Varje hotell har ett huvudsystem (system of record), oavsett om det är en molnplattform, en server på kontoret eller ett kalkylblad som ingen vill kännas vid. Ett hotellsystem (property management system, PMS) är platsen där bokningar, priser, gästprofiler och betalningar finns, och det sätter taket för vad resten av teknikstacken kan göra. Den här guiden går igenom vad ett PMS ansvarar för, hur molnbaserade och lokalt installerade system skiljer sig åt i praktiken, vad du bör prioritera när du jämför dem och hur du genomför en upphandling utan att verksamheten stannar upp i ett år.

Vad är ett hotellsystem (PMS)?

Ett PMS är den plattform ett hotell använder för att hantera bokningar samt de operativa och ekonomiska data som hör till dem. Bokningar, rumstillgång, priser, gästprofiler, notor (folios), betalningar och rapportering finns alla samlade här, och de flesta andra system i stacken läser från eller skriver till det.

Det viktigaste att förstå innan man jämför leverantörer är omfattningen. Ett PMS är ett huvudsystem för data, inte ett operativt verktyg för varje enskild avdelning. Det kan berätta för dig att rum 412 ska städas. Det är generellt sämre på att tala om vem som städar det, hur lång tid det tog förra veckan eller att duschen har droppat sedan i tisdags. Det är därför de flesta verksamheter använder ett dedikerat operativt lager som Sweeply ovanpå sitt PMS, kopplat till det, snarare än att försöka driva städning och underhåll enbart via PMS:et.

Ska du välja ett molnbaserat eller ett lokalt installerat PMS?

Ett lokalt installerat PMS (on-premise) körs på servrar och datorer på hotellet. Ett molnbaserat PMS körs på leverantörens infrastruktur och nås via en webbläsare eller en app från valfri uppkopplad enhet. Kompromisserna är tillräckligt tydliga för att sammanfattas i en tabell.

De flesta verksamheter som migrerar idag går från lokalt installerade system till molnet, och kolumnen för integrationer är vanligtvis den avgörande. Ett moln-PMS med ett väldokumenterat API förvandlar varje framtida beslut till en konfigurationsfråga snarare än ett stort upphandlingsprojekt. Mews, Apaleo och Oracle publicerar alla utvecklardokumentation för sina plattformar, och att läsa den innan du skriver på avtalet berättar mer om dina kommande fem år än vad någon demo någonsin kan göra.

Vilka funktioner är viktigast i ett PMS?

Vilka funktioner som är viktigast beror på verksamhetens typ och storlek, men det finns sex områden som alltid bör utvärderas noggrant.

• Reception och drift. Incheckning, utcheckning, rumstilldelning och gästhistorik som gör det möjligt för personalen att känna igen en återkommande gäst utan att behöva fråga.

• Distribution. Tvåvägskopplingar till bokningsmotorer, channel managers och CRS, så att tillgänglighet och priser hålls uppdaterade utan manuellt arbete.

• Städning och rumsstatus. Alla PMS har ett fält för rumsstatus. Få hanterar personalens arbetsbelastning, städtider, inspektioner eller felanmälningar. Kontrollera därför vad systemet klarar av från grunden och vad det förutsätter att ett anslutet verktyg sköter.

• Betalningar och fakturering. Automatiserade notor, fakturering, betalväxlar och kopplingar till ekonomisystem.

• Rapportering. Beläggning, ADR, RevPAR, segmentmix och bokningstakt (pace), som enkelt kan exporteras snarare än att vara låsta i en kontrollpanel.

• Integrationer. Ett PMS är navet. Tvåvägskopplingar till kassasystem (POS), CRM, revenue management och operativa verktyg är det som avgör om resten av teknikstacken fungerar.

Var slutar PMS:et och var börjar resten av stacken?

Det här är frågan som sparar mest pengar, eftersom den förhindrar att ett hotell köper ett PMS för att lösa ett problem som systemet aldrig var avsett att lösa.

Ett PMS äger de kommersiella uppgifterna. Ett revenue management-system äger prissättning och prognoser, och argumenten för att kombinera ett sådant system med mänskligt omdöme beskrivs i hur data och revenue management förbättrar lönsamheten på hotell. Ett operativt lager äger det faktiska arbetet: städlistor, inspektioner, arbetsordrar för underhåll och gästönskemål. Sweeply utgör detta lager och kopplar ihop med fler än 20 PMS, inklusive Mews, Apaleo och Oracle OPERA Cloud; hela listan finns på integrationssidan.

Fördelarna med att koppla ihop affärsdatan med det operativa lagret behandlas i detalj i fördelarna med integration mellan PMS och uppgiftshantering. När du är redo att bygga kopplingen går den 30 dagar långa integrationsplanen för städning igenom ordningsföljden, ansvarsområdena och mappningarna.

Två publicerade exempel visar hur gränsdragningen ser ut i praktiken. Volkshotel Amsterdam, med 196 rum och ett team som omfattar 33 nationaliteter, höll igång verksamheten utan avbrott under en migrering till Mews eftersom det operativa lagret var fristående från det PMS som byttes ut (fallstudie om Volkshotel). Woolacombe Bay, 63 rum i North Devon, behöll sitt befintliga PMS och ersatte papper inom städningen genom att koppla upp sig mot det (fallstudie om Woolacombe Bay).

Hur väljer och implementerar man ett nytt PMS?

Genomför det i fem steg med en utsedd ansvarig och en realistisk tidsplan. Hela processen tar åtta till fjorton veckor för ett enskilt hotell och längre för en hotellkedja.

1. Definiera kraven. Ansvarig: hotelldirektör, tillsammans med avdelningschefer. Tidsåtgång: två veckor. Skriv ner vad det nuvarande systemet brister i, med samma ord som medarbetarna själva använder. Utvärdera leverantörerna utifrån den listan och använd oberoende recensionssidor som Hotel Tech Report som komplement till leverantörernas demonstrationer, inte som ersättning för dem.

2. Kartlägg den befintliga stacken. Ansvarig: systemansvarig eller IT-chef. Tidsåtgång: en vecka. Lista alla verktyg som PMS:et måste kommunicera med: channel manager, bokningsmotor, POS, CRM, revenue management, dörrlås, verksamhetsstyrning. Bekräfta att varje koppling fungerar i drift i dagsläget, för exakt den version du köper. En partnerlogotyp är inte samma sak som en fungerande integration.

3. Sätt en femårsbudget. Ansvarig: ekonomiansvarig. Tidsåtgång: en vecka. Räkna med licenser eller abonnemang, implementering, gränssnitts- eller API-avgifter, hårdvara, utbildning och den interna tid som migreringen kommer att ta i anspråk. Lokala och molnbaserade system ser väldigt olika ut under år ett, men kostnaderna närmar sig varandra vid år fem.

4. Välj partner, inte bara produkt. Ansvarig: hotelldirektör. Tidsåtgång: två till tre veckor inklusive referenssamtal. Be om två referenser från boenden av samma typ och storlek som ditt, och fråga dem vad som inte fungerade.

5. Migrera och utbilda. Ansvarig: projektägare samt en ansvarig per avdelning. Tidsåtgång: fyra till åtta veckor. Frys ändringar av priser och rumsfördelning under själva driftsättningen, kör systemen parallellt under en period och utbilda personalen med riktiga bokningar i stället för testdata. Involvera teamet före beslutet, inte efteråt, ett tillvägagångssätt som beskrivs närmare i att leda förändringsarbete inom besöksnäringen.

När den här guiden inte är tillämplig

En guide skriven för hotell passar inte för alla typer av boenden. Lägenhetshotell, vandrarhem och förmedlare av semesterboenden behöver ofta ett system som är anpassat för deras specifika uthyrningsmodell, och att försöka tvinga in dem i ett traditionellt hotell-PMS skapar ofta mer arbete än det sparar.

Ytterligare tre begränsningar värda att nämna:

• Om du är bunden till ett avtal i ytterligare två år handlar detta främst om planering snarare än handling. Ägna tiden åt integrationer och datakvalitet så att migreringen går snabbt när det väl är dags.

• Om ditt problem är att städning och underhåll är oorganiserat kommer ett byte av PMS inte att lösa det. Det är ett operativt problem, och att byta ut grundsystemet är ett dyrt sätt att skjuta problemet framför sig.

• Sweeply kan inte hjälpa dig att välja ett PMS utöver att bekräfta om ett visst system finns med på listan över integrationer som stöds. Sweeply är ett operativt lager ovanpå ett PMS, inte ett PMS och inte en återförsäljare av sådana, så betrakta denna guide som leverantörsoberoende rådgivning snarare än en väg till en Sweeply-produkt.

Den här artikeln började som ett gästinlägg av Lana Cook, innehållsspecialist på Cloudbeds, och har uppdaterats av Sweeply-teamet.

Om du redan vet vilket PMS du använder och vill ta reda på vad ett operativt lager ovanpå detta skulle kosta, boka ett möte med vårt säljteam.