En housekeeping-app er den skærm, en stuepige eller rengøringsmedarbejder arbejder ud fra under en vagt: værelser i prioriteret rækkefølge, rengøringstype for hvert enkelt værelse, noter fra reservationen og en hurtig måde at melde et værelse færdigt eller rapportere en fejl med et foto. En god app opdaterer receptionen i samme øjeblik, et værelse er færdigt, og viser alle instruktioner på medarbejderens eget sprog. De fleste PMS-platforme indeholder en grundlæggende mobil housekeeping-visning, mens en dedikeret app tilføjer regler, vedligeholdelse og gæsteanmodninger oveni.

Denne guide ser på appen fra rengøringsmedarbejderens side: hvad den bør vise ved vagtens start, hvad der bør ske, når et værelse er færdigt, og hvordan man vurderer, om visningen i dit PMS stadig er tilstrækkelig. En kort bemærkning: Sweeply sælger housekeeping-software, så vi har en interesse i dette emne. Tjeklisten fungerer uanset hvilket værktøj, du vælger.

Hvad er en housekeeping-app, og hvem bruger den?

Den erstatter den printede værelsesliste, walkie-talkien og WhatsApp-gruppen med én fælles kilde til sandhed på telefonen. Tre grupper bruger den hver dag, og hver gruppe har brug for noget forskelligt fra den.

• Stuepiger og rengøringspersonale har brug for en kort, overskuelig liste over, hvad der skal rengøres som det næste og hvordan, med så lidt læsning og tastning som muligt.

• Oldfruer og rengøringsledere har brug for at fordele værelser, inspicere færdige værelser og se, hvem der er bagud, før det fører til forsinket indtjekning.

• Receptionen og teknisk service har brug for værelsesstatusser, de kan stole på uden at skulle ringe til nogen, samt fejlrapporter, der leveres med værelsesnummer og foto.

Hvis appen kun tilgodeser én af disse grupper, vender de to andre tilbage til walkie-talkien. Det er den mest almindelige årsag til, at en housekeeping-app opgives få måneder efter lanceringen.

Hvad bør en housekeeping-app vise ved vagtens start?

Når en medarbejder åbner appen ved dagens start, bør listen allerede være klar. Ingen bør sidde og skrive værelsesnumre af fra et udprint. Hold øje med disse fem ting:

• Værelser i en fornuftig rækkefølge. Afrejser med tidlige ankomster først, derefter øvrige afrejser og til sidst overliggere, hvor rækkefølgen opdateres i takt med, at receptionen tjekker gæster ud.

• Den korrekte rengøringstype per værelse. Slutrengøring, daglig rengøring, hovedrengøring eller ingen rengøring, så ingen rengør et værelse, gæsten har frabedt sig rengøring på.

• Reservationsnoter, der gør en forskel på etagerne. En ekstra seng, en babyseng, allergier, VIP eller sen udtjekning, angivet som en opgave og ikke gemt væk i et bemærkningsfelt.

• Vil ikke forstyrres og afvist rengøring. Et enkelt tryk for at registrere det, så lederen og receptionen ser det med det samme.

• Farver og ikoner til status. Mange medarbejdere afkoder visuelt frem for at læse tekst, så status bør være tydelig uden ord.

Vores guide til, hvordan housekeeping-software tildeler værelser automatisk, gennemgår, hvordan selve listen oprettes og fordeles retfærdigt i teamet.

Hvad bør der ske, når en medarbejder trykker færdig?

Det er her, en app for alvor beviser sit værd. Et værelse, der markeres som rent på papir, hjælper først, når nogen går ned i receptionen med listen. I en app bør et enkelt tryk sætte gang i flere processer på én gang. Tabellen sammenligner de samme situationer på en vagt med og uden en app.

Fejlrapportering er vigtigere, end det umiddelbart ser ud til. Når en medarbejder kan tage et billede af en dryppende vandhane og sende det til vedligeholdelsesteamet med to tryk, bliver problemerne løst, før den næste gæst opdager dem.

Hvilke hotelstyringssystemer tilbyder mobilapps til housekeeping og opdatering af værelsesstatus?

Det gør mange, og det er værd at undersøge præcis, hvad dit nuværende system tilbyder, før du investerer i andet. To eksempler fra leverandørernes egen dokumentation:

• Mews. I Mews-appen kan rengøringsmedarbejdere finde et område, ændre dets status og tilføje en årsag til ændringen. Rengøringsledere kan tildele områder til medarbejdere og filtrere efter status, herunder Rent, Beskidt, Inspiceret, Ude af drift og Ikke i brug.

• Oracle OPERA Cloud. OPERA Cloud-mobilappen kører i mobilens browser og giver medarbejdere mulighed for at arbejde ud fra deres opgaveliste, ændre værelsesstatus og håndtere vedligeholdelsesopgaver, afhængigt af hvilke OPERA Controls og roller der er aktive.

En standardvisning i et PMS er ofte tilstrækkelig for et enkeltstående hotel med enkle rutiner for rent eller beskidt. Hoteller kigger typisk efter en dedikeret app, når de har brug for regler, der rækker ud over simpel værelsesstatus, et samlet workflow til vedligeholdelse, gæsteanmodninger og flersprogede teams på én samlet skærm. Vi har sammenlignet disse muligheder mere indgående i Mews housekeeping vs en dedikeret housekeeping-app.

Uanset hvad du overvejer, er her de spørgsmål, du bør stille til en demo:

Hvordan bør en housekeeping-app håndtere et flersproget team?

Det er ikke nok blot at oversætte menuerne. Det er i noterne, faldgruberne ligger: en leder skriver "gæst er allergisk over for fjer, brug syntetiske puder", og medarbejderen skal kunne forstå det på sit eget sprog. Sweeply oversætter både brugerfladen og tekst skrevet af personalet til over 30 sprog, så hver medarbejder læser opgaver og noter på det sprog, de foretrækker.

Volkshotel i Amsterdam har 196 værelser og et team med 33 nationaliteter på Mews, hvilket var grunden til, at sprog spillede så stor en rolle der. Læs kundecasen om Volkshotel og vores guide til at lede et housekeeping-team uden et fælles sprog.

Kan en housekeeping-app reducere antallet af værelser, der skal rengøres?

Ja, når gæsterne selv får valget. Hvis gæsterne kan fravælge daglig rengøring direkte fra telefonen, og det valg automatisk fremgår af medarbejderens liste, bliver appen til mere end blot en opgaveliste – den fjerner reelt arbejde. Sweeply gør dette muligt med Guest Connect.

• Íslandshótel sparer, på tværs af 18 hoteller, 22.000 timer om året, og omkring 70 % af gæsterne fravalgte daglig rengøring. Læs kundecasen om Íslandshótel.

• Keahotels, som benytter GoDo PMS, sparede 179 timer på en enkelt måned, og 71 % af gæsterne takkede nej til daglig rengøring. Læs kundecasen om Keahotels.

• The Views Hotels reducerede rengøringsaktiviteter med 60 %, svarende til en værdi af 5.370 EUR om måneden. Læs kundecasen om The Views Hotels.

Kan opgaver dukke op i appen, uden at nogen behøver at taste dem ind?

Det kan de. Reservationsbemærkninger som f.eks. "babyseng ønskes" eller "ekstra håndklæder ved ankomst" er en hyppig kilde til oversete opgaver, fordi en medarbejder skal læse dem og manuelt oprette dem som opgaver. Tracey, en af Sweeplys AI-agenter, læser disse bemærkninger fra PMS'et og videresender dem til det rette team som opgaver med 99,7 % nøjagtighed. Hos THE FLAG i Zürich, som bruger Apaleo, sparer dette cirka 8 timer om ugen og har reduceret klagerelaterede opgaver med 80 %. Læs kundecasen om THE FLAG.

Hvordan ved du, at dit nuværende setup ikke længere er tilstrækkeligt?

Hold øje med disse tegn:

• Receptionen ringer stadig eller bruger radioen flere gange i timen for at forhøre sig om værelser hos housekeeping.

• Lederne udarbejder værelseslisten i hånden hver evig eneste morgen.

• Vedligeholdelsesfejl meldes til det tekniske team via en chatgruppe, og ingen har overblik over, hvad der er udbedret.

• Nye medarbejdere skal følges med en kollega i dagevis, før de kan finde ud af at bruge systemet.

• Gæsteanmodninger og rengøringspræferencer kommer ind via kanaler, som medarbejderne på etagerne aldrig ser.

Woolacombe Bay, som bruger Guestline, sparede over 50 daglige opkald væk efter at have flyttet housekeeping over i en app (kundecase). BOOK-IT reducerede kommunikationstiden med 30 % (kundecase).

Hvordan fungerer Sweeplys housekeeping-app?

Sweeply er ikke et PMS. Det er det operationelle lag ovenpå dit PMS, forbundet via mere end 20 PMS-integrationer, så reservationer og værelsesstatus flyder ind, og opdateringer sendes direkte tilbage. Housekeeping, Vedligeholdelse, Guest Connect og AI-agenter er separate moduler, som du kan tage i brug hver for sig eller samlet, og personalet ser det hele i én samlet app.

Prisen afregnes per salgbart værelse per måned for hvert modul, mens fællesarealer som lobbyer og gange er gratis. Íslandshótel udrullede systemet på 18 hoteller på blot 5 uger, så en implementering behøver ikke tage en hel sæson. Hvis du er i gang med at sammenligne leverandører, beskriver vores guide til sammenligning af housekeeping-software til hoteller, hvordan du tilrettelægger et retvisende pilotprojekt.

Hvor denne guide ikke er relevant

• Meget små steder, hvor ejeren selv gør rent. Har du en håndfuld værelser og én person til at udføre arbejdet, kan en fælles kalender være alt, hvad du behøver.

• Etager uden mobilsignal eller wi-fi. Enhver mobilapp forudsætter, at personalet kan benytte en telefon der, hvor de arbejder. Få dækningen på plads først.

• Problemer, der handler om bemandingsniveauet. En app fjerner tid brugt på koordinering. Den kan ikke kompensere for et team, der simpelthen er for lille i forhold til belægningen.

• Kontrakter, der dikterer værktøjerne. Hvis et eksternt rengøringsfirma er forpligtet til at bruge sit eget system, bør du afstemme overleveringen med dem, før du vælger software.

Tag en snak med vores salgsteam

Hvis du ønsker, at dine medarbejdere skal arbejde ud fra én app, der holder receptionen, teknisk service og gæsterne i sync med dem, så book et opkald med vores salgsteam. Vi tager et kig på dit PMS, dine nuværende værelseslister og hvordan dit team arbejder i dag.