Ett underhållssystem för hotell som ska fungera i en hotellkedja behöver ett gemensamt sätt att anmäla fel, planera återkommande arbete och mäta svarstider på alla anläggningar, samtidigt som varje hotell behåller sina egna tekniker och prioriteringar. Sweeply ger hotellkedjor det lagret ovanpå deras PMS: varje hotell har sin egen underhållstavla, och huvudkontoret ser samma data för alla hotell på ett ställe.

Den här guiden förklarar vad som förändras när underhållet går från ett hotell till fem, tio eller arton, vilka funktioner som spelar roll på kedjenivå och hur du rullar ut ett system utan att störa de hotell som redan fungerar bra. Transparens: Sweeply säljer programvara för hotellunderhåll, så läs kriterierna nedan med det i åtanke och pröva dem mot alla system du överväger.

Varför behöver en hotellkedja en annan lösning för underhåll än ett enskilt hotell?

På ett enskilt hotell kan teknikchefen oftast varje värmepanna, hiss och droppande kran utantill. Fel kommer in via telefon, radio eller en lapp i receptionen, och teamet åtgärdar dem i den ordning som känns rimlig just den dagen. Det informella systemet fungerar ofta ända tills hotellet går in i en kedja eller kedjan lägger till fler hotell.

På kedjenivå går tre saker sönder. För det första kan ingen jämföra hotellen, eftersom varje hotell registrerar fel på olika sätt eller inte alls. För det andra ligger återkommande arbete som kontroller av branddörrar, loggning av vattentemperatur och byte av ventilationsfilter i separata kalkylblad, så kedjan kan inte se vad som är försenat. För det tredje stannar kunskapen hos enskilda tekniker: när en av dem slutar försvinner historiken för all utrustning hen har tagit hand om.

Ett underhållssystem för en kedja löser det genom att ge varje hotell samma struktur (samma kategorier, prioriteringar och rumsstatusar) och samtidigt låta varje hotell styra sin egen dag.

Vad ska ett underhållssystem för en hotellkedja innehålla?

Tabellen nedan visar de funktioner som betyder mest när du driver underhåll på flera hotell, och varför var och en väger tyngre på kedjenivå än på ett enskilt hotell.

Om du vill se måtten bakom de sista raderna förklarar vår guide om KPI:er för hotellunderhåll svarstid, andel fel som åtgärdas vid första besöket och de andra siffrorna som är värda att följa per hotell.

Vilken programvara väljer underhållschefer när de ersätter kalkylblad?

Underhållschefer i Danmark, Sverige och Norge söker efter just det här när de lämnar kalkylbladen bakom sig. Det ärliga svaret är att det finns två familjer av verktyg: ett generellt CMMS (datoriserat system för underhållsledning) byggt för industri och lokalförvaltning, och driftsystem för hotell som behandlar underhåll som en del av hotellets dagliga arbete.

Ett CMMS är starkt på utrustningsregister, reservdelar och långsiktig investeringsplanering. Driftsystem för hotell är starka på kopplingen till rum, gäster, städavdelningen och PMS:et. Många hotellkedjor märker att det dagliga arbetet (en trasig dusch i rum 214, ett gästklagomål om värmen) betyder mer för intäkterna än en detaljerad reservdelsförteckning. Vi jämför de två ingående i underhållssystem för hotell vs CMMS.

Vilken familj du än väljer, kontrollera att den kan ersätta kalkylbladet för återkommande arbete, inte bara för akuta fel. Om de planerade kontrollerna fortfarande ligger i Excel efter utrullningen har kedjan två system, och den överblick du ville ha uppstår aldrig.

Hur standardiserar du underhållet utan att ta kontrollen från varje hotell?

De kedjor som får ut mest av ett gemensamt system kommer överens om en liten gemensam kärna och låter resten vara lokalt. En praktisk fördelning ser ut så här:

• Gemensamt för hela kedjan: felkategorier (VVS, el, ventilation, möbler, säkerhet), prioritetsnivåer, definitionen av ur funktion och ur bruk, samt de återkommande kontroller som krävs för säkerhet och regelefterlevnad.

• Bestäms av varje hotell: vem som får vilka uppgifter, skiftscheman, vilka lokala entreprenörer som ska kontaktas, och extra återkommande kontroller av utrustning som bara det hotellet har, till exempel en bastu, en pool eller ett skidrum.

• Ägs av huvudkontoret: rapportering, mallen för nya hotell och beslut om var pengarna ska investeras när data visar att samma utrustning går sönder gång på gång.

Den här fördelningen gör det också snabbare att lägga till ett hotell. Det nya hotellet utgår från kedjans mall i stället för att bygga sina egna listor. En fullständig checklista för återkommande arbete finns i vår plan för förebyggande underhåll på hotell.

Hur rullar en kedja ut ett underhållssystem på många hotell?

En utrullning i en hotellkedja fungerar bäst i etapper, inte allt på en gång. Stegen nedan följer mönstret vi ser i lyckade projekt:

1. Välj ett pilothotell. Välj ett hotell med en engagerad teknikchef och en typisk blandning av rum och utrustning, inte det nyaste eller det svåraste.

2. Kom överens om den gemensamma kärnan. Skriv ner de gemensamma kategorierna, prioriteringarna och återkommande kontrollerna innan piloten börjar, så att du testar kedjans mall och inte ett enskilt hotells vanor.

3. Koppla PMS:et. Rumsstatus och rum ur funktion bör synkas från första dagen, annars fortsätter receptionen att använda den gamla kanalen.

4. Ta med städavdelningen. Städarna hittar de flesta felen. Ge dem ett sätt att anmäla med ett tryck direkt från sin egen rumslista.

5. Mät i fyra veckor. Jämför svarstider och antalet anmälda fel före och efter. Fler anmälda fel är oftast goda nyheter: de fanns där hela tiden.

6. Rulla ut i grupper av hotell. Använd pilotteamet som utbildare för nästa hotell.

Vår guide om hur du rullar ut driftsystem i en hotellkedja går igenom förändringsledningen mer i detalj.

Hur ser det här ut i praktiken?

Íslandshótel driver 18 anläggningar med Sweeply. Kedjan kom igång på 5 veckor och sparar 22 000 timmar om året över avdelningarna, eftersom städavdelningen, underhåll och receptionen delar ett och samma uppgiftsflöde i stället för radio och telefonsamtal. I Norden använder Excellence Hotels Sweeply tillsammans med VisBook, ett PMS som är vanligt i Norden; se vår VisBook-integration för vad som synkas.

När det gäller underhållet specifikt flyttade Lifestyle Hotel Vitar felanmälan till foton som skickas från mobilen, med en gemensam uppgiftsöversikt för städavdelningen och underhåll, och Volkshotel rapporterar snabbare reparationer sedan personalen började registrera fel i samma system. I en kedja upprepas samma vinster på varje hotell, och data blir äntligen jämförbara.

När den här guiden inte gäller

• Kedjor vars huvudsakliga underhållsarbete består av stora investeringsprojekt (takbyten, totalrenoveringar) som sköts av ett externt förvaltningsbolag kommer fortfarande att behöva ett projekt- eller förvaltningsverktyg för det arbetet.

• Mycket små kedjor med två hotell och en gemensam tekniker kan klara sig med en enkel delad uppgiftslista ett tag.

• Kedjor som hyr byggnader där hyresvärden ansvarar för de tekniska installationerna bör komma överens med hyresvärden om vilka fel som går vart innan de väljer system.

Prata med vårt säljteam

Om du driver underhåll på flera hotell och vill ha en samlad bild av fel, återkommande kontroller och svarstider på varje hotell, boka ett samtal med vårt säljteam så visar vi hur Sweeply Maintenance fungerar för en hotellkedja.