Glück Auf Appartements: et solid grunnlag for vekst

Oversikt

Glück Auf Appartements driver 125 leilighetsenheter med hotellservice fordelt på 11 anlegg i 5 byer i Ruhrgebiet og Köln i Tyskland. Operations Manager Stefan ledet en digital omstilling for å komme bort fra et gammelt oppsett med Excel-ark og WhatsApp-grupper som ikke ga rom for å skalere. Med Sweeply som hovedverktøy for oppgavestyring, integrert med Apaleo PMS, bygde teamet en drift som kan vokse med virksomheten.

Utfordring

Glück Auf ønsket å vokse i alle retninger, men det gamle oppsettet ga overhodet ikke rom for å skalere. Mange prosesser gikk fortsatt på kompliserte Excel-tabeller eller penn og papir, og kommunikasjonen var spredt over en rekke WhatsApp-grupper. Det førte jevnlig til feil, misforståelser, misfornøyde gjester, frustrerte ansatte, mer arbeid og lavere inntekter. De få appene som var i bruk, var kompliserte og verken kommuniserte eller var integrert med hverandre. Verre var det at kompliserte arbeidsflyter hadde gjort hver enkelt ansatt svært spesialisert på bestemte deler av driften, noe som gjorde det vanskelig å dekke fravær og lære opp nyansatte. Teamet ønsket å forenkle arbeidsflytene og samtidig gjøre dem skalerbare for videre vekst.

Tilnærming

Glück Auf innførte Sweeply som sitt viktigste verktøy for kommunikasjon og oppgavestyring innen housekeeping og vedlikehold. Det ble enklere og mer pålitelig å tildele oppgaver og rengjøringsplaner. Teamet visste nøyaktig hva som skulle gjøres, når og hvor, og fremdriften i rengjøringen kunne følges i sanntid, slik at gjestene fikk bedre anslag på når rommet ville være klart, uten ekstra kontakt med personalet. Muligheten til å tilpasse enheter, regler og kategorier gjorde at teamet kunne omstille seg raskt uten å trenge support. Sweeply ble integrert med Apaleo, den autoritative kilden for alle reservasjoner og data: innsjekkinger, utsjekkinger og endringer synkroniseres i sanntid for å utløse riktige arbeidsflyter og gi de ansatte bookingkonteksten de trenger for å sette inn ekstrasenger, gjøre klar en babypakke eller imøtekomme spesielle ønsker, mens status for rengjorte rom sendes tilbake til Apaleo.

Resultater

Effektiviteten økte i alle team, og de daglige rutinene ble langt mer forutsigbare og mindre utsatt for feil, noe som ga betydelig færre glemte oppgaver og mindre hastverk i siste liten. Fordi alle teamene jobber ut fra den samme sanntidsinformasjonen, ble den interne kommunikasjonen bedre og det ble mindre frem og tilbake, slik at teamet kunne konsentrere seg om utførelse i stedet for koordinering og løse problemer raskere. Både gjestetilfredsheten og lagånden ble bedre, og den automatiserte gjestereisen sparte flere timers arbeid i uken. Viktigst av alt: vekstgrensen som satte i gang hele prosessen, er borte. Driften er ikke lenger avhengig av uerstattelige spesialister, arbeidsflytene er enkle nok til at nyansatte lærer dem, og systemene snakker sammen i stedet for å skape mer arbeid.