Kom igång med Sweeply på 24 timmar
Med ett PMS som stöds är Sweeply anslutet och dina rum, bokningar och rumsstatusar live inom 24 timmar, utan hårdvara, utan server och utan IT-projekt.
Vad behöver vi före första dagen?
Alla moduler bygger på samma kärna, så det mesta av uppsättningen görs en gång. Det här behöver varje modul.
Housekeeping
PMS: ett av de 20+ hotellsystem som stöds, eller Sweeply fristående med rumsstatusar som sätts i Sweeply.
Enheter: personalens smartphones (iOS eller Android) för mobilappen och en dator för chefer som använder webbappen.
Roller: Admin, House Manager, Senior Housekeeper och Housekeeper.
Behörighetsnivå: en PMS-användare eller godkännande av integrationen, beroende på ditt PMS. Varje PMS-sida under Integrationer förklarar exakt vad som behövs.
Underlag: dina rum och andra enheter, enhetsgrupper som våningar, städregler och varje teammedlems telefonnummer.
Underhåll
PMS: valfritt. Underhåll kan köras fristående, och flera hotell börjar där innan de ansluter sitt PMS.
Enheter: personalens smartphones med kamera för att rapportera ärenden med foto, och en dator för chefer.
Roller: Admin, House Manager och User.
Behörighetsnivå: inget utöver Sweeply-användarkonton när modulen körs fristående.
Underlag: dina rum och andra enheter samt varje teammedlems telefonnummer. Ärendekategorier finns förinställda, och du kan anpassa dem själv eller med Sweeply-teamet.
Guest Connect
PMS: ett PMS som stöds, så att varje önskemål kopplas till rätt rum och vistelse. Det körs tillsammans med Housekeeping.
Enheter: inget för gästerna att installera. Gästerna använder en digital gästsida i sin egen telefon.
Roller: önskemål kommer in som uppgifter till dina befintliga Sweeply-användare.
Behörighetsnivå: samma PMS-anslutning som Housekeeping.
Underlag: en QR-kod i varje rum som öppnar gästsidan, eller en koppling till den gästkommunikationsplattform du redan använder, så att gästerna når gästsidan där.
AI-agenter
PMS: ett PMS som stöds, eftersom agenterna läser bokningsdata och anteckningar därifrån.
Enheter: inget utöver det ditt team redan använder för Sweeply.
Roller: uppgifter som agenterna skapar går till dina befintliga Sweeply-användare.
Behörighetsnivå: samma PMS-anslutning som dina andra moduler.
Underlag: bokningsdata och anteckningar från ditt PMS. Vårt team hjälper dig att sätta upp agenterna för ditt hotell.
Vilka steg krävs för att gå live?
Anslut ditt PMS. Med ett PMS som stöds är dina rum, bokningar och rumsstatusar live inom 24 timmar. Många PMS ansluts redan vid registreringen, och vissa, som Oracle OPERA Cloud, sätts upp tillsammans med vårt team och din PMS-administratör.
Sätt upp ditt hotell. Kontrollera att alla rum syns, ta bort enheter du inte behöver, gruppera rum efter våning eller område, lägg till andra ytor som städas, till exempel korridorer, och ställ in städregler som matchar dina rutiner.
Lägg till ditt team. Skapa en användare för alla som är inblandade och ge var och en en roll. Varje användare får ett sms för att ladda ner mobilappen och logga in med sitt telefonnummer, och kontorspersonalen använder webbappen.
Utbilda ditt team. Att utbilda ett helt team tar en till två dagar. Visa alla färgerna och ikonerna för rumsstatus, hur man startar och stoppar en städning och hur man rapporterar ett ärende med foto. De flesta städare arbetar tryggt redan under sitt första pass.
Gå live. Dagen före eller på morgonen den första dagen sätter du varje rum till dess verkliga städstatus i en enda massuppdatering, och sedan tilldelar du uppgifter eller låter teamet välja rum. De flesta hotell kör en hel dag med housekeeping i Sweeply inom den första veckan.
Vem gör vad under implementeringen?
Sweeply: ansluter ditt PMS, tillsammans med din PMS-administratör när PMS:et kräver det, hjälper till att sätta upp AI-agenter och svarar på frågor i chatten eller på support@getsweeply.com.
Din onboardingkontakt på Sweeply: en namngiven person på Sweeply som håller ett till tre onboardingmöten med ditt team, beroende på verksamhetens storlek och komplexitet.
Din Sweeply-admin: sätter upp rum, enhetsgrupper, städregler och användare.
Din PMS-administratör: ger eller godkänner PMS-åtkomst när ditt PMS kräver det.
Dina chefer: utbildar teamet och leder de första dagarna i Sweeply.
Ditt team: installerar appen, loggar in och går igenom en första städning och ett testärende.
Hur vet vi att implementeringen är klar?
Implementeringen är klar när ditt hotell kör en vanlig dag i Sweeply. I praktiken innebär det att:
Ditt PMS är anslutet och rum, bokningar och rumsstatusar synkroniseras, eller Sweeply är uppsatt för att köras fristående.
Varje rum och annan enhet ligger i rätt grupp, med städregler som matchar dina rutiner.
Varje teammedlem har installerat appen och loggat in.
Varje teammedlem har startat och stoppat en städning och rapporterat ett testärende med foto.
Städstatusarna i Sweeply stämmer med verkligheten på din första dag.
Ditt team har kört en hel dag med housekeeping i Sweeply.
Vad händer om vårt PMS inte stöds än?
Sweeply kan köras fristående, med rumsstatusar som sätts i Sweeply i stället för att synkas från PMS:et, och flera hotell börjar så med Underhåll. Att bygga en ny PMS-integration tar två till tre veckor när ett hotell har bestämt sig.