Woolacombe Bay: hej då papper, hej effektivitet
Om den här fallstudien
Vid North Devons kust driver Woolacombe Bay Hotel en lyxig anläggning med 63 rum utan någon hotelldirektör, vilket gör att avdelningschefer som städchefen Robert Vargau får samordna allting själva. Sweeply ersatte oändliga samtal via telefon och komradio med uppgiftshantering i realtid, helt integrerat med hotellets PMS-system Guestline.
Woolacombe Bay Hotel
Storbritannien
Utmaningen
Woolacombe Bay är en stor lyxanläggning med 63 rum och ingen hotelldirektör, vilket innebär att avdelningscheferna bär ett stort ansvar. Särskilt städavdelningen behövde samordning i realtid för att hantera städning, gästförfrågningar och snabba rumsbyten. Robert skötte tidigare rumstilldelningar och uppdateringar via ständig telefon- och komradiokommunikation (ibland över 50 samtal under en hektisk dag), där in- och utcheckningsuppdateringar ofta blev fördröjda och rummen fördelades på papper. Det manuella arbetssättet påverkade teamets effektivitet och i slutändan även gästupplevelsen negativt.
Hur Sweeply hjälpte till
Robert upptäckte Sweeply genom en kollega som besökte Independent Hotel Show i London, och såg en möjlighet att få överblick i realtid, minska stressen och organisera uppgifter diskret, utan att radioapparater och telefoner störde gästerna. Introduktionen skedde via onlinemöten, appåtkomst och en kostnadsfri provperiod, under vilken Robert introducerade systemet för ett team i blandade åldrar. Trots hans farhågor kring utbildningen anpassade sig teamet snabbt och var igång inom en månad med Sweeplys livesupport till hands. Sweeply integrerades kostnadsfritt med hotellets befintliga Guestline PMS, så att utcheckningar syns omedelbart och uppgifter kan tilldelas i realtid.
Resultatet
Woolacombe Bays städverksamhet förvandlades till en lugnare och mer organiserad miljö. Teamet arbetar nu utifrån uppgiftsuppdateringar i realtid istället för missade meddelanden, och alla har full koll på sina uppgifter, vilka rum som behöver åtgärdas och hur lång tid varje rum bör ta. Genom att ställa in beräknade städtider per rumstyp sparas förberedelsetid och tilldelningen blir effektivare. Kommunikationen i appen eliminerade störande telefon- och komradiosamtal, vilket förbättrade gästupplevelsen och gav Robert tid att fokusera på att leda verksamheten istället för att svara i telefon. Efter nästan ett år anser teamet att en återgång till papper och samtal är nästintill otänkbar.
Storbritannien
Land
Typ av anläggning
4-stjärnigt lyxigt familjehotell
Hotellstorlek
63 rum
Skapat värde
dagliga avstämningsmöten togs bort under hektiska dagar
1 månad
till full användning i hela teamet
Fortsätt utforska fler hotellberättelser
Se hur andra team inom besöksnäringen använder Sweeply för att förenkla arbetet, sammanföra team och skapa smidigare daglig verksamhet.
BOOK-IT Apartments
BOOK-IT: en enda sanningskälla för 200 lägenheter
Sebastian Gietl, CEO för familjeägda BOOK-IT Apartments i Erlangen, driver över 200 servicelägenheter fördelade på flera anläggningar. Lägenhetshotellmodellen, med längre vistelser, glesare städning och ingen reception dygnet runt, kräver självgående housekeeping och underhåll. Sweeply ersatte en spretig uppsättning av olika programvaror med en enda centraliserad plattform, integrerad med PMS-systemet Apaleo, och minskade städteamledarens samordningstid med cirka 30 %.
The Flag Zurich
The Flag Zurich: 80 % färre gästklagomål
The Flag Zurich, som är en del av en modern hotellgrupp för både affärs- och fritidsresenärer, kämpade med den operativa överblicken på grund av ett pappersbaserat system. Resident Manager Felix Bauch introducerade Sweeply, integrerat med PMS-systemet Apaleo, och såg gästklagomål gällande förfrågningar och rumsbyten minska med cirka 80 %, samtidigt som de sparade minst 8 timmar i veckan.
Volkshotel
Volkshotel: effektiviserad housekeeping på fyra månader
Det arkitektritade Volkshotel i Amsterdam ligger i den nederländska tidningen De Volkskrants tidigare huvudkontor och har 196 rum, en coworking-yta, en nattklubb, en restaurang och en bastu på taket. Efter att ha bytt till Mews PMS valde Housekeeping Manager Marion Le Tiec Sweeply tack vare dess användarvänlighet och visuella tydlighet, och såg på bara fyra månader mer effektiva processer, snabbare reparationer och en smidigare onboarding.
