For å velge en plattform for hotellautomatisering vurderer du hvert alternativ ut fra seks ting: hvordan den integreres med PMS-en din, hvordan den fungerer på de ansattes mobiler, om housekeeping, vedlikehold og gjesteforespørsler deler ett verktøy, hvor raskt den kommer i drift, hvilke språk den støtter og hvordan den er priset. Denne guiden forklarer hvert kriterium og viser hvordan Sweeplys plattform for hotelldrift scorer på dem.

Automatisering gjør seg fortjent til lisensen når den fjerner koordineringsarbeid fra folk som allerede er på beina. Den koster deg når den legger til enda en skjerm å sjekke. Hvilken av de to du ender opp med, avgjøres stort sett før du signerer, under evalueringen, og derfor lønner det seg å vurdere plattformer mot et fast sett med kriterier i stedet for mot den demoen du så sist.

Hva går galt når en plattform for hotellautomatisering ikke passer?

Misforholdet er sjelden åpenbart i et salgsmøte. Fire mønstre står for det meste av angeren.

Den var laget for en kjede med egen IT-avdeling

Noen plattformer forutsetter en sentral IT-funksjon, en prosjektleder og en konfigurasjonsfase målt i måneder. Funksjonsdybden er reell, og det samme er læringskurven. For et uavhengig hotell eller et sesonghotell med et lite team er den kompleksiteten en kostnad snarere enn en fordel, og den viser seg som regel som et system bare én person vet hvordan man endrer.

Den var laget for PC og brukes av folk på beina

Romassistenter, teknikere og vakthavende ledere jobber stående. Hvis plattformen forventer at noen setter seg ved en skjerm for å oppdatere en romstatus eller registrere en feil, skjer oppdateringen senere, samlet, etter hukommelsen. Sene data ødelegger klargjøringen av rom like effektivt som manglende data.

Den ser imponerende ut og blir stille liggende ubrukt

Bruksgraden er den eneste målingen som betyr noe i måned to. Hvis teamet ditt glir tilbake til WhatsApp-grupper, walkie-talkier og samtaler i gangen, er ikke plattformen det styrende systemet, og hver rapport den lager, er feil. Under en prøveperiode bør du se på hva folk faktisk gjør, ikke hva de sier i tilbakemeldingsmøtet.

Den kobles ikke til PMS-en din

Hvis endringer i reservasjoner, ankomster og avreiser ikke flyter over automatisk, er det noen som skriver dem inn på nytt. Spør hvilke PMS-hendelser plattformen mottar, hvor ofte, og hva som skjer når forbindelsen faller ut. Leverandørenes utviklerdokumentasjon svarer ærligere på dette enn en selger gjør: dokumentasjonen for Mews Connector API og utviklerdokumentasjonen til Apaleo publiserer begge nøyaktig hvilke hendelser som er tilgjengelige for en tilkoblet applikasjon.

Hva bør du sammenligne når du velger en plattform for hotellautomatisering?

Vurder alle leverandørene på kortlisten mot de samme kriteriene, i samme rekkefølge, før den første demoen. Dette er tabellen vi ville brukt.

Hvilke spørsmål bør du stille hver leverandør?

Ti spørsmål, i den rekkefølgen som sparer mest tid.

1. Hvilke hotellsystemer (PMS) integrerer dere med, og står vårt på den publiserte listen?

2. Kan oppgaver tildeles automatisk ut fra hendelser i sanntid, for eksempel en tidlig utsjekking?

3. Jobber housekeeping, vedlikehold og resepsjonen i samme verktøy, eller i separate verktøy?

4. Er appen laget mobil-først, eller er det et PC-produkt som er gjort responsivt?

5. Hvor lang tid tar det å lære opp en som aldri har brukt systemet?

6. Hvilke av våre nåværende vaner med walkie-talkie, WhatsApp og papir erstatter dette fra dag én?

7. Hvor mange språk støttes, og inkluderer det oversettelse av det de ansatte skriver til hverandre?

8. Hvilke rutinemessige arbeidsflyter, som inspeksjoner og oppfølging, kan automatiseres uten tilpasset utvikling?

9. Hva dekker oppstarten, hva koster den, og hvem leder den?

10. Hva er prisen per salgbart rom per måned, per modul?

Spørsmål én, fire og ti diskvalifiserer flere leverandører enn de sju andre til sammen, så still dem først.

Hvordan scorer Sweeply på disse kriteriene?

Sweeply er et operativt lag oppå PMS-en, ikke et PMS i seg selv. Det dekker housekeeping, vedlikehold, gjesteforespørsler og AI-agenter, fordi det er i koordineringen mellom disse fire at tiden på hotellet forsvinner.

Når det gjelder integrasjon, kobles Sweeply til 20+ hotellsystemer (PMS), blant annet Mews, Apaleo og Oracle OPERA Cloud. Med et støttet PMS kan et hotell være i drift innen 24 timer, og de fleste team er opplært på én til to dager.

Når det gjelder mobildesign og bruksgrad, sa The Views Hotels på Madeira, med 750 rom, det slik: «Det tok oss omtrent tre dager, og den fjerde dagen var folk komfortable. Etter en måned sluttet vi helt med papir.»

Når det gjelder ruting på tvers av avdelinger, blir et flagg fra housekeeping en vedlikeholdsoppgave uten en telefonsamtale, og en sen utsjekking oppdaterer rengjøringsplanen uten at en lapp sendes over resepsjonsdisken. Íslandshótel, 18 hoteller på Island, sparer 22 000 timer i året på tvers av avdelinger og fortalte oss at «innføringen av Sweeply har lettet arbeidsmengden vår og gitt ekte tilfredshet og glede blant de ansatte».

Når det gjelder språk, dekker Sweeply 30+ språk med sanntidsoversettelse av grensesnittet og av det folk skriver til hverandre, noe som betyr mer i et team med 33 nasjonaliteter enn noe dashbord gjør.

Når det gjelder pris, faktureres det per salgbart rom, per måned, per modul. Areal som ikke kan selges, er gratis. Den strukturen gjør at du kan legge inn et reelt tall i en ROI-modell før du forplikter deg, ikke etterpå. Hvis du vil ha de operative detaljene bak tallene, viser 30-dagersplanen for housekeeping-integrasjon hvordan den første måneden ser ut, og guiden om endringsledelse dekker den delen programvaren ikke kan gjøre for deg.

Vår uavhengige oppføring ligger på Hotel Tech Report, der de verifiserte anmeldelsene og vurderingen på 4,9 er utenfor vår kontroll. Det er nettopp derfor den er verdt å vise til.

Når dette rådet ikke gjelder

Hvis du driver under rundt 20 rom med ett team som dekker alt, kan koordineringsarbeidet en automatiseringsplattform fjerner, faktisk være mindre enn lisensen. En felles gruppechat og en utskrevet tavle kan være riktig svar i den størrelsen, og det sier vi rett ut i en samtale.

Hvis PMS-en din ikke står på en liste over støttede systemer og ikke har et åpent API, bør du vente. Å kjøpe et operativt lag som ikke ser reservasjonene, betyr at noen må skrive inn ankomstene på nytt hver morgen, og det er en verre jobb enn den du startet med.

Sweeply er heller ikke svaret på flere problemer det blir spurt om. Det er ikke et PMS, ikke en channel manager og ikke et revenue management-system, og det løser ikke en reell bemanningsmangel. Hvis rommene blir sene fordi du mangler tre romassistenter, gjør bedre koordinering gapet mindre, men det lukker det ikke. Vær tydelig på hvilket av de to problemene du har før du setter opp en kortliste, for de krever ulike budsjetter.

Snakk med salgsteamet vårt

Book en samtale med salgsteamet vårt med antall salgbare rom, PMS-en din, hvor mange hoteller du ber om pris på og hvilke moduler du vil ha, så får du priser du kan legge rett inn i din egen business case.