Opt-in rengøring er en servicemodel, hvor et gæsteværelse kun rengøres under et ophold, hvis gæsten beder om det. Klargøring ved ankomst og afrejserengøring forbliver præcis, som de plejer. Det, der ændrer sig, er dagene midt i opholdet, og dermed housekeeping-teamets daglige arbejdsbyrde.

Hoteller indfører det af tre grunde, som forstærker hinanden. Gæsterne ønsker kontrol over, hvem der kommer ind på deres værelse og hvornår. Udgifter til linned, vand og kemikalier falder for hver rengøring, der springes over. Og en afdeling, der er svær at rekruttere til, får en lettere og mere forudsigelig arbejdsdag.

Hvad er opt-in rengøring?

I en opt-in-model finder der ingen rengøring sted under opholdet, medmindre gæsten anmoder om det. Gæsten træffer det valg ved reservation, ved check-in eller under opholdet, og valget bliver til en opgave for housekeeping-teamet frem for en fast linje i en vagtplan.

Sweeply understøtter dette gennem Guest Connect. Gæstens beslutning lander direkte på den samme oversigt, som housekeeping-teamet allerede arbejder ud fra, med værelsesnummer, det ønskede tidsrum og eventuelle noter tilknyttet, så ingen behøver at indtaste det manuelt i et regneark eller give beskeden videre over radioen.

Den praktiske effekt er et skift fra tidsplansstyret til efterspørgselsstyret rengøring. En supervisor holder op med at planlægge for hvert enkelt optaget værelse og begynder i stedet at planlægge ud fra ankomster, afrejser og de anmodninger, der rent faktisk er kommet ind.

Hvordan adskiller opt-in rengøring sig fra opt-out rengøring?

Begge modeller giver gæsten et valg. Forskellen ligger i, hvad der sker, når gæsten ikke foretager sig noget, og den standardindstilling afgør størstedelen af din arbejdsbyrde.

Opt-out er den blødere ændring og den, gæsterne kender bedst, hvilket er grunden til, at de fleste grønne initiativer starter her. Opt-in skaber den største operationelle forandring, fordi selve standardindstillingen træffer valget for én. Vores uddybende artikel om udrulning af grøn rengøring uden at skære i personalets timer gennemgår, hvad hver model betyder for rengøringspersonalets timer, og hvordan man værner om dem.

Hvorfor indfører hoteller opt-in rengøring?

Fordi tallene taler for sig selv, og fordi gæsterne tager imod tilbuddet i et omfang, som de fleste hoteldirektører undervurderer.

Hos Íslandshótel, en kæde med 18 hoteller i Island, fravalgte 70 % af gæsterne daglig rengøring, og koncernen registrerer 22.000 sparede timer om året. Hos Keahotels faldt anmodningerne om daglig rengøring med 71 %, og der blev sparet 179 timer på en enkelt måned. Hos The Views Hotels på Madeira, som omfatter 750 værelser på tværs af koncernen, faldt rengøringsaktiviteterne med 60 %, og hotellerne sparede 5.370 EUR om måneden.

Tre ting følger af tal i den målestok.

Miljøbelastningen falder i takt med arbejdet. En sprunget rengøring betyder linned, der ikke vaskes, vand, der ikke opvarmes, kemikalier, der ikke bruges, og en støvsuger, der ikke kører. Det er et af de sjældne bæredygtighedstiltag, der koster mindre i stedet for mere.

Timer frigives til hotellet. Sparede timer er ikke automatisk en besparelse. De er kapacitet, og hvad du stiller op med dem, er en ledelsesbeslutning: mere grundige afrejserengøringer, tiltrængt arbejde på fællesområder, flere inspektioner eller færre vikartimer i spidsbelastningsperioder.

Presset på en afdeling med rekrutteringsudfordringer letter. American Hotel & Lodging Association har rapporteret, at 72 % af hotellerne fortsat kæmpede med bemandingen. At reducere antallet af værelser, der skal serviceres hver evig eneste dag, er et af de få greb, der reelt mindsker problemet frem for at tvinge et underbemandet team til at løbe endnu stærkere.

Gæsterne får også noget mærkbart ud af det. De bevarer deres egen dagsrytme, de skal ikke vente i lobbyen på, at rengøringsvognen forlader gangen, og privatliv bliver en standard frem for noget, de aktivt skal bede om.

Hvordan indfører man opt-in rengøring?

Gå til det som et driftsprojekt, ikke bare som et budskab på et dørskilt. Denne proces fungerer både for et enkeltstående hotel og for en hotelkæde.

1. Fastlæg modellen og minimumsservicen. Ansvarlig: hoteldirektøren sammen med oldfruen. Varighed: 1 uge. Beslut om det skal være opt-in eller opt-out, om der skal være en belønning knyttet til, og hvilken service der under alle omstændigheder garanteres, for eksempel en fuld rengøring hver tredje nat ved længere ophold.

2. Fastlæg de nøgletal, du vil følge. Ansvarlig: driftslederen. Varighed: 2 dage. Tilslutningsprocent, antal rengøringer pr. optaget værelse, minutter pr. afrejserengøring samt kontrakttimer pr. rengøringsassistent. Mål et udgangspunkt før lanceringen, da du ellers ikke vil kunne dokumentere resultaterne bagefter.

3. Forbind gæstens valg direkte med opgavelisten. Ansvarlig: systemansvarlig. Varighed: 1 dag. Sweeply kan være i drift inden for 24 timer på et understøttet PMS og integrerer med flere end 20 PMS-platforme, så gæstens svar når frem til housekeeping som en opgave uden manuel genindtastning.

4. Træn teamet i undtagelserne. Ansvarlig: oldfruen. Varighed: 1 til 2 dage. Det meste af oplæringen går med at håndtere situationer, hvor en gæst ombestemmer sig, hvad man gør med et værelse, hvor rengøringen er sprunget over i flere dage, og hvordan problemer eskaleres. Vores guide til forandringsledelse i hotelbranchen dækker kommunikationsdelen.

5. Juster tidsforbruget på afrejserengøringen. Ansvarlig: oldfruen. Varighed: fra uge 1, herefter løbende. Værelser, der ikke er blevet rengjort i flere dage, tager længere tid at gøre klar. Læg de ekstra minutter til, før tilslutningen stiger, ikke først når teamet har været bagud i 14 dage.

6. Evaluer efter 30 og 90 dage. Ansvarlig: hoteldirektøren. Varighed: en halv dag hver gang. Sammenlign med dit udgangspunkt, og tilpas det garanterede minimum, hvis gæstefeedback viser, at standarden er blevet sat for lavt.

Hvornår opt-in rengøring er den forkerte beslutning

Det er ikke den rette standard alle steder, og hvis man lader som om, ender det ofte med, at programmet rulles tilbage efter et halvt år.

Hoteller med et gennemsnitligt ophold på en eller to overnatninger har meget lidt at hente, for der er stort set ingen rengøringer undervejs, der kan springes over. Luksus- og resorthoteller, der sælger daglig service som en del af selve produktet, vil forringe produktet ved at fjerne det, omend aftenturn-down og udskiftning af håndklæder stadig kan gøres valgfrit. Hoteller, der er underlagt særlige hygiejne- eller wellnessstandarder, kan have krav om faste inspektionsintervaller, som modellen skal overholde.

Der er også en konsekvens for bemandingen, som fortjener mere opmærksomhed, end den typisk får. Hvis efterspørgslen på daglige rengøringer falder, og der ikke ændres på andet, falder timeantallet for de medarbejdere, der udfører arbejdet, ligeledes. Det er en ledelsesbeslutning og ikke et softwareskabt resultat, og intet værktøj kan træffe det valg for dig.

Endelig er Sweeply et operationelt lag oven på dit PMS, ikke et PMS i sig selv og ikke et bookingsystem. Hvis du ønsker, at valget af rengøring skal indgå direkte i selve reservationsflowet, hører den del til hos din PMS- eller bookingudbyder.

Tal med vores salgsteam

Book en samtale med vores salgsteam for at drøfte dit hotel, dit PMS og de moduler, du har brug for, samt få et pristilbud på din opsætning. Sweeply afregnes pr. salgbart værelse pr. måned pr. modul. Fællesarealer og ikke-salgbare områder er gratis.