Gluck Auf Appartements: lægger fundamentet for vækst

Oversigt

Gluck Auf Appartements driver 125 serviced-lejligheder fordelt på 11 lokationer i 5 byer i Ruhr-distriktet og Köln i Tyskland. Operations Manager Stefan stod i spidsen for en digital transformation for at komme væk fra et forældet setup med Excel-ark og WhatsApp-grupper, der ikke gav plads til skalering. Med Sweeply som det primære opgavestyringsværktøj, integreret med Apaleo PMS, opbyggede teamet en drift, der kan vokse i takt med virksomheden.

Udfordring

Gluck Auf ønskede at ekspandere i alle retninger, men deres forældede setup gav absolut intet rum til at skalere. Mange processer kørte stadig via komplicerede Excel-tabeller eller pen og papir, og kommunikationen var spredt ud over adskillige WhatsApp-grupper. Dette førte jævnligt til fejl, misforståelser, utilfredse gæster, frustrerede medarbejdere, mere arbejde og færre indtægter. De få apps, der var i brug, var komplicerede og hverken kommunikerede eller integrerede med hinanden. Hvad værre var, havde komplicerede arbejdsgange gjort hver enkelt medarbejder højt specialiseret inden for bestemte driftsområder, hvilket gjorde det vanskeligt at dække ind ved fravær og at oplære nye medarbejdere. Teamet ønskede at forenkle arbejdsgangene og samtidig gøre dem skalerbare med henblik på fremtidig ekspansion.

Tilgang

Gluck Auf implementerede Sweeply som sit primære kommunikations- og opgavestyringsværktøj til housekeeping og vedligeholdelse. Tildeling af opgaver og rengøringsplaner blev nemmere og mere pålideligt, da teamet nu vidste præcis, hvad der skulle gøres, hvornår og hvor. Samtidig kunne rengøringsfremskridt spores i realtid, så gæsterne kunne få mere præcise vurderinger af, hvornår værelserne var klar, uden ekstra kontakt til personalet. Muligheden for at tilpasse enheder, regler og kategorier gjorde det muligt for teamet hurtigt at tilpasse sig uden behov for support. Sweeply blev integreret med Apaleo, den centrale kilde til alle reservationer og data: check-in, check-ud og ændringer synkroniseres i realtid for at udløse de rette arbejdsgange og give personalet den nødvendige bookingkontekst til at opsætte ekstra senge, klargøre en babypakke eller imødekomme særlige ønsker, hvorefter status for rengjorte værelser sendes tilbage til Apaleo.

Resultater

Effektiviteten blev forbedret på tværs af alle teams, og de daglige rutiner blev langt mere forudsigelige og mindre udsat for fejl, hvilket reducerede antallet af glemte opgaver og panikløsninger i sidste øjeblik markant. Da alle teams arbejder ud fra de samme realtidsoplysninger, blev den interne kommunikation forbedret, og mængden af frem-og-tilbage-beskeder faldt, så teamet kunne fokusere på eksekvering frem for koordinering og løse problemer hurtigere. Både gæstetilfredsheden og holdånden blev forbedret, og den automatiserede gæsterejse sparede flere timers arbejde om ugen. Vigtigst af alt er loftet for ekspansion, som startede hele rejsen, væk: Driften afhænger ikke længere af uerstattelige specialister, arbejdsgangene er enkle nok til, at nye medarbejdere hurtigt kan lære dem, og systemerne taler sammen i stedet for at skabe mere arbejde.