BOOK-IT: én fælles sandhedskilde på tværs af 200 lejligheder

Udfordringen

Før Sweeply var BOOK-IT's drift splittet mellem adskilte værktøjer: nogle oplysninger lå i PMS'et, andre detaljer i en opgavestyringsapp, og alt andet blev koordineret via chat. Uden synkronisering i realtid måtte lister opdateres manuelt, og kommunikationsopgaverne var overvældende, da arbejdet blev tildelt via chat frem for i ét samlet system. Teamledernes koordineringstid var høj. Dertil kom, at der ofte var udskiftning i personalet, og mange medarbejdere taler ikke flydende tysk eller engelsk, så oplæring i flere adskilte værktøjer medførte en risiko for misforståelser, både sprogligt og operationelt.

Hvordan Sweeply hjalp

Sweeply gav BOOK-IT en enkelt, centraliseret kilde til sandhed for al housekeeping og vedligeholdelse, hvilket gav alle teams mulighed for at se status på tværs af lokationerne og reducerede behovet for, at teamlederne hele tiden var til stede. Sweeply integreres med Apaleo, BOOK-IT's PMS, så lejlighedsstatusser, udtjekninger og særlige anmodninger automatisk holdes opdaterede uden manuel krydstjekning. For teams, der arbejder uden en reception, gjorde realtidssynlighed det muligt for housekeeping og vedligeholdelse at agere selvstændigt og hurtigt imødekomme gæsteforespørgsler. Sweeplys farvekodning og sprogunderstøttelse fremskyndede oplæringen for det flersprogede team, og Sweeply tilpassede platformen, så den afspejlede BOOK-IT's skelnen mellem langsigtede og kortsigtede rengøringsplaner.

Resultatet

Effekten viste sig både i konkrete tal og i hverdagens lettelser. BOOK-IT's housekeeping-teamleder reducerede tiden brugt på kommunikation med mindst 30 %, hvilket frigjorde tid til at videreudvikle processer og gæsteoplevelsen. Et centraliseret overblik over opgaver og igangværende arbejde gav teamlederne langt større ro i sindet uden at skulle være på stedet, og det gav teammedlemmerne gennemsigtighed i forhold til arbejdsbyrden. Gæsterne nyder godt af en lavere risiko for glemte anmodninger og hurtigere eksekvering. Frem for en dramatisk kovending handler BOOK-IT's historie om at fjerne den friktion, der slet ikke burde have været der, så alt andet bliver lettere, når værktøjerne matcher driftsmodellen.