglige koordineringssamtaler på travle dager, og hele teamet brukte systemet innen én måned.
Keahotels (tegn 4): gjestene takket nei til daglig rengjøring 71 % av gangene den første måneden, noe som sparte 179 arbeidstimer.
Íslandshótel (tegn 4 og 10): sparer 22 000 timer i året på tvers av 18 hoteller, og rundt 70 % av gjestene velger bort daglig rengjøring.
Excellence Hotels (tegn 9): sluttet med manuell romfordeling etter å ha koblet Sweeply til PMS-et sitt, VisBook.
Volkshotel (tegn 5): driver 196 rom med et housekeeping-team fra 33 nasjonaliteter og sluttet å sjekke hvert rom manuelt for rengjøring under oppholdet.
BOOK-IT Apartments (tegn 6): kuttet kommunikasjonstiden til teamlederen i housekeeping med rundt 30 % ved å gå over til én plattform.
Når sjekklisten ikke passer
Sjekklisten forutsetter et team som er stort nok til at folk ikke ser hverandre hele dagen. På et overnattingssted med én eller to romassistenter og en eier til stede kan en samtale og en utskrevet liste virkelig være nok, og flere av tegnene vil ikke gjelde. Den dekker også den daglige driften, ikke rengjøringsstandarder: for hvordan et rent rom skal se ut, bruker du din egen sjekkliste for rominspeksjon ved siden av.
Snakk med salgsteamet vårt
Book en samtale med salgsteamet vårt for å gå gjennom poengsummen din, PMS-et ditt og modulene som vil fjerne tegnene du krysset av, og få en pris for hotellet ditt. Sweeply prises per salgbart rom per måned for hver modul, og ikke-salgbare arealer er gratis.
Konklusjon
De fleste hoteller krysser av for minst tre av disse tegnene, og de fleste av dem kan spores tilbake til romstatus og hvordan rengjøringen bestemmes. Løs de to først, så blir resten lettere å se og å måle.
Ofte stilte spørsmål
Hva bør en sjekkliste for housekeeping på hotell inneholde?
For den daglige driften bør den dekke hvordan romstatus deles, hvordan rom tildeles og rengjøringstyper bestemmes, hvordan feil og gjesteforespørsler følges opp, og om du kan måle arbeidsmengden. Denne sjekklisten dekker disse ti punktene.
Hvordan vet jeg om housekeepingavdelingen min trenger ny programvare?
Tell hvor mange av de ti tegnene du kjenner igjen fra den siste måneden. Tre eller flere, særlig telefoner om romstatus og utskrevne lister, betyr som regel at koordineringen rundt teamet må endres.
Hva bør man fikse først i housekeeping på hotell?
Romstatus. Når statusen kommer fra PMS-et og oppdateres fra romassistentens telefon, går samtaler til etasjene, utskrevne lister og forsinkelser i resepsjonen ned samtidig.
Er denne sjekklisten for rengjøringsstandarder?
Nei. Den handler om hvordan arbeidet planlegges og deles. Bruk den sammen med sjekklisten for rominspeksjon, som bestemmer hvordan et rent rom skal se ut.
Fungerer sjekklisten for leiligheter og serviceleiligheter?
Ja. De samme tegnene gjelder overalt der et team rengjør og vedlikeholder enheter det ikke kan se alle på en gang, fra hoteller til serviceleiligheter.