O software de manutenção hoteleira é concebido em torno dos quartos, dos hóspedes e do PMS, enquanto um CMMS (sistema informatizado de gestão da manutenção) é concebido em torno dos ativos, dos equipamentos técnicos e das peças sobresselentes. A maioria dos hotéis precisa do primeiro para as reparações diárias e a comunicação de avarias, e o Sweeply Maintenance é um exemplo: a equipa comunica uma avaria a partir do telemóvel, esta chega ao técnico certo e o estado do quarto mantém-se em sintonia com o housekeeping e o PMS.

Este guia explica onde se enquadra cada tipo de ferramenta, o que uma ferramenta de manutenção hoteleira deve fazer num turno normal e como decidir se também precisa de um CMMS. A Sweeply vende software de operações hoteleiras, com um módulo de manutenção, por isso tenha isso em conta ao lê-lo.

Qual é a diferença entre software de manutenção hoteleira e um CMMS?

Um CMMS tem origem nas fábricas, nos hospitais e na gestão de instalações. O seu ponto de partida é o ativo: cada caldeira, bomba, elevador e unidade de tratamento de ar tem um registo, um histórico de manutenção, um plano preventivo e uma lista de peças sobresselentes. Este modelo funciona bem quando o risco mais caro é a avaria de uma máquina.

Num hotel, a maior parte do trabalho de manutenção começa noutro lado. Um hóspede comunica que o duche escoa devagar, uma empregada de andares repara num candeeiro avariado, a receção precisa do quarto 214 disponível antes de uma chegada tardia. A unidade de trabalho é o quarto, o ponto de partida é muitas vezes uma pessoa e o prazo é definido pelo próximo check-in. O software de manutenção hoteleira foi concebido para este fluxo, por isso liga-se ao PMS, sabe que quartos estão ocupados ou têm chegadas previstas e partilha uma única lista de tarefas com o housekeeping e a receção.

Que software de manutenção hoteleira procuram os hotéis na Alemanha, Áustria e Suíça?

Os hoteleiros da região DACH costumam procurar software de Hotelinstandhaltung (manutenção hoteleira) quando o livro de avarias em papel ou uma folha de cálculo partilhada deixa de funcionar. As perguntas por trás dessa pesquisa tendem a ser práticas: o housekeeping consegue comunicar uma avaria no seu próprio idioma, o técnico vê o número do quarto e uma fotografia, e a receção sabe quando um quarto fora de serviço volta a estar pronto?

Há dois aspetos locais importantes. Primeiro, as equipas são multilingues, por isso a ferramenta tem de funcionar no idioma que cada pessoa lê melhor; a Sweeply traduz a interface e os textos escritos pela equipa para 30+ idiomas. Segundo, as verificações de segurança são regulamentadas. Na Alemanha, por exemplo, o Regulamento da Água Potável (TrinkwV, secção 31) exige que muitos sistemas de água quente de maiores dimensões com duches sejam testados para a Legionella pelo menos de três em três anos no caso de abastecimento comercial e pelo menos uma vez por ano no caso de atividade pública, pelo que as tarefas recorrentes com registo de quem fez o quê constituem provas úteis. Confirme junto da autoridade de saúde local qual o intervalo que se aplica ao seu hotel.

Muitos hotéis da região DACH utilizam um PMS na cloud, como o Apaleo ou o Mews. Uma ferramenta de manutenção que lê os quartos e os estados diretamente do PMS evita que tenha de manter duas listas de quartos. Veja a integração com o Apaleo para saber como funciona com a Sweeply.

O que deve fazer o software de manutenção hoteleira num turno normal?

Avalie qualquer ferramenta pelo que acontece entre o momento em que uma avaria é detetada e o momento em que um hóspede entra num quarto em perfeitas condições. Estes são os passos que importam:

• Comunicar em segundos. Qualquer pessoa de turno escolhe o quarto, seleciona um tipo de problema e acrescenta uma fotografia a partir do telemóvel. Se comunicar a avaria demorar mais do que encontrar o técnico no corredor, as pessoas deixam de utilizar a ferramenta.

• Encaminhar para a pessoa certa. A tarefa deve ir para o técnico com a competência e a disponibilidade adequadas, e não para uma caixa de entrada partilhada que alguém consulta duas vezes por dia.

• Mostrar o contexto do quarto. O técnico precisa de saber se o quarto está ocupado, tem uma chegada prevista ou já está fora de serviço, para que os trabalhos urgentes venham primeiro.

• Fechar o ciclo com o housekeeping. Quando uma reparação está concluída, o housekeeping e a receção devem vê-lo de imediato, para que o quarto possa ser limpo e vendido de novo.

• Planear verificações recorrentes. As tarefas preventivas, como deixar correr a água dos duches não utilizados ou testar os detetores de fumo, devem repetir-se segundo um calendário e deixar registo. O nosso plano de manutenção preventiva do hotel indica o que verificar e com que frequência.

• Analisar o que continua a avariar. Os tempos de resposta e de resolução, os problemas por quarto e as avarias recorrentes mostram onde investir o seu orçamento de manutenção.

O software de manutenção hoteleira da Sweeply cobre estes passos: comunicação imediata com fotografia e localização, encaminhamento automático por competência e disponibilidade, tarefas preventivas recorrentes, acompanhamento de pedidos em tempo real e relatórios por unidade com tempos de resposta e de resolução.

Quando é que um hotel também precisa de um CMMS?

Um CMMS justifica-se quando os próprios equipamentos técnicos são o principal risco e o principal custo. Sinais típicos:

• Gere um grande resort, spa ou centro de conferências com central de aquecimento, piscinas, cozinhas e elevadores que exigem históricos detalhados dos ativos.

• A sua equipa técnica gere um armazém de peças sobresselentes e as compras, e precisa de níveis de stock associados às ordens de trabalho.

• As seguradoras, os proprietários ou as entidades reguladoras pedem registos de manutenção ao nível do ativo num formato específico.

Mesmo assim, o CMMS raramente substitui o fluxo ao nível do quarto. O housekeeping continua a precisar de uma forma rápida de comunicar uma torneira a pingar e a receção continua a precisar de saber quando o quarto 214 está de volta. Por isso, muitas unidades hoteleiras de maior dimensão mantêm um CMMS para os equipamentos técnicos e utilizam software de operações hoteleiras para os quartos, os hóspedes e as avarias do dia a dia.

Como é que os hotéis utilizam a Sweeply para a manutenção na prática?

No Lifestyle Hotel Vitar, a equipa comunica avarias com uma fotografia e todos trabalham a partir de uma única vista de tarefas partilhada no Rentlio. No Volkshotel, em Amesterdão, com 196 quartos no Mews, a equipa conseguiu processos mais eficientes e reparações mais rápidas nos quatro meses seguintes à mudança para a Sweeply.

O mesmo motor de tarefas também trata o trabalho originado pelos hóspedes. No THE FLAG Zurich, que funciona com o Apaleo, a equipa regista menos 80% de tarefas relacionadas com reclamações, e o agente de IA Tracey, que encaminha as observações das reservas para tarefas, poupa mais de 8 horas por semana. Saiba mais sobre os agentes de IA da Sweeply.

Como escolher software de manutenção hoteleira?

Utilize estas perguntas numa demonstração ou num período de teste e peça para ver cada uma num telemóvel real:

A Sweeply tem um preço por quarto vendável por mês por módulo, e os espaços não vendáveis, como escritórios ou áreas comuns, são gratuitos. Liga-se a 20+ PMS indicados na página de integrações e também pode funcionar sem ligação a um PMS. Se também gere o housekeeping em papel ou numa aplicação separada, veja o software de housekeeping hoteleiro na mesma plataforma, para que uma única lista de tarefas cubra ambas as equipas.

Quando este guia não se aplica

Este guia pressupõe um hotel, aparthotel ou negócio de apartamentos com serviços em que a maior parte do trabalho de manutenção está associada aos quartos. Adequa-se menos se a sua principal função for gerir equipamentos técnicos pesados, como um complexo semelhante a um hospital, uma grande central de energia ou uma unidade com uma operação completa de armazém técnico, em que os registos de ativos e o inventário de peças sobresselentes determinam o trabalho. Também não constitui aconselhamento jurídico sobre inspeções de segurança: utilize-o como ponto de partida e confirme as regras do seu país, estado ou cantão junto da autoridade competente.

Fale com a nossa equipa comercial

Se quiser ver como a comunicação de avarias, as verificações preventivas e o estado dos quartos podem funcionar em conjunto no seu hotel e com o seu PMS, marque uma chamada com a nossa equipa comercial.