För att rulla ut verksamhetsprogramvara över en hotellgrupp utan att störa den dagliga driften bör du börja med en representativ pilotanläggning, standardisera det fåtal saker som måste vara identiska överallt och låta varje anläggning behålla kontrollen över resten. Utbilda arbetsledare först så att de kan utbilda sina egna team, rulla ut i vågor av anläggningar som fungerar på liknande sätt och följ upp användningen per anläggning varje vecka. På så sätt kan en grupp gå live på några veckor snarare än kvartal: Íslandshótel lanserade Sweeply på alla sina 18 anläggningar på fem veckor.

Den här guiden fokuserar på gruppnivån. För den mänskliga sidan av en enskild utrullning, se vår guide för förändringsledning, och för den tekniska första månaden på en anläggning, se vår 30-dagars integrationsplan.

Varför stannar utrullningar i hotellgrupper upp?

Sällan på grund av programvaran. Grupputrullningar stannar upp av tre förutsägbara skäl. Piloten lyckas på flaggskeppshotellet, där den mest engagerade chefen arbetar, och misslyckas sedan på anläggningar som inte alls liknar det. Varje anläggning tillåts konfigurera verktyget på sitt eget sätt, så efter sex månader har gruppen tolv system som råkar dela samma inloggning. Och personalen i frontlinjen är trött på förändringar: Gartner fann att medarbetarnas vilja att stödja organisationsförändringar sjönk från 74 % år 2016 till 38 % år 2022, samtidigt som antalet planerade förändringar som den genomsnittliga medarbetaren genomgick ökade från två till tio.

Lösningen för alla tre är densamma: bestäm centralt vad som måste matcha, genomför pilotprojektet där verksamheten är typisk och gör det nya arbetssättet enklare än det gamla redan från första arbetspasset.

Vad bör vara identiskt över alla anläggningar?

Standardisera det du behöver jämföra, rapportera om eller lämna över mellan anläggningar. Lämna resten lokalt, eftersom anläggningar skiljer sig åt och personalen gör motstånd mot regler som ignorerar deras specifika byggnad.

Språk är det enda området du inte behöver standardisera. Om verktyget översätter både gränssnittet och anteckningarna som kollegorna skriver kan var och en arbeta på sitt eget språk. Sweeply stöder över 30 språk, vilket är viktigt för koncerner vars anläggningar har personal av olika nationaliteter.

Hur väljer du pilotanläggning?

• Välj en typisk anläggning, inte den enklaste. Den bör använda ditt vanligaste PMS, ha en normal mix av rumstyper och ett normalt team.

• Välj en anläggning med en eldsjäl. En städchef eller driftchef som verkligen vill ha förändringen kommer att lösa problem som du annars skulle behöva eskalera.

• Undvik högsäsong. En pilot under den mest hektiska månaden mäter stress, inte verktyget.

• Kom överens om acceptanskriterier i förväg. Till exempel: 90 % av uppgifterna slutförda i appen, den gamla WhatsApp-gruppen stängd och tiden från felanmälan till åtgärd uppmätt under fyra veckor.

I vilken ordning bör du ta resten av gruppen?

Rulla ut i vågor av anläggningar som fungerar på liknande sätt, inte i geografisk ordning. Varje våg återanvänder konfigurationen från den föregående.

Blandade PMS-miljöer är vanliga i koncerner som har vuxit genom förvärv. Ett verksamhetslager som ansluter till flera PMS-plattformar gör att varje anläggning kan arbeta på samma sätt även när bokningarna finns i olika system. Sweeply ansluter till över 20 PMS-plattformar, vilka listas på integrationssidan.

Hur utbildar du personal i frontlinjen i stor skala?

Utbilda arbetsledare först och låt dem sedan utbilda sina egna team. Det är skalbart, behåller expertisen i huset och gör att personalen får lära sig av någon de redan litar på. Det var så Íslandshótel utbildade personalen på sina 18 anläggningar. Håll sessionerna korta och på de telefoner som personalen faktiskt kommer att använda, och ge personalen appen på deras eget språk från dag ett.

Användningen kommer igång snabbare än vad chefer ofta befarar. På Woolacombe Bay Hotel var ett team med mycket spridda åldersgrupper helt igång inom en månad. På THE FLAG i Zürich gjorde resident managern rumstilldelningarna för ett helt skift på fem minuter redan första dagen, en uppgift som tidigare tog betydligt längre tid.

Hur mäter du användningsgraden anläggning för anläggning?

Övergripande dashboards för gruppen döljer anläggningar som kämpar. Följ en kort lista med mätvärden för användning för varje anläggning varje vecka under utrullningen:

Hur ser en grupputrullning ut i praktiken?

• Íslandshótel, med 18 anläggningar på Island, ersatte en blandning av Trello, Slack och PMS:et med en enda plattform, onboardade varje anläggning på fem veckor och sparade 22 000 timmar på ett år.

• Glück Auf Appartements driver 125 lägenheter fördelade på 11 anläggningar i fem tyska städer från en och samma konfiguration i Apaleo, efter att ha lämnat Excel-ark och WhatsApp-grupper bakom sig.

• BOOK-IT Apartments hanterar över 200 lägenheter fördelade på flera anläggningar utan en dygnet runt-öppen reception, och städledaren minskade tiden som lades på kommunikation med cirka 30 %.

• Excellence Hotels samlade ett hotell och tre lägenhetshotell i Stockholm och Gävle under ett gemensamt arbetssätt och avskaffade manuell rumstilldelning.

När den här guiden inte är tillämplig

Sweeply säljer verksamhetsprogramvara, så läs exemplen som ett partsinlägg. Franchisade anläggningar kan vara bundna till varumärkesstyrda system, och i så fall är gruppbeslutet inte ditt att fatta. I flera europeiska länder kan införandet av ett system som registrerar medarbetares arbete kräva samråd med ett företagsråd (works council) eller fackliga representanter, så kontrollera lokala regler innan du fastställer datum. Och om anläggningar har väldigt olika driftsmodeller kan en enhetlig standard göra mer skada än nytta: standardisera hellre mindre än mer.

Prata med vårt säljteam

Boka ett samtal med vårt säljteam för att gå igenom dina anläggningar, ditt PMS och de moduler du behöver, inklusive hur många anläggningar du planerar att rulla ut till, och få en prisuppgift för din koncern.