Økonomiavdelinger avviser ikke forretningscaser for automatisering fordi besparelsene ser små ut. De avviser dem fordi forutsetningene er usynlige. Løsningen er en kalkulator der alle inndata er merket, alle tall kan endres, og casen presenteres som et intervall i stedet for ett enkelt, skråsikkert tall.

Hvorfor trenger en forretningscase for hotellautomatisering en kalkulator?

Fordi verdien ikke ligger der innkjøpssamtalen foregår. Forskjeller i lisenskostnad mellom plattformer er som regel noen hundre euro i måneden. Koordineringstid, omvask og forsinket klargjøring av rom er verdt flere ganger så mye, og ingen av dem står på en prisliste. En gjenbrukbar kalkulator flytter samtalen fra anekdoter til bevis, og den tåler spørsmålet enhver CFO stiller: hva skjer hvis du bare har halvparten så rett som du tror?

Plassholderverdiene i dette regneeksempelet

Les denne tabellen før regnestykket. Hvert tall i den er en plassholder valgt for å gjøre regnestykket lett å følge. Ingen av dem er en referanseverdi fra Sweeply, ingen er et resultat vi lover, og modellen blir først nyttig når du har erstattet hvert av dem med ditt eget tall.

To av dem fortjener en advarsel. «Fjernet koordineringstid» og «omvaskrate etter inspeksjoner» er forutsetningene som påvirker svaret mest, og det er de to du har minst grunnlag for på dag én. De er plassholdere. En pilot erstatter dem med målinger, og det er det trinn seks er til for.

Kalkulatoren i seks trinn, med regnestykket gjennomgått

1. Fastsett utgangspunktet. Koordineringsminutter per dag = (10 romassistenter x 25 minutter) + 60 supervisorminutter = 310 minutter. Over 30 dager blir det 9 300 minutter, eller 155 timer i måneden. Omregnet til penger: housekeeping er 250 minutter per dag x 30 = 7 500 minutter = 125 timer x 22 euro = 2 750 euro. Supervisjon er 60 minutter per dag x 30 = 1 800 minutter = 30 timer x 26 euro = 780 euro. Koordineringskostnad i utgangspunktet = 3 530 euro i måneden. Registrer dette før du endrer noe, med de samme definisjonene av rent, inspisert, klart for gjest og ute av bruk som du skal bruke etterpå.

1. Velg grepene og reduksjonen du vil modellere. Romstatus i sanntid fjerner telefoner til resepsjonen. Automatisk prioritering fjerner manuell omfordeling når etterspørselen endrer seg. Inspeksjonsmaler og fotonotater reduserer misforståelser. I regneeksempelet antar vi at disse grepene fjerner 25 % av koordineringstiden. Disse 25 % er en forutsetning du erstatter, ikke et tall Sweeply hevder. 3 530 euro x 25 % = 883 euro i måneden.

1. Legg til omarbeid og direkte kostnader. Rengjøringer per måned = 84 rom x 30 dager = 2 520. Med den antatte omvaskraten på 4 % blir det 101 omvasker. Anta at inspeksjoner senker raten til 2,5 %, som gir 63 omvasker, altså 38 færre. 38 x 18 minutter = 684 minutter = 11,4 timer x 22 euro = 250 euro i måneden. Legg til 60 euro i måneden for papir og utskrift knyttet til daglige tavler. Samlet månedlig gevinst = 883 + 250 + 60 = 1 193 euro.

1. Legg til kostnadssiden. Lisens til plassholderprisen 480 euro i måneden. Opplæring for 20 personer x 2 timer x 22 euro = 880 euro, én gang. Engangskostnad = 880 euro. Årlig kostnad = (480 x 12) + 880 = 6 640 euro.

1. Regn ut tilbakebetalingstid og enkel ROI. Månedlig nettogevinst etter lisens = 1 193 − 480 = 713 euro. Tilbakebetaling av engangskostnaden på 880 euro = 880 / 713 = 1,2 måneder. Samlet årlig gevinst = 1 193 x 12 = 14 316 euro. Årlig nettogevinst = 14 316 − 6 640 = 7 676 euro. Enkel ROI = 7 676 / 6 640 = 116 %. Legg til nåverdi og internrente bare hvis økonomiavdelingen ber om det.

1. Kjør scenarioer, og erstatt deretter forutsetningene med pilotmålinger. Endre én inndata, fjernet koordineringstid, og vis intervallet i stedet for ett punktestimat.

Bruk den konservative kolonnen som din offisielle forretningscase, og behold de to andre som oppside. En case som blir godkjent på sin svakeste kolonne, er en case ingen trenger å forsvare to ganger.

Hva bør piloten faktisk måle?

Velg én eller to etasjer, eller ett bygg, med en typisk miks av romtyper og et typisk team. Lær opp supervisorene først, deretter de ansatte på gulvet, og kjør så en skyggeperiode der den gamle og den nye prosessen går side om side i to uker.

Mål fire ting hver uke: minutter spart per vakt på koordinering, omvaskrate, tid til lukking av arbeidsordrer for saker meldt av housekeeping, og klargjøringstid for rom. Juster for belegg, andel rengjøring under oppholdet og arrangementsdager, og bruk annenhver uke som kontrollperiode der turnusen tillater det. Loggfør avvik daglig med en ansvarlig og en frist, og la være å fikse alt på én gang. To grep med stor effekt slår tjue små i et vindu på fire uker.

Gevinsten havner på ulike steder avhengig av type overnattingssted. Et flyplasshotell med mange ankomster samme dag ser den gjerne i prioriteringen, mens en operatør av serviceleiligheter gjerne ser den i inspeksjonskvaliteten og i gjestekompensasjonene som ikke lenger må gis. STAYERY er et konkret eksempel på utgangspunktet: en aparthotellgruppe som flyttet planleggingen av rengjøring under oppholdet fra regneark til en automatisert plan.

Hva må godkjenningspakken inneholde?

• Et sammendrag for ledelsen med resultater, risikoer og tiltak

• Selve kalkulatoren, redigerbar, med inndata, formler og alle tre scenarioene

• En implementeringsplan med navngitte ansvarlige og datoer

• Supportforpliktelser og kontaktpersoner hos leverandøren

• En fast rapporteringsrytme etter oppstart med en navngitt ansvarlig

Nevn tre risikoer eksplisitt, for den som vurderer casen, finner dem uansett. Delvis bruk er den første, så modeller besparelsene ved lav, middels og høy bruk, med en opplæringsplan knyttet til hver. Overraskelser i integrasjonen er den andre, så sjekk hvilke hendelser PMS-et ditt faktisk publiserer, for eksempel i dokumentasjonen for Mews Connector API, før du signerer. Endringstretthet er den tredje, så innfør løsningen i faser og sett erfarne brukere sammen med nye, noe veiledningen om endringsledelse går grundig gjennom.

Hvordan beholder du gevinstene etter oppstart?

Rapporter ukentlig den første måneden om synkroniseringsstabilitet og bruk, deretter månedlig med en grundig gjennomgang hvert kvartal for å fange opp sesongvariasjoner. Del dashbordet i stedet for å beskrive det: minutter spart per vakt, omvaskrate og tid til lukking av arbeidsordrer er tall et housekeepingteam engasjerer seg i når de først kan se dem.

Sweeplys publiserte resultater gir deg en realitetssjekk på om modellen din ligger innenfor et sannsynlig intervall. Íslandshótel, 18 hoteller på Island, registrerer 22 000 sparte timer i året. The Views Hotels på Madeira, 750 rom, registrerte 5 370 euro spart per måned, sammen med en reduksjon på 60 % i housekeepingaktiviteter. Uavhengige anmeldelser finnes på Hotel Tech Report. Alt dette er resultater og ikke inndata: bruk dem til å kontrollere svaret ditt, ikke til å fylle inn forutsetningene dine.

Der denne kalkulatoren tar feil

Den ser helt bort fra inntektsgevinster. Raskere klargjøring av rom kan beskytte rater og redusere kompensasjoner, men å tilskrive inntekter til et driftsverktøy er en diskusjon du kommer til å tape i en økonomigjennomgang, så modellen utelater det. Behandle enhver inntektsgevinst som oppside som ikke er modellert.

Den forutsetter at koordineringstid kan måles. På et overnattingssted med under rundt 30 rom, der én supervisor koordinerer alt uformelt, kan utgangspunktet være for lite til å tåle en tidsstudie, og det ærlige svaret er at lisensen koster mer enn problemet.

Den forutsetter en fungerende PMS-integrasjon. Hvis PMS-et ditt ikke kan sende reservasjonshendelser, forsvinner koordineringsgrepet i stor grad, og du bør bygge modellen på nytt uten det. Sjekk listen over integrasjoner eller fordelene ved å integrere PMS-et med oppgavestyring først.

Og den kan ikke modellere underbemanning. Hvis rommene blir sent klare fordi du mangler tre romassistenter, viser kalkulatoren en besparelse som aldri dukker opp i turnusen. Få bemanningen på plass først.

For å se hvor besparelsene i denne kalkulatoren kommer fra i praksis, kan du utforske Sweeplys programvare for oppgavestyring på hotell og kunderesultatene i kundehistoriene våre.

Snakk med salgsteamet vårt

Den ene inndataen du ikke kan anslå, er lisenslinjen, og det er den som avgjør om den konservative kolonnen din blir godkjent. Book en samtale med salgsteamet vårt for å få lisenstallet for ditt hotell i en form du kan lime rett inn i kalkulatoren.