Säkerhet och dataskydd hos Sweeply
Sweeply skyddar hotellets data med kryptering under överföring och i vila, tvåfaktorsautentisering, rollbaserad åtkomst och loggade ändringar, och behandlar dem under ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) enligt GDPR med varje kund.
Hur skyddar Sweeply hotellets data?
Hotellets data krypteras under överföring och i vila, åtkomsten begränsas efter roll och skyddas med tvåfaktorsautentisering, och varje ändring loggas.
Kryptering: TLS för all data under överföring och AES-256-kryptering för lagrad data i Google Cloud.
Åtkomstkontroll: tvåfaktorsautentisering, rollbaserade behörigheter som bara tilldelas där de behövs och ett minimalt antal administratörer.
Loggning: åtkomst till data loggas, och varje inmatning, ändring och radering registreras på en namngiven användare.
Säkerhetskopior: automatiska, krypterade säkerhetskopior i Google Cloud, med en dokumenterad nödplan för att återställa åtkomst.
Separering: produktions- och testsystem hålls åtskilda, och varje hotells data är logiskt separerad från andra kunders data.
Medarbetare: alla på Sweeply omfattas av tystnadsplikt, och kunddata får inte lagras på privata enheter.
Var hostas och behandlas hotellets data?
Sweeply ehf. är ett isländskt bolag, så GDPR gäller direkt för Sweeply genom EES-avtalet.
Produktionsmiljön körs på Google Cloud i regionen us-central1 i Iowa, USA, så hotellets data behandlas i USA. Dessa överföringar omfattas av ramen för dataskydd mellan EU och USA eller EU:s standardavtalsklausuler.
Den fysiska säkerheten i datacenterna hanteras av Google Cloud. Dess certifieringar finns på Google Clouds sida om regelefterlevnad.
Följer Sweeply GDPR, och kan vi teckna ett PUB-avtal?
Ja. Sweeply är personuppgiftsbiträde för ditt hotell och tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) enligt artikel 28 i GDPR, som lyder under isländsk lag.
Anmälan av personuppgiftsincidenter: vi meddelar dig utan onödigt dröjsmål, om möjligt inom 48 timmar från att vi fått kännedom om en incident.
Begäranden från registrerade: vi hjälper dig att svara och kan exportera en persons data som CSV eller JSON.
Ändringar av underbiträden: vi meddelar 30 dagar i förväg om varje nytt eller ersatt underbiträde, och du kan invända.
Vilka underbiträden använder Sweeply?
Sweeply använder underbiträdena nedan. Vart och ett är bundet av ett skriftligt avtal med dataskyddsskyldigheter som är minst lika strikta som i vårt PUB-avtal.
Google Cloud
Applikationens kärnfunktioner
USA
Twilio
Välkomstmeddelande via sms till en användare
USA
Sentry
Felsökning
Hostas inom EU
Chargebee
Prenumerationshantering och fakturering
EU
Intercom
Kundsupport i produkten, meddelanden och tillhörande kommunikation
USA med DPF
Honeycomb
Felsökning
Hostas inom EU
Inngest
Bearbetning av bakgrundsjobb
USA
OpenAI
AI-bearbetning
USA
Google Vertex AI
AI-assisterade produktfunktioner
USA
Överföringar till underbiträden i USA grundas på ramen för dataskydd mellan EU och USA när underbiträdet är certifierat enligt den, och annars på EU:s standardavtalsklausuler.
Hur använder Sweeply AI-leverantörer med hotellets data?
Sweeplys AI-funktioner körs på OpenAI och Google Vertex AI, som är underbiträden på samma villkor som alla andra underbiträden.
Sweeply kan skapa anonymiserade eller aggregerade data som inte identifierar ditt hotell, dina gäster eller din personal, och använda dem för att driva och förbättra tjänsten, inklusive AI-funktioner. Anonymiserade data är inte personuppgifter.
Kunddata används inte för att träna OpenAI:s eller Googles AI-modeller.
Vilka data behandlar Sweeply, och för vems räkning?
Sweeply behandlar personuppgifter för ditt hotells räkning, och hotellet förblir personuppgiftsansvarigt. Det gäller hotellets gäster samt hotellets personal och konsulter som använder Sweeply.
Namn
Kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer och e-postadresser
Användnings- och loggdata, till exempel användar-ID, IP-adresser, enhetsinformation och aktivitetsloggar
Data om hotellets drift, till exempel gästnamn, rumsnummer, ankomst- och avresedatum, gästönskemål och tilldelning av uppgifter
Planeringsdata, till exempel skift- och uppgiftsscheman och uppgiftsstatus
Uppgifterna används för att tillhandahålla Sweeply: hosting, aviseringar via e-post, sms och push, kundsupport, felsökning och AI-assisterade funktioner. Särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, är inte avsedda att behandlas och bör inte föras in i Sweeply.
Vad händer med våra data när avtalet upphör?
Sweeply raderar dina data inom 30 dagar efter att avtalet har upphört, om inte lagen kräver att vi behåller dem.
Innan avtalet upphör kan du när som helst exportera dina data i ett vanligt format. Kopior i säkerhetskopior tas bort i takt med att säkerhetskopiorna roteras, och vi bekräftar raderingen skriftligen på begäran.
Vem kontaktar vi om säkerhet och dataskydd?
Mejla legal@getsweeply.com för frågor om säkerhet och dataskydd, begäran om PUB-avtal och information om underbiträden.