For å rulle ut driftsprogramvare i en hotellgruppe uten å forstyrre driften bør du starte med ett representativt pilothotell, standardisere de få tingene som må være like overalt, og la hvert hotell bestemme resten selv. Lær opp arbeidslederne først slik at de kan lære opp sine egne team, rull ut i bølger av hoteller som fungerer likt, og følg med på bruken per hotell hver uke. Gjort på denne måten kan en gruppe gå live på uker i stedet for kvartaler: Íslandshótel tok alle sine 18 hoteller i bruk med Sweeply på fem uker.

Denne guiden handler om gruppenivået. For den menneskelige siden av en enkelt utrulling, se vår guide til endringsledelse, og for den tekniske første måneden på ett hotell, 30-dagers integrasjonsplanen.

Hvorfor stopper utrullinger i hotellgrupper opp?

Sjelden på grunn av programvaren. Utrullinger i grupper stopper opp av tre forutsigbare grunner. Piloten lykkes på flaggskiphotellet, der den mest engasjerte lederen jobber, og mislykkes så på hoteller som ikke ligner det i det hele tatt. Hvert hotell får sette opp verktøyet på sin egen måte, så etter seks måneder har gruppen tolv systemer som tilfeldigvis deler innlogging. Og ansatte i førstelinjen er lei av endringer: Gartner fant at de ansattes vilje til å støtte organisasjonsendringer falt fra 74 % i 2016 til 38 % i 2022, mens antallet planlagte endringer den gjennomsnittlige ansatte gikk gjennom, økte fra to til ti.

Løsningen er den samme for alle tre: bestem sentralt hva som må være likt, kjør piloten der driften er typisk, og gjør den nye måten enklere enn den gamle fra første vakt.

Hva bør være likt på alle hotellene?

Standardiser det du trenger å sammenligne, rapportere på eller overlevere mellom hotellene. La resten være lokalt, fordi hoteller er ulike og ansatte motsetter seg regler som ignorerer bygningen deres.

Språk er det eneste området du ikke trenger å standardisere. Hvis verktøyet oversetter både grensesnittet og notatene kollegene skriver, kan hver person jobbe på sitt eget språk. Sweeply støtter 30+ språk, noe som betyr mye for grupper der hotellene har ansatte av ulike nasjonaliteter.

Hvordan velger du pilothotell?

• Velg et typisk hotell, ikke det enkleste. Det bør bruke det PMS-et dere har mest av, ha en normal blanding av romtyper og et normalt team.

• Velg et hotell med en ildsjel. En housekeepingsjef eller driftssjef som ønsker endringen, løser problemer du ellers ville måttet eskalere.

• Unngå høysesongen. En pilot i den travleste måneden måler stress, ikke verktøyet.

• Bli enige om kriteriene for å avslutte piloten på forhånd. For eksempel: 90 % av oppgavene fullført i appen, den gamle WhatsApp-gruppen stengt og tiden fra feil til utbedring målt i fire uker.

I hvilken rekkefølge bør resten av gruppen komme?

Rull ut i bølger av hoteller som fungerer likt, ikke i geografisk rekkefølge. Hver bølge gjenbruker konfigurasjonen fra den forrige.

Blandede PMS-miljøer er vanlige i grupper som har vokst gjennom oppkjøp. Et driftslag som kobles til flere PMS-plattformer, lar alle hotellene jobbe på samme måte selv når reservasjonene ligger i ulike systemer. Sweeply kobles til 20+ PMS-plattformer, som er listet på integrasjonssiden.

Hvordan lærer du opp førstelinjeteam i stor skala?

Lær opp arbeidslederne først, og la dem deretter lære opp sine egne team. Det skalerer, det legger kompetansen i bygget, og de ansatte lærer av noen de allerede stoler på. Slik lærte Íslandshótel opp ansatte på 18 hoteller. Hold øktene korte og på telefonen de ansatte faktisk skal bruke, og gi folk appen på sitt eget språk fra første dag.

Ansatte tar som regel systemet i bruk raskere enn lederne frykter. På Woolacombe Bay Hotel var et team med svært ulike aldersgrupper fullt i gang innen en måned. På THE FLAG i Zürich fullførte stedlig leder romfordelingen for en hel vakt på fem minutter første dag, en jobb som tidligere tok mye lengre tid.

Hvordan måler du bruken hotell for hotell?

Dashbord for hele gruppen skjuler hoteller som sliter. Følg en kort liste med mål på bruk for hvert hotell hver uke under utrullingen:

Hvordan ser en utrulling i en gruppe ut i praksis?

• Íslandshótel, 18 hoteller på Island, erstattet en blanding av Trello, Slack og PMS-et med én plattform, tok i bruk systemet på alle hotellene på fem uker og sparte 22 000 timer på ett år.

• Glück Auf Appartements driver 125 serviceleiligheter fordelt på 11 anlegg i fem tyske byer fra ett oppsett på Apaleo, etter å ha lagt Excel-ark og WhatsApp-grupper bak seg.

• BOOK-IT Apartments driver 200+ leiligheter fordelt på flere anlegg uten døgnåpen resepsjon, og teamlederen for housekeeping har kuttet tiden brukt på kommunikasjon med rundt 30 %.

• Excellence Hotels samlet ett hotell og tre leilighetshoteller i Stockholm og Gävle om én felles arbeidsmåte og sluttet med manuell romfordeling.

Der denne guiden ikke gjelder

Sweeply selger driftsprogramvare, så les eksemplene som et syn fra en part med interesser i saken. Franchisehoteller kan være bundet til systemer som merkevaren krever, og da er det ikke opp til gruppen å bestemme. I flere europeiske land kan innføring av et system som registrerer de ansattes arbeid kreve at du drøfter det med et samarbeidsutvalg eller de ansattes tillitsvalgte, så sjekk lokale regler før du setter datoer. Og hvis hotellene har svært ulike driftsmodeller, kan én felles standard gjøre mer skade enn nytte: standardiser mindre, ikke mer.

Snakk med salgsteamet vårt

Book en samtale med salgsteamet vårt for å gå gjennom hotellene dine, PMS-et ditt og modulene du trenger, inkludert hvor mange hoteller du planlegger å rulle ut, og få priser for gruppen din.