Tilbage til artikler
Thorhildur Edda Gunnarsdottir, CEO
Udgivet
Opdateret
Ti tegn, der viser, hvor housekeeping på hoteller mister tid, penge eller kvalitet, med hvad hvert tegn koster, og hvordan det ser ud, når det fungerer. Sæt kryds ved dem, der lyder bekendt, og brug din score til at beslutte, hvad du skal løse først.
Kort sagt
• Tjeklisten har ti tegn, fra at jagte værelsesstatus over telefonen til marginer under pres. • Tegn 1 til 3 er ét problem: værelsesstatus, der ikke når etagerne og receptionen i realtid. • Når gæsterne vælger rengøring, og regler bestemmer rengøringstyperne, forsvinder arbejdet, før det begynder. • Woolacombe Bay Hotel fjernede 50+ daglige koordineringsopkald på travle dage. • Hos Keahotels fravalgte gæsterne daglig rengøring 71 % af gangene, hvilket sparede 179 timer på én måned.
En tjekliste til housekeeping på hoteller er en hurtig selvevaluering: ti tegn, der viser, hvor din housekeeping mister tid, penge eller kvalitet. Sæt kryds ved hvert tegn, der lyder bekendt. Tre eller flere betyder som regel, at problemet ligger i, hvordan information bevæger sig mellem dit PMS, receptionen og etagerne, ikke i hvor hårdt teamet arbejder.
En oplysning først: Sweeply sælger housekeeping-software til hoteller, så vi har en holdning til løsningerne. Selve tjeklisten fungerer, uanset hvilke værktøjer du bruger, og de ti tegn stammer fra den tjekliste, vi delte i vores webinar med Keahotels.
Hvordan bruger du tjeklisten?
Gå de ti tegn igennem sammen med din housekeeping manager, en supervisor og en medarbejder fra receptionen. De ser hver især forskellige problemer.
Sæt kun kryds ved et tegn, hvis det er sket inden for den seneste måned, ikke hvis det måske kan ske.
Tæl dine kryds, og læs derefter, hvad din score betyder, og hvilke punkter du skal løse først.
Tjeklisten til housekeeping-driften
# | Tegn | Hvad det koster dig | Sådan ser det ud, når det fungerer |
|---|---|---|---|
1 | Vi jagter værelsesstatus via opkald eller WhatsApp | Rengøringsassistenterne bliver afbrudt, og receptionen venter på svar, den burde have i forvejen | Værelsesstatus opdateres på rengøringsassistentens telefon og vises straks i receptionen |
2 | Vi bruger udprintede rengøringslister | Listen er forældet, så snart en gæst forlænger, tjekker tidligt ud eller skifter værelse | En live liste fra dit PMS, der ændrer sig, når reservationerne ændrer sig |
3 | Receptionen mangler et overblik over værelsesstatus i realtid | Ankommende gæster venter på værelser, der måske allerede er rene, og receptionen ringer til etagerne for at tjekke | Receptionen kan se rengøringens fremdrift og inspicerede værelser uden at ringe til nogen |
4 | Vi tilbyder daglig rengøring (rengøring under opholdet) som standard | Værelserne bliver gjort rent, uanset om gæsten ønsker det, og det koster timer og linned | Gæsterne vælger selv, og værelser, hvor rengøring er fravalgt, forsvinder automatisk fra rengøringsassistentens liste |
5 | Sprogbarrierer sinker vores drift | Instruktioner bliver misforstået eller ikke læst, og supervisorer må gentage sig selv | Alle opgaver og noter vises på hver medarbejders eget sprog |
6 | Vi bruger Excel til vedligeholdelse, tjeklister eller hittegods | Ingen ved, hvad der er åbent, hvem der har ansvaret, eller hvad der skete sidste gang | Fejl, tjeklister og fundne genstande er opgaver, der følges op, med en ansvarlig og en historik |
7 | Vi mangler indsigt i driften og data om resultater | Beslutninger om bemanding og budget hviler på mavefornemmelse | Arbejdsbyrde, klargøringstider og tilbagevendende fejl er synlige, uden at nogen skal lave en rapport |
8 | Gæsteforespørgsler tager for lang tid at håndtere | Forespørgsler hober sig op i receptionen, før de når ud på etagerne | Forespørgsler når den rette person som en opgave, og gæsten får svar |
9 | Supervisorer bestemmer rengøringstyper manuelt | Hver morgen starter med, at en supervisor regner ud, hvor der skal være rengøring under opholdet, sengetøjsskift eller afrejserengøring | Rengøringstyperne følger dine regler og data fra dit PMS, så planen er klar, når teamet møder ind |
10 | Driftsmarginerne er under pres | Udgifterne til løn, linned og overtid stiger hurtigere end værelsesindtægterne | Du kan se, hvor timerne går hen, og skære det arbejde væk, som gæsterne ikke har bedt om |
Hvad betyder din score?
0 til 2 kryds. Det grundlæggende er på plads. Se på de tegn, du har sat kryds ved, et ad gangen; de er som regel hurtige at løse.
3 til 5 kryds. Koordineringen koster dig timer hver dag. Start med værelsesstatus (tegn 1 til 3), fordi alt andet afhænger af den.
6 eller flere kryds. Det er måden, arbejdet planlægges og deles på, der skal ændres, ikke bare et enkelt værktøj. Planlæg det som ét projekt på tværs af housekeeping, vedligeholdelse og receptionen.
Hvilke tegn skal du løse først?
Start med værelsesstatus. Tegn 1, 2 og 3 er det samme problem set fra tre steder: etagerne, den udprintede liste og receptionen. Når værelsesstatus kommer fra dit PMS og opdateres fra rengøringsassistentens telefon, er der ikke længere brug for opkaldene, snakken over walkie-talkien og morgenens udprint. Hvis du vil se, hvordan det fungerer i praksis, så læs sådan forbinder du receptionen og housekeeping i realtid.
Dernæst skal du ændre, hvordan rengøringen besluttes. Tegn 4 og 9 afgør, hvor meget arbejde teamet har hver dag. Når gæsterne selv vælger, om deres værelse skal gøres rent, og regler bestemmer rengøringstypen, forsvinder arbejdet, før nogen går i gang med det. Vores guide til tilvalgt rengøring forklarer, hvordan hoteller indfører det.
Fjern derefter regnearkene. Tegn 5 til 8 handler om opgaver, der lever i Excel, på WhatsApp eller i nogens hukommelse. Når fejl, tjeklister og gæsteforespørgsler samles i ét forløb, der følges op, på hver medarbejders eget sprog, bliver det overhovedet muligt at løse tegn 7 (data). Vedligeholdelsessoftware til hoteller og håndtering af gæsteforespørgsler dækker de dele.
Hvordan ser det ud på rigtige hoteller, når tegnene bliver løst?
Woolacombe Bay Hotel (tegn 1 og 3): fjernede 50+ daglige koordineringsopkald på travle dage, og hele teamet brugte systemet inden for en måned.
Keahotels (tegn 4): gæsterne fravalgte daglig rengøring 71 % af gangene i den første måned, hvilket sparede 179 arbejdstimer.
Íslandshótel (tegn 4 og 10): sparer 22.000 timer om året på tværs af 18 hoteller, og omkring 70 % af gæsterne fravælger daglig rengøring.
Excellence Hotels (tegn 9): stoppede med manuel værelsestildeling efter at have forbundet Sweeply med sit PMS, VisBook.
Volkshotel (tegn 5): driver 196 værelser med et housekeeping-team fra 33 nationaliteter og er holdt op med at tjekke hvert værelse manuelt for rengøring under opholdet.
BOOK-IT Apartments (tegn 6): reducerede sin housekeeping-teamleders kommunikationstid med omkring 30 % ved at samle arbejdet på én platform.
Hvor tjeklisten ikke passer
Tjeklisten forudsætter et team, der er så stort, at medarbejderne ikke ser hinanden hele dagen. På et hotel med en eller to rengøringsassistenter og en ejer på stedet kan en samtale og en udprintet liste sagtens være nok, og flere af tegnene vil ikke være relevante. Den dækker også den daglige drift, ikke rengøringsstandarder: Når det gælder, hvordan et rent værelse ser ud, så brug din egen tjekliste til værelsesinspektion sammen med den.
Tal med vores salgsteam
Book et opkald med vores salgsteam for at gennemgå din score, dit PMS og de moduler, der kan fjerne de tegn, du har sat kryds ved, og få en pris til dit hotel. Sweeply prissættes pr. salgbart værelse pr. måned for hvert modul, og arealer, der ikke kan sælges, er gratis.
Konklusion
De fleste hoteller sætter kryds ved mindst tre af tegnene, og de fleste af dem kan føres tilbage til værelsesstatus og måden, rengøringen besluttes på. Løs de to først, så bliver resten lettere at se og at måle.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal en tjekliste til housekeeping på hoteller indeholde?
Til den daglige drift bør den dække, hvordan værelsesstatus deles, hvordan værelser tildeles og rengøringstyper besluttes, hvordan fejl og gæsteforespørgsler følges op, og om du kan måle arbejdsbyrden. Denne tjekliste dækker de ti punkter.
Hvordan ved jeg, om min housekeeping-afdeling har brug for ny software?
Tæl, hvor mange af de ti tegn du genkender fra den seneste måned. Tre eller flere, især opkald om værelsesstatus og udprintede lister, betyder som regel, at koordineringen omkring teamet skal ændres.
Hvad skal du løse først i hotellets housekeeping?
Værelsesstatus. Når status kommer fra dit PMS og opdateres fra rengøringsassistentens telefon, falder opkaldene til etagerne, de udprintede lister og forsinkelserne i receptionen på samme tid.
Er tjeklisten til rengøringsstandarder?
Nej. Den handler om, hvordan arbejdet planlægges og deles. Brug den sammen med din tjekliste til værelsesinspektion, som fastlægger, hvordan et rent værelse ser ud.
Virker tjeklisten for lejligheder og serviced apartments?
Ja. De samme tegn gælder overalt, hvor et team gør rent og vedligeholder enheder, det ikke kan se på én gang, fra hoteller til serviced apartments.