Tilvalgsrengjøring (opt-in) er en servicemodell der et gjesterom bare rengjøres under oppholdet når gjesten ber om det. Klargjøring før ankomst og avreisevask forblir nøyaktig som før. Det som endres, er midten av oppholdet, og dermed den daglige arbeidsmengden for housekeepingteamet.

Hoteller tar modellen i bruk av tre grunner som forsterker hverandre. Gjestene vil ha kontroll over hvem som går inn på rommet deres, og når. Kostnadene til sengetøy, vann og kjemikalier faller for hver rengjøring som hoppes over. Og en avdeling som er vanskelig å bemanne, får en lettere og mer forutsigbar dag.

Hva er tilvalgsrengjøring?

I en tilvalgsmodell blir det ingen rengjøring under oppholdet med mindre gjesten ber om det. Gjesten tar valget ved bestilling, ved innsjekking eller under oppholdet, og valget blir en oppgave for housekeepingteamet i stedet for en linje i en fast turnus.

Sweeply støtter dette gjennom Guest Connect. Gjestens beslutning havner på den samme tavlen som housekeepingteamet allerede jobber fra, med rommet, ønsket tidsvindu og eventuelle notater lagt ved, så ingen skriver det inn på nytt i et regneark eller gir det videre over radio.

Den praktiske effekten er et skifte fra planstyrt til behovsstyrt housekeeping. En leder slutter å planlegge for hvert belagte rom og begynner å planlegge for ankomster, avreiser og de forespørslene som faktisk har kommet inn.

Hvordan skiller tilvalgsrengjøring seg fra fravalgsrengjøring?

Begge modellene gir gjesten et valg. De skiller seg i hva som skjer når gjesten ikke sier noe, og det standardvalget avgjør det meste av arbeidsmengden din.

Fravalg er den mykeste endringen og den gjestene kjenner best, og det er derfor de fleste green choice-programmer starter der. Tilvalg gir den største driftsmessige endringen, fordi selve standardvalget bærer beslutningen. Vår tilhørende artikkel om å innføre green choice-rengjøring uten å kutte de ansattes timer tar for seg hva hver modell gjør med timene til romassistentene, og hvordan du beskytter dem.

Hvorfor tar hoteller i bruk tilvalgsrengjøring?

Fordi tallene holder, og fordi gjestene takker ja til tilbudet i større grad enn de fleste hotelledere tror.

Hos Íslandshótel, 18 hoteller på Island, valgte 70 % av gjestene bort daglig rengjøring, og gruppen registrerer 22 000 sparte timer i året. Hos Keahotels falt forespørslene om daglig rengjøring med 71 %, og 179 timer ble spart på én enkelt måned. Hos The Views Hotels på Madeira, med 750 rom i gruppen, gikk housekeepingaktivitetene ned med 60 %, og hotellene sparte 5 370 euro i måneden.

Tre ting følger av tall i den størrelsesordenen.

Miljøbelastningen faller med arbeidet. En rengjøring som hoppes over, betyr sengetøy som ikke vaskes, vann som ikke varmes opp, kjemikalier som ikke brukes og en støvsuger som ikke går. Det er det sjeldne bærekraftstiltaket som koster mindre i stedet for mer.

Timer kommer tilbake til hotellet. Sparte timer er ikke automatisk besparelser. De er kapasitet, og hva du gjør med dem, er en ledelsesbeslutning: grundigere avreisevask, etterslep på fellesarealer, flere inspeksjoner eller færre vikarvakter i travle uker.

Presset på en avdeling som er vanskelig å bemanne, minsker. American Hotel & Lodging Association har rapportert at 72 % av hotellene fortsatt slet med bemanningen. Å redusere antallet rom som må rengjøres hver eneste dag, er en av få spaker som gjør problemet mindre, i stedet for å presse et underbemannet team til å jobbe raskere innenfor det.

Gjestene får også noe reelt. De beholder sin egen timeplan, de venter ikke i lobbyen på at en tralle skal bli ferdig i korridoren deres, og privatlivet blir deres som standard i stedet for etter forespørsel.

Hvordan innfører du tilvalgsrengjøring?

Behandle det som et driftsprosjekt, ikke som en beskjed på et dørskilt. Denne rekkefølgen fungerer både på ett hotell og i en gruppe.

1. Bestem modellen og minimumsservicen. Ansvarlig: daglig leder sammen med housekeepingsjefen. Varighet: 1 uke. Bestem tilvalg eller fravalg, om det skal knyttes en belønning til, og hvilken service som er garantert uansett, for eksempel full rengjøring hver tredje natt ved lengre opphold.

2. Fastsett tallene du skal følge med på. Ansvarlig: driftssjef. Varighet: 2 dager. Andel gjester som velger det, rengjøringer per belagt rom, minutter per avreisevask og avtalte timer per romassistent. Registrer et utgangspunkt før lansering, ellers kan du ikke bevise noe etterpå.

3. Koble gjestens valg til oppgavelisten. Ansvarlig: systemansvarlig. Varighet: 1 dag. Sweeply er i drift innen 24 timer på et støttet PMS og kobles til 20+ PMS-plattformer, så gjestens svar bør nå housekeeping som en oppgave uten manuell innlegging.

4. Lær opp teamet i unntakene. Ansvarlig: housekeepingsjef. Varighet: 1 til 2 dager. Mesteparten av opplæringstiden går til hva som skjer når en gjest ombestemmer seg, hva man gjør med et rom som er hoppet over i flere netter, og hvordan man eskalerer. Vår guide til endringsledelse i hotellbransjen tar for seg kommunikasjonsdelen.

5. Beregn ny tid for avreisevasken. Ansvarlig: housekeepingsjef. Varighet: fra uke 1, deretter løpende. Rom som ikke er rengjort på flere netter, tar lengre tid å gjøre klar. Legg til de minuttene før oppslutningen øker, ikke etter at teamet har ligget etter i fjorten dager.

6. Evaluer etter 30 og 90 dager. Ansvarlig: daglig leder. Varighet: en halv dag hver gang. Sammenlign med utgangspunktet, og juster den garanterte minimumsservicen hvis tilbakemeldinger fra gjestene viser at standarden er satt for langt.

Når tilvalgsrengjøring er feil valg

Det er ikke riktig standard overalt, og å late som noe annet er grunnen til at programmer blir reversert etter seks måneder.

Hoteller med en gjennomsnittlig oppholdslengde på én eller to netter har svært lite å hente, fordi det knapt finnes rengjøringer under oppholdet å hoppe over. Luksus- og feriehoteller som selger daglig rengjøring som en del av produktet, vil skade produktet ved å fjerne det, selv om kveldsservice og håndklebytte fortsatt kan gjøres valgfritt. Hoteller som drives etter en regulert hygiene- eller wellnessstandard, kan ha inspeksjonsintervaller som modellen må ta hensyn til.

Det er også en bemanningskonsekvens som fortjener mer oppmerksomhet enn den vanligvis får. Hvis etterspørselen etter daglig rengjøring faller og ingenting annet endres, faller også timene til dem som gjør det arbeidet. Det er en ledelsesbeslutning, ikke et resultat av programvaren, og ingen verktøy tar den for deg.

Til slutt: Sweeply er et driftslag oppå PMS-et ditt, ikke et PMS og ikke en bookingmotor. Hvis du vil at valget om rengjøring skal vises i selve bestillingsflyten, hører den delen hjemme hos PMS- eller bookingleverandøren din.

For hotelledere som leser dette: Sweeplys housekeepingprogramvare for hoteller fjerner rommet rett fra romassistentens liste ut fra hver gjests valg, og kundehistorien om Keahotels viser hva som skjedde da 71 % av gjestene takket nei til daglig rengjøring den første måneden.

Snakk med salgsteamet vårt

Book en samtale med salgsteamet vårt for å gå gjennom hotellet ditt, PMS-et ditt og modulene du trenger, og få priser for oppsettet ditt. Sweeply prises per salgbart rom, per måned, per modul. Ikke-salgbare arealer er gratis.