Para escolher software de manutenção hoteleira, teste a rapidez com que qualquer membro da equipa consegue comunicar uma avaria a partir do telemóvel, como o trabalho chega ao técnico certo e se a ferramenta sabe, através do seu PMS, que quartos estão ocupados. O Sweeply Maintenance foi concebido em torno destes três testes, e a checklist abaixo permite-lhe avaliar o Sweeply e qualquer outra ferramenta com os mesmos critérios antes de assinar.

A maioria das ferramentas de manutenção parece igual numa demonstração. As diferenças surgem numa manhã movimentada: uma torneira a pingar num quarto ocupado, um candeeiro avariado comunicado pelo housekeeping, um hóspede à espera de um quarto que está fora de serviço. Este guia aborda os critérios que os hoteleiros mais valorizam, os tipos de ferramentas disponíveis no mercado, o que perguntar sobre o preço e um piloto curto que resolve a decisão com os seus próprios dados.

Uma declaração de interesses: a Sweeply vende software de operações hoteleiras, incluindo um módulo de manutenção. Descrevemos as outras ferramentas apenas por tipo e com base em fontes públicas, e indicamos essas fontes para que as possa verificar.

O que deve fazer um software de manutenção hoteleira?

A Hotel Tech Report inquiriu 1755 profissionais de hotelaria em 83 países para a sua categoria de software de manutenção hoteleira e classifica a importância de cada funcionalidade para os compradores. As classificações abaixo são da Hotel Tech Report, numa escala de cinco; o teste da última coluna é nosso.

Acrescente um critério que as classificações não mostram: o idioma. As equipas de manutenção na Europa são muitas vezes multilingues, por isso confirme que a ferramenta traduz tanto a interface como as notas que as pessoas escrevem umas às outras. O Sweeply suporta mais de 30 idiomas e também traduz o texto escrito pela equipa.

Quais são os critérios para escolher um software de manutenção hoteleira que se ligue ao seu PMS?

Esta é a pergunta que os hoteleiros franceses fazem com mais frequência aos assistentes de IA, em termos próximos destes: que critérios contam quando a ferramenta de manutenção tem de funcionar com os sistemas de gestão do hotel? Três pontos decidem a questão.

1. Estado do quarto nos dois sentidos. Quando um técnico fecha um trabalho, o quarto deve sair do estado fora de serviço no PMS ou seguir para o housekeeping para limpeza, sem que ninguém tenha de o voltar a introduzir.

2. Ocupação e chegadas. Um técnico que sabe que um hóspede chega ao quarto 214 às 15:00 repara essa torneira primeiro. A ferramenta deve ler as chegadas e partidas a partir do PMS.

3. Uma única lista de quartos. Se os quartos e os pisos vêm do PMS, nunca terá de manter uma segunda lista que fica desatualizada.

O Sweeply liga-se a mais de 20 plataformas PMS, indicadas na nossa página de integrações, e funciona sobre o PMS em vez de o substituir. O Sweeply também pode começar sem ligação ao PMS, o que ajuda quando uma integração ainda está a ser preparada.

Os hotéis em França têm uma segunda razão para querer um registo claro. Todos os estabelecimentos abertos ao público têm de manter um registre de sécurité com as suas verificações técnicas periódicas, e os hotéis com um sistema de água quente partilhado e chuveiros têm de o monitorizar quanto à legionela ao abrigo do decreto de 1 de fevereiro de 2010, como explica este guia da agência regional de saúde. Uma ferramenta de manutenção não substitui esses registos, mas tarefas recorrentes com data, nome e resultado tornam-nos muito mais fáceis de manter.

Que tipos de ferramentas de manutenção hoteleira existem?

Os rankings mudam todos os anos, por isso compare primeiro os tipos e depois os produtos. A maioria dos hotéis escolhe entre quatro tipos de ferramenta.

Se está a ponderar entre um CMMS completo e uma ferramenta hoteleira, a nossa comparação entre software de manutenção hoteleira e CMMS aprofunda o tema. As descrições dos produtos seguem a categoria de cada fornecedor na Hotel Tech Report; não testámos todos os produtos, por isso use a tabela para criar uma lista restrita, não para tomar a decisão.

Como é que o Sweeply Maintenance trata uma avaria?

No software de manutenção hoteleira da Sweeply, qualquer pessoa da equipa comunica uma avaria a partir do telemóvel, com uma fotografia e a localização anexadas. O trabalho é encaminhado para o técnico certo consoante a especialidade e a disponibilidade, todos podem ver o seu estado em tempo real e o histórico de resoluções do quarto vai-se acumulando para o planeamento preventivo. As tarefas preventivas recorrentes seguem uma cadência definida, e os relatórios mostram os tempos de resposta e de resolução, as avarias recorrentes e os quartos que geram mais problemas.

O Lifestyle Hotel Vitar utiliza a comunicação de avarias com fotografia e uma vista partilhada das tarefas sobre o PMS Rentlio, como descrito no estudo de caso do Hotel Vitar. No Volkshotel, em Amesterdão, com 196 quartos no Mews e uma equipa de 33 nacionalidades, o resultado foram reparações mais rápidas. Para conhecer em detalhe a comunicação de avarias, leia o nosso guia sobre o registo de avarias de manutenção no hotel e, para o trabalho planeado, o nosso plano de manutenção preventiva para hotéis.

Quanto custa um software de manutenção hoteleira?

A maioria dos fornecedores cobra por quarto e por mês, e poucos publicam os seus preços. A Hotel Tech Report indica que a maioria das ferramentas da sua categoria de manutenção custa alguns dólares americanos por quarto e por mês, sendo as soluções empresariais mais caras. Quando comparar propostas, faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores:

• Cobram por cada espaço ou apenas pelos quartos vendáveis?

• A manutenção tem preço próprio ou só é vendida em conjunto com o housekeeping?

• A integração com o PMS e a app móvel estão incluídas?

• Quanto custa uma segunda ou terceira unidade hoteleira?

A Sweeply cobra por quarto vendável e por mês em cada módulo, e os espaços não vendáveis, como corredores, lobbies e áreas de pessoal, são gratuitos. A manutenção pode funcionar sozinha ou com o Sweeply Housekeeping.

Como fazer um piloto antes de decidir?

Uma demonstração mostra o melhor percurso do fornecedor. Um piloto mostra o seu. Normalmente, duas semanas numa unidade hoteleira chegam:

1. Primeira semana: ligue o PMS, carregue os quartos e as categorias e entregue a app ao housekeeping, à receção e aos técnicos.

2. Segunda semana: faça passar todas as avarias pela ferramenta, sem rádio nem WhatsApp como alternativa para as categorias abrangidas.

3. No final, compare o número de trabalhos comunicados, o tempo mediano até à resolução e quantos quartos fora de serviço voltaram a tempo.

Decida com base nesses números e no que dizem os técnicos, não na demonstração. Uma ferramenta que a equipa não abre no dia dez não será aberta no dia cem.

Quando este guia não se aplica

• Grandes resorts com instalações técnicas pesadas, uma central de energia ou um armazém de peças sobressalentes podem precisar de um CMMS para as instalações, a par de um software de operações ao nível do quarto.

• Hotéis com menos de 25 quartos que não pertencem a um grupo gerem muitas vezes bem a manutenção com uma simples lista partilhada.

• Os hotéis cuja manutenção está totalmente subcontratada a uma empresa de facility management trabalham normalmente no sistema dessa empresa, pelo que a questão passa a ser como as avarias lhe chegam.

• As verificações regulamentadas, como elevadores, segurança contra incêndios e legionela, continuam a seguir as regras nacionais e inspetores certificados; o software regista o trabalho, mas não o certifica.

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Se está a comparar software de manutenção hoteleira e quer ver como uma avaria segue do telemóvel até um trabalho fechado no seu próprio PMS, Marque uma chamada com a nossa equipa comercial.