Excellence Hotels: slutet på manuell rumstilldelning

Utmaningen

Innan Sweeply förlitade sig städpersonalen på Excellence Hotels på manuella rumsfördelningar, checklistor på papper och ständig kommunikation fram och tillbaka mellan avdelningarna. Städledaren (Housekeeping Supervisor) ägnade mycket tid åt att tilldela rum manuellt, vilket var ineffektivt, samtidigt som kommunikationsbrister mellan receptionen och städavdelningen ökade risken för mänskliga misstag, såsom att fel rum städades eller att serviceförfrågningar missades. Teamet använde redan VisBook PMS för rums- och gästdata, men det saknades en tydlig operativ länk mellan den information som fanns i PMS och vad städpersonalen kunde agera på. Personalen var dessutom van vid pappersrutiner och var inledningsvis skeptisk till förändring.

Hur Sweeply hjälpte

Excellence Hotels insåg att rätt data redan fanns i VisBook; utmaningen var att få ut informationen till de personer som behövde den. Genom att integrera Sweeply med VisBook skapades en direkt koppling mellan gästdata och det operativa arbetet, så att rumsstatusar, prioriterade uppgifter och serviceförfrågningar flödar automatiskt från PMS-systemet till Sweeply och distribueras direkt till städteamet. Detta frigjorde tid för arbetsledarna från att manuellt dela ut uppgiftslistor, så att de istället kunde fokusera på att hantera avvikelser, coacha och ha strategisk överblick.

Resultatet

Arbetsdagen börjar nu på ett helt annat sätt. Eftersom Sweeply hämtar realtidsdata från VisBook fördelas uppgifterna i samma ögonblick som en rumsstatus ändras, vilket innebär att personalen kan logga in, se vad som behöver göras och börja tidigare utan att behöva vänta på utskrivna listor. Det tydliga, färgkodade gränssnittet har förbättrat strukturen och den dagliga planeringen och minskat förvirring och misstag: städarna vet vad de ska prioritera, receptionen ser städstatus i realtid och arbetsledarna har full insyn utan att behöva detaljstyra. Ledningen fick dessutom lättillgängliga dataunderlag som stöder en mer exakt budgetplanering, och den ökade tydligheten har byggt ett starkt förtroende genom hela verksamheten.