Hvert hotel mister de samme timer de samme tre steder. En fejlmelding ankommer som en sætning frem for en opgave. En gæsteforespørgsel står i kø bag tre indtjekninger i receptionen. Og housekeeping-oversigten fordeler værelser ligeligt, selvom værelserne er alt andet end ensartede. Sweeplys seneste opdateringer tager direkte fat på hver af disse udfordringer, og her kan du se, hvordan de fungerer.

Hvorfor tager det så lang tid, før fejlmeldinger når frem til den rette person?

Fordi de fleste af dem skrives som fritekst, og fritekst skal læses, fortolkes og videresendes, før nogen kan handle. "Noget galt med airconditionen på 214" er en besked. Det er ikke en opgave med en afdeling, en kategori, en ansvarlig og en deadline.

Dynamic Issue Categories erstatter dette med struktureret rapportering. Et hotel definerer sine egne felter, typisk Afdeling, Genstand og Problem, så en rengøringsmedarbejder kan rapportere en fejl med få tryk: Vedligeholdelse, Blæser, Defekt. Opgaven dirigeres direkte til det ansvarlige team og er synlig for alle, der har brug for at se den.

• Brugertilpassede felter afspejler de afdelinger og det udstyr, du rent faktisk har

• Rapportering tager et par tryk i stedet for et helt afsnit

• Tildeling sker automatisk og er synlig for de relevante teammedlemmer

• Dataene leveres overskueligt og ensartet, så de kan eksporteres og analyseres

Den anden fordel betyder mere over tid end den første. Når fejl kategoriseres på samme måde hver gang, kan du se, hvilken genstand der svigter oftest og i hvilke værelser, hvilket giver input til forebyggende vedligeholdelse frem for endnu en reaktiv reparation. Få det fulde overblik på siden om Vedligeholdelse.

Hvordan kan gæster fremsætte ønsker uden at gå gennem receptionen?

Guest Connect er en mobilportal, der tilgås ved at scanne en QR-kode eller åbne et link knyttet til reservationen. Der er ingen app, der skal downloades, og ingen konto, der skal oprettes. Herfra kan en gæst anmode om faciliteter som ekstra puder eller opfyldning af minibar, fravælge eller ændre tidspunktet for værelsesrengøring eller rapportere et problem som en dryppende vandhane. Anmodninger synkroniseres straks med Sweeply og giver teamet besked i realtid.

Gevinsten er ikke kun hastighed. Det er også, at receptionen slipper for at fungere som omstillingsbord i de travleste indtjekningsperioder. Og muligheden for at fravælge rengøring viser sig at være mere værd, end det umiddelbart ser ud til:

Dette er Sweeplys egne kunder og virksomhedens egne offentliggjorte casestudier, så betragt dem som primær dokumentation frem for et brancheestimat. Detaljerne om gæstesiden findes på siden for Guest Connect.

Hvordan gør man arbejdsbyrden i housekeeping retfærdig?

Ved at måle arbejdsindsats frem for at tælle værelser. En suite tager længere tid end et enkeltværelse. En afrejserengøring er ikke det samme som en let opfriskning under opholdet. En etage med seks udtjekninger er en helt anden arbejdsdag end en etage med to, selvom begge figurerer som seks værelser på en liste.

Credits giver en leder mulighed for at tildele en værdi til hver opgave baseret på sværhedsgrad, tid eller placering, og derefter se den samlede belastning pr. person eller pr. område i realtid. Arbejdet kan omfordeles midt i vagten, når tallene glider fra hinanden, og de samme data danner grundlag for planlægningen af næste måneds bemanding.

1. Angiv Credits-værdier for dine opgavetyper. Ansvarlig: oldfrue/housekeeping manager i samarbejde med Sweeply onboarding. Varighed: en halv dag, én gang.

2. Tildel dagens arbejde som normalt. Ansvarlig: etagetilsynsførende. Varighed: få minutter, hvor Sweeply viser den løbende total pr. person.

3. Rebalancer i løbet af vagten. Ansvarlig: etagetilsynsførende. Varighed: sekunder pr. flytning.

4. Gennemgå ugen. Ansvarlig: rengøringschef. Varighed: 30 minutter, og resultatet danner grundlag for næste måneds vagtplan.

Effekten på arbejdsglæden er det vigtigste punkt. Når fordelingen er synlig og velbegrundet, ophører diskussionen om, hvem der fik den hårde etage, med at være en diskussion. Læs mere om hverdagen med dette i artiklen om forbedring af samarbejde og kommunikation i housekeeping.

Skal teamet arbejde på engelsk?

Nej. Sweeply understøtter mere end 30 sprog på tværs af web og mobil og oversætter både brugerfladen og det indhold, folk skriver til hinanden, så en besked skrevet af en supervisor på ét sprog læses af en rengøringsmedarbejder på et andet. Den seneste udgivelse tilføjede fem nye sprog: dansk, svensk, norsk, hollandsk og bulgarsk.

Dette har størst betydning, hvor teamet er sammensat af mange forskellige nationaliteter. Volkshotel Amsterdam driver et hotel med 196 værelser og 33 nationaliteter i teamet og benyttede Sweeply under hele overgangen til Mews, hvilket resulterede i hurtigere reparationer og en mere gnidningsfri onboarding. Få alle detaljerne i casestudiet om Volkshotel.

Hvor disse funktioner ikke hjælper

• Credits er et mål for arbejdsbyrde, ikke et vagtplansystem. De laver ikke vagtplaner, prognosticerer ikke medarbejderantal og overfører ikke til løn. De danner grundlag for disse beslutninger; de træffer dem ikke.

• Struktureret fejlrapportering kræver en opsætningsbeslutning. Nogen skal definere de afdelinger, genstande og problemer, der passer til dit hotel. Springer du det over, ender du blot med en kortere version af den samme vage rapport.

• Guest Connect afhænger af, at gæsterne rent faktisk bruger det. Hoteller, der gemmer QR-koden væk eller aldrig gør opmærksom på muligheden, oplever lav tilslutning og ingen besparelser. Placering og formulering gør det meste af arbejdet her.

• Oversættelse er ikke oplæring. Det fjerner en sprogbarriere i softwaren. Det lærer ikke en nyansat dine standarder.

• Intet af dette løser underbemanding. Hvis en etage kræver syv personer og kun har fire, gør en bedre fordeling dagen mere retfærdig, men ikke kortere.

Kontakt vores salgsteam

Sweeply afregnes pr. salgbart værelse, pr. måned, pr. modul, og ikke-salgbare arealer er gratis. Book et møde med vores salgsteam for at gennemgå dit hotel, dit PMS og de moduler, du har brug for, og få et pristilbud tilpasset dit setup. Hvis du vil læse uafhængige anmeldelser først, har Sweeply en vurdering på 4,9 på Hotel Tech Report.