Volkshotel: effektiviserad housekeeping på fyra månader

Utmaningen

Katalysatorn var ett nytt PMS, Mews. Volkshotels befintliga uppgiftshanteringssystem var inte kompatibelt med den nya tekniken, så Marion letade efter en ersättare och tog tillfället i akt att hitta ett verktyg som var enkelt att använda för hela företaget och som skulle förbättra kommunikationen mellan avdelningarna. Med 33 olika nationaliteter i teamet var tillgänglighet för alla avgörande. Marion ville särskilt ha en mer effektiv kommunikation mellan receptionen och städteamet, och ett smidigare sätt att hantera förfrågningar om städning under vistelsen, vilket tidigare innebar att man fysiskt behövde kontrollera alla 196 rum.

Hur Sweeply hjälpte till

Volkshotel valde Sweeply för dess användarvänlighet och visuella upplägg, vilket gör rumsstatusen tydlig oavsett språkbarriärer. Teamet välkomnade den nya tekniken, och ett starkt förändringsarbete gjorde övergången smidig. Under de första veckorna bad Volkshotel om justeringar i Sweeplys rapporter, och Sweeply-teamet levererade anpassningarna så att hotellet kunde se den data som var mest relevant för deras verksamhet. Förfrågningar om städning under vistelsen hanteras nu av receptionen istället för städpersonalen, och Sweeplys ärendehanteringsfunktion (Issues) gör det möjligt för alla anställda i byggnaden att rapportera fel och brister.

Resultatet

På fyra månader såg Volkshotel stora framsteg i den dagliga driften. Förfrågningar om städning under vistelsen, som tidigare var en manuell uppgift rum för rum över alla 196 rum, hanteras nu snabbt via receptionen. Ärendehanteringsfunktionen innebär att fel upptäcks och loggas av vem som helst i byggnaden och åtgärdas snabbare av underhållsteamet, vilket förbättrar både gästupplevelsen och arbetsdagen. Introduktionen av ny städpersonal, vilket är avgörande för ett team på över 150 personer, blev mycket snabbare och kortare tack vare appens inbyggda utbildning och intuitiva design, vilket stärkte personalens självförtroende och engagemang.