BOOK-IT: en enda sanningskälla för 200 lägenheter

Utmaningen

Före Sweeply var BOOK-IT:s verksamhet uppdelad över frånkopplade verktyg: viss information fanns i PMS-systemet, andra detaljer i en uppgiftshanteringsapp och allt annat samordnades via chatt. Utan synkronisering i realtid behövde listor uppdateras manuellt och kommunikationsuppgifterna blev överväldigande, då arbete tilldelades via chatt snarare än i ett system. Teamledarnas samordningstid var hög. Till råga på detta sker personalomsättning regelbundet och många i teamet talar varken flytande tyska eller engelska, så utbildning i flera frånkopplade verktyg innebar en risk för att saker föll mellan stolarna, både språkligt och operativt.

Hur Sweeply hjälpte till

Sweeply gav BOOK-IT en enda centraliserad sanningskälla för all städning och underhåll, vilket lät varje team se statusen på alla anläggningar och minskade behovet av att teamledare ständigt behövde vara på plats. Sweeply integreras med Apaleo, BOOK-IT:s PMS, så att lägenhetsstatusar, utcheckningar och särskilda önskemål uppdateras automatiskt utan manuell dubbelkontroll. För team som arbetar utan en reception gjorde synligheten i realtid att städ- och underhållspersonal kunde agera självständigt och uppfylla gästernas önskemål snabbt. Sweeplys färgkodning och språkstöd påskyndade introduktionen för det flerspråkiga teamet, och Sweeply anpassade plattformen för att återspegla BOOK-IT:s uppdelning mellan städscheman för långtids- och korttidsboende.

Resultatet

Effekten visade sig både i konkreta siffror och i form av en lättare vardag. BOOK-IT:s teamledare för städningen minskade tiden som lades på kommunikation med drygt 30 %, vilket frigjorde den tiden för att vidareutveckla processer och gästupplevelsen. En centraliserad överblick över uppgifter och pågående arbete gav teamledarna betydligt större sinnesro utan att behöva vara på plats, och gav teammedlemmarna insyn i arbetsbelastningen. Gästerna drar nytta av en minskad risk för glömda önskemål och snabbare åtgärder. Snarare än en dramatisk vändning handlar BOOK-IT:s historia om att ta bort friktion som aldrig borde ha funnits, så att när verktygen matchar verksamhetsmodellen blir allt annat enklare.