Ett hotellsystem (PMS) registrerar vad hotellet har sålt. Ett uppgiftshanteringssystem registrerar vad hotellet måste göra åt det. Att koppla samman de två är den enskilt mest kostnadseffektiva operativa uppgraderingen de flesta hotell kan göra, eftersom det eliminerar telefonsamtalet som för närvarande sitter mellan dessa två fakta.

Vad är skillnaden mellan ett PMS och ett uppgiftshanteringssystem?

Ett PMS är hotellets huvudsakliga informationskälla. Det hanterar bokningar, priser, rumsinventarier, gästprofiler, notor och betalningar, och varje kommersiellt beslut passerar genom det.

Ett uppgiftshanteringssystem hanterar själva arbetet: vem som städar vilket rum och i vilken ordning, vilket fel som rapporterades i 412 och om någon har åtgärdat det, vilken gäst som bad om sen utcheckning och vem som godkände det. Sweeply är den här andra typen av system. Det är ett operativt skikt som ligger ovanpå PMS:et snarare än en ersättning för det.

De två systemen hanterar olika halvor av samma dag. PMS:et vet att en gäst lämnar 412 kl. 11:00. Våningsteamet vet att rummet tar 35 minuter, att städaren som ansvarar för det ligger tre rum efter i schemat och att duschen har droppat sedan i tisdags. Varken den ena eller andra halvan är värd mycket på egen hand, och under flera år var den enda länken mellan dem att någon lyfte en telefonlur.

Varför orsakar manuella överlämningar så många misstag?

Eftersom varje överlämning är en risk för att informationen slutar flöda. En gäst rapporterar en trasig glödlampa till en städare. Receptionen är upptagen med en kö, så städaren lämnar en lapp. Har man tur bär någon den lappen vidare till underhållsavdelningen i en annan del av byggnaden. Har man otur tappas lappen bort, och nästa gäst möts av samma trasiga glödlampa.

Samma brist upprepas hela dagen i mindre skala: ett rum som är klart men inte rapporterat, ett prioriterat rum som nämndes muntligt vid morgonmötet och glömdes bort till 14:00, en städning under vistelsen som hoppades över eftersom ingen visste att gästen hade förlängt sin vistelse.

När PMS:et och uppgiftssystemet är sammankopplade slutar överlämningen att vara ett mänskligt ärende. En utcheckningshändelse skapar en städuppgift där rumstyp och prioritet redan är inkluderade. En städare rapporterar glödlampan inifrån rummet, och underhåll tar emot ärendet med ett fotografi istället för en textbeskrivning. När ett rum blockeras spärras det i båda systemen samtidigt.

THE FLAG, en hotellgrupp med sex hotell i Zürich som använder Apaleo, testade detta specifikt på bokningsnoteringar. Bland 1 800 bokningsnoteringar noterade teamet fem missar, sparade mer än åtta timmar i veckan och minskade klagomålsrelaterade uppgifter med 80 %, vilket beskrivs i fallstudien om THE FLAG.

Vad förändras i den dagliga driften när systemen kopplas ihop?

Inget av detta är märkvärdigt. De flesta moderna molnsystem tillhandahåller de gränssnitt som gör det möjligt: Mews, till exempel, dokumenterar sina anrop för bokningar och rumsstatus öppet i API-dokumentationen för Mews Connector. Utmaningen ligger i att komma överens om vad datan betyder, inte i att flytta den.

Förbättrar en integration faktiskt gästupplevelsen?

Det gör den, om än indirekt, och det är värt att vara precis med hur. Gäster upplever aldrig själva integrationen. De upplever en kortare väntetid kl. 14:30, ett rum som är klart när de anländer tidigt, en reparation som slutförs under vistelsen snarare än efter den, och en receptionist som kan svara på frågan "är mitt rum klart?" utan att behöva sätta dem på vänt.

Woolacombe Bay, ett hotell med 63 rum i North Devon, ersatte fysiska städlistor med rumsstatus i realtid som hämtades direkt från deras PMS, vilket beskrivs i fallstudien om Woolacombe Bay. Den märkbara förändringen för gästerna var helt enkelt att receptionen alltid hade svaret direkt.

Vad kan du lära dig av den kombinerade datan?

Var för sig visar systemen bara halva bilden. PMS:et rapporterar beläggning, snittpris, segmentsfördelning och intäkter. Ett uppgiftshanteringssystem rapporterar städminuter per rum och per städare, felkategorier per rumstyp, slutförande i tid och hur stor del av ett skift som lades på samordning snarare än städning.

Lägg de två sida vid sida och frågor som tidigare ledde till diskussioner blir till ren matematik:

• Hur många arbetstimmar för städpersonal krävs egentligen vid full beläggning i augusti, baserat på dina faktiska städtider snarare än en schablon på sexton rum per skift?

• Vilka rumstyper kostar mest att städa i ordning, och återspeglar rumspriset detta?

• Vilka fel återkommer tillräckligt ofta för att motivera ett förebyggande underhållsschema snarare än enstaka reparationer?

• Hur stor del av lönekostnaden går till samordning snarare än faktiskt arbete? Hotell som kör Sweeply tillsammans med sitt PMS ser vanligtvis att samordningstiden minskar med runt 20 %.

Det sista talet är vad ekonomiavdelningar brukar bry sig mest om, eftersom det handlar om återvunnen kapacitet snarare än personalnedskärningar. Samma timmar som tidigare lades på att jaga statusuppdateringar kan nu läggas på inspektioner, storstädningar eller helt enkelt på att avsluta skiftet i tid.

När en PMS-integration inte hjälper

En integration flyttar information. Den skapar inte kapacitet. Om städavdelningen har två personer för lite en dag med 90 % beläggning, kommer rumsstatus i realtid bara att berätta exakt hur sena rummen kommer att bli för alla. Det är genuint användbart, men det är inte samma sak som att lösa problemet.

Ytterligare tre begränsningar värda att nämna rakt på sak:

• Om ditt PMS är lokalt installerat (on-premise) utan API, eller om din leverantör tar betalt för gränssnittsåtkomst, kan kostnaden för att ansluta överstiga vinsten fram till nästa systembyte. Kontrollera de kommersiella villkoren före de tekniska.

• Om hela teamet jobbar inom hörhåll från varandra löser en integration ett problem du kanske inte har. Ett gästgiveri med tjugo rum och en städare behöver oftast bara en delad checklista, inte en datapipeline.

• Sweeply är inte ett PMS och har inga ambitioner att vara det. Det kan inte ta emot en bokning, hantera prissättning eller reglera en nota. Om du letar efter ett grundläggande affärssystem snarare än ett operativt skikt, börja med guiden till PMS-system för hotell.

Hur kommer man igång med en integration?

1. Bekräfta att PMS:et stöds. Ansvarig: Den som ansvarar för PMS-avtalet. Tidsåtgång: En dag. Sweeply kopplar till över 20 PMS-system, inklusive Mews, Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Guestline och Cloudbeds; den aktuella listan finns på integrationssidan.

2. Kom överens om vad dina statusar betyder och dokumentera dagens utgångsläge. Ansvarig: Receptionschef och husfru/städchef tillsammans. Tidsåtgång: En eftermiddag. Notera genomsnittlig tid för rumsfärdigställande och antal samtal per skift innan något ändras, annars har du ingenting att jämföra med.

3. Koppla upp och kör ett pilottest på en våning och ett skift. Ansvarig: Städchef/husfru. Tidsåtgång: Tre till fem dagar. Hela processen beskrivs i vår 30-dagarsplan för städintegration.

4. Rulla ut på hela hotellet och utvärdera veckovis. Ansvarig: Hotelldirektör. Tidsåtgång: Två månader med veckovisa kontroller, därefter månadsvis.

Med ett PMS som stöds kan ett hotell vara igång inom 24 timmar, och de flesta team utbildas på en till två dagar. Det som tar tid är att komma överens om definitioner, inte att koppla samman systemen.

Boka ett samtal med vårt säljteam för att bekräfta att ditt PMS stöds och få prisförslag för ditt hotell.