dagliga avstämningsmöten togs bort under hektiska dagar
1 månad
till full användning i hela teamet
Robert Vargau,
Housekeeping Manager, Woolacombe Bay Hotel
Utmaningen
Woolacombe Bay är en stor lyxanläggning med 63 rum och ingen hotelldirektör, vilket innebär att avdelningscheferna bär ett stort ansvar. Särskilt städavdelningen behövde samordning i realtid för att hantera städning, gästförfrågningar och snabba rumsbyten. Robert skötte tidigare rumstilldelningar och uppdateringar via ständig telefon- och komradiokommunikation (ibland över 50 samtal under en hektisk dag), där in- och utcheckningsuppdateringar ofta blev fördröjda och rummen fördelades på papper. Det manuella arbetssättet påverkade teamets effektivitet och i slutändan även gästupplevelsen negativt.
Hur Sweeply hjälpte till
Robert upptäckte Sweeply genom en kollega som besökte Independent Hotel Show i London, och såg en möjlighet att få överblick i realtid, minska stressen och organisera uppgifter diskret, utan att radioapparater och telefoner störde gästerna. Introduktionen skedde via onlinemöten, appåtkomst och en kostnadsfri provperiod, under vilken Robert introducerade systemet för ett team i blandade åldrar. Trots hans farhågor kring utbildningen anpassade sig teamet snabbt och var igång inom en månad med Sweeplys livesupport till hands. Sweeply integrerades kostnadsfritt med hotellets befintliga Guestline PMS, så att utcheckningar syns omedelbart och uppgifter kan tilldelas i realtid.
Resultatet
Woolacombe Bays städverksamhet förvandlades till en lugnare och mer organiserad miljö. Teamet arbetar nu utifrån uppgiftsuppdateringar i realtid istället för missade meddelanden, och alla har full koll på sina uppgifter, vilka rum som behöver åtgärdas och hur lång tid varje rum bör ta. Genom att ställa in beräknade städtider per rumstyp sparas förberedelsetid och tilldelningen blir effektivare. Kommunikationen i appen eliminerade störande telefon- och komradiosamtal, vilket förbättrade gästupplevelsen och gav Robert tid att fokusera på att leda verksamheten istället för att svara i telefon.
Efter nästan ett år anser teamet att en återgång till papper och samtal är nästintill otänkbar.
